Créer un évènement

Version 44.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 08:29

Version 4.5.19 et ultérieures

A quoi servent les évènements dans Flora ?

La table Évènements constitue la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’opération — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.

Vous y renseignez notamment le titre, le type d’évènement, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’état d’avancement de l’opération (préparation, en cours, terminé).

Chaque évènement est relié aux notices de biens concernés et peut regrouper plusieurs mouvements associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.

En pratique, la table Évènements offre une structure logique à l’ensemble des actions de régie. Elle facilite le suivi transversal des opérations et centralise en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.

Cas d'usage

Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt

Préparer un prêt à une autre institution

Gérer une exposition itinérante

Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

Organiser une conservation curative et préventive, analyse

Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

Gérer des déménagements structurés (avec planification)

Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis

Préparer un dépôt de plainte

Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.

Bonnes pratiques :

Créez au préalable un panier pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
Vérifiez qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
Sélectionnez la grille de saisie adaptée au type d’opération que vous souhaitez documenter.
Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.

Comment créer un évènement ?

Depuis la table des évènements

Cliquez sur l'icône de création

Depuis le tableau de bord

Cliquez sur l'icône de création

Depuis une notice de bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Cliquez sur l'icône de création

*Création d'une notice évènement depuis un bien*

Choisir une grille de saisie

Version 4.5.39 et ultérieures

La grille détermine la structure et les champs affichés.

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

Libellé de la grille	Utilisation principale
Commission	Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
Déménagement	Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
Dépôt de plainte	Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
Exposition temporaire au musée	Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
Mise en dépôt (ou régularisation)	Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
Mvt int : Chantier de collections	Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
Mvt int : Marquage	Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
Mvt int : Mise à disposition sur place	Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
Mvt int : Photographie	Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
Mvt int : Temporaire	Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
Prêt (autres que pour une exposition)	Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
Prêts (pour exposition dans une autre institution)	Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
Tous les champs	Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
Traitement de conservation et analyse	Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

Adapter les grilles aux besoins de l’établissement

L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :

Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

Renseigner et enregistrer la notice

Une fois la grille de saisie ouverte,

Remplir les champs de la grille
Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
Enregistrer la notice.

Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le type, le sous-type et la catégorie.
Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.

Champ	Définition	Rôle principal	Exemples
Type d’évènement	Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.	Définit la nature de l’opération. Conditionne les champs affichés. Déclenche les règles métiers. Détermine le workflow.	Exposition Exposition itinérante Prêt hors exposition Activité Vente Dépôt Déménagement Traitement de conservation et analyse Commission Etc.
Sous-type d’évènement	Champ de précision supplémentaire lié au type.	Affine la description du type choisi. Permet de différencier des cas spécifiques.	Pour une exposition : Interne temporaire au musée. Prêt à une autre institution.
Catégorie	Champ de classification complémentaire.	Distingue les variantes ou étapes d’un type.	Activités : concert, colloque, conférence. Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

*Grille de saisie d'une notice d'évènement*

Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

*Masquer-afficher la description de l'évènement*

Lier des biens à l'évènement

A quoi servent les biens liés à l'évènement ?

Cette table liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

Elle contient notamment le lien vers la notice principale du bien, les dimensions d’emballage (si différentes), un cartel spécifique ou une fiche de prêt, ainsi que des commentaires logistiques ou scénographiques. Elle permet aussi de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.

Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.

En pratique, elle offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine et de préserver les informations même en cas de refus du bien.