Code source wiki de Suivre et valider un mouvement
Version 104.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/05 10:54
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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89.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** |
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1.1 | 2 | |
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86.1 | 3 | (% style="height:78px; width:1552px" %) |
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1.1 | 4 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
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93.1 | 7 | La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport. |
| 8 | |||
| 9 | Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements. | ||
| 10 | |||
| 11 | Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique. | ||
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1.1 | 12 | ))) |
| 13 | |||
| 14 | ((( | ||
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67.1 | 15 | = Valider les étapes d'un mouvement = |
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61.1 | 17 | La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.** |
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60.1 | 18 | |
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104.1 | 19 | == Stade initial == |
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61.1 | 20 | |
| 21 | * Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**. | ||
| 22 | * Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**. | ||
| 23 | |||
| 24 | [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 25 | |||
| |
104.1 | 26 | == Valider la préparation == |
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61.1 | 27 | |
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104.1 | 28 | Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté. |
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61.1 | 29 | |
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104.1 | 30 | Concrètement, ça peut servir à : |
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61.1 | 31 | |
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104.1 | 32 | * **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution. |
| 33 | * **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens. | ||
| 34 | * **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance. | ||
| 35 | * **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement. | ||
| 36 | * **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire. | ||
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63.1 | 37 | |
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104.1 | 38 | [[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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61.1 | 39 | |
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104.1 | 40 | == Exécuter le mouvement == |
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61.1 | 41 | |
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104.1 | 42 | **Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base. |
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61.1 | 43 | |
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104.1 | 44 | Il permet de : |
| 45 | |||
| 46 | * **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué. | ||
| 47 | * **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive. | ||
| 48 | * **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire. | ||
| 49 | * **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement. | ||
| 50 | * **Suivre l’avancement global de l’évènement** : | ||
| 51 | ** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**, | ||
| 52 | ** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**. | ||
| 53 | |||
| |
61.1 | 54 | [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 55 | |||
| 56 | [[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 57 | |||
| 58 | |||
| |
104.1 | 59 | = Impact de l’exécution sur les biens = |
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61.1 | 60 | |
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104.1 | 61 | == Mise à jour des localisations == |
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61.1 | 62 | |
| 63 | Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement. | ||
| 64 | |||
| 65 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien** | ||
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66.1 | 66 | |**Sortie**|((( |
| 67 | Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.** | ||
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61.1 | 68 | |
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69.1 | 69 | [[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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66.1 | 70 | ))) |
| 71 | |**Entrée**|((( | ||
| 72 | La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif. | ||
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61.1 | 73 | |
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69.1 | 74 | [[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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66.1 | 75 | ))) |
| 76 | |**Transfert**|((( | ||
| 77 | L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**. | ||
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61.1 | 78 | |
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69.1 | 79 | [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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66.1 | 80 | ))) |
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63.1 | 81 | |
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104.1 | 82 | == Mise à jour de l'historique des mouvements == |
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63.1 | 83 | |
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69.1 | 84 | Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques. |
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66.1 | 85 | |
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69.1 | 86 | [[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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66.1 | 87 | |
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104.1 | 88 | = Suivre les mouvements = |
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66.1 | 89 | |
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92.1 | 90 | |
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104.1 | 91 | == Effectuer des recherches sur les mouvements == |
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92.1 | 92 | |
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104.1 | 93 | La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés. |
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92.1 | 94 | |
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104.1 | 95 | Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien. |
| 96 | |||
| 97 | Pour y accéder : | ||
| 98 | |||
| 99 | 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. | ||
| 100 | 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. | ||
| 101 | 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). | ||
| 102 | |||
| 103 | [[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 104 | |||
| 105 | == Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement == | ||
| 106 | |||
| 107 | La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques. | ||
| 108 | |||
| 109 | Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne. | ||
| 110 | |||
| 111 | Pour y accéder : … | ||
| 112 | |||
| 113 | 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. | ||
| 114 | 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**. | ||
| 115 | 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). | ||
| 116 | |||
| 117 | [[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 118 | |||
| 119 | == Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord == | ||
| 120 | |||
| 121 | Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil : | ||
| 122 | |||
| 123 | Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge. | ||
| 124 | |||
| 125 | Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme. | ||
| 126 | |||
| 127 | [[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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1.1 | 128 | ))) |
| 129 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 130 | (% class="box" %) | ||
| 131 | ((( | ||
| 132 | **Sommaire** | ||
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3.1 | 133 | |
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70.1 | 134 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
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1.1 | 135 | ))) |
| 136 | |||
| 137 | (% class="box" %) | ||
| 138 | ((( | ||
| 139 | **Aller plus loin** | ||
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3.1 | 140 | |
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104.1 | 141 | * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] |
| 142 | * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] | ||
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1.1 | 143 | ))) |
| 144 | |||
| 145 | (% class="box" %) | ||
| 146 | ((( | ||
| 147 | **Icônes principales** | ||
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97.1 | 148 | |
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98.1 | 149 | * [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative |
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99.1 | 150 | |
| 151 | |||
| 152 | |||
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98.1 | 153 | * [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement |
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1.1 | 154 | ))) |
| 155 | ))) | ||
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