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Version 124.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/05 12:14
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Doriane Bautista 117.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
Doriane Bautista 4.1 2
Doriane Bautista 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Doriane Bautista 115.1 6 La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7
8 Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9
10 Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
Doriane Bautista 5.1 11 )))
Doriane Bautista 4.1 12
Doriane Bautista 5.1 13 (((
Joséphine Ducruet 122.1 14 = Valider les étapes d'un évènement =
Doriane Bautista 108.1 15
Joséphine Ducruet 122.1 16 == Stade initial ==
Doriane Bautista 108.1 17
Joséphine Ducruet 122.1 18 Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
Doriane Bautista 66.1 20
Joséphine Ducruet 122.1 21 L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
Doriane Bautista 66.1 22
Joséphine Ducruet 122.1 23 [[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 69.1 24
Joséphine Ducruet 122.1 25 == Valider la fin de la préparation administrative ==
Doriane Bautista 69.1 26
Joséphine Ducruet 122.1 27 Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 Concrètement, cela permet de :
Doriane Bautista 80.1 29
Joséphine Ducruet 123.1 30 * confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
Joséphine Ducruet 122.1 31 * marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 * distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
Doriane Bautista 108.1 33
Joséphine Ducruet 122.1 34 Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
Doriane Bautista 108.1 35
Joséphine Ducruet 122.1 36 En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
Doriane Bautista 110.1 37
Joséphine Ducruet 122.1 38 [[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 120.1 39
40
Joséphine Ducruet 122.1 41 [[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 120.1 42
Joséphine Ducruet 122.1 43 == Enregistrer le début de l'exécution ==
44
45 L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47
48 * acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 * distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 * garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51
Joséphine Ducruet 123.1 52 >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
Joséphine Ducruet 122.1 53
Joséphine Ducruet 123.1 54 Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
Joséphine Ducruet 122.1 55
56 En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57
58 (% class="box infomessage" %)
Doriane Bautista 120.1 59 (((
Joséphine Ducruet 122.1 60 Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61 )))
Doriane Bautista 120.1 62
Joséphine Ducruet 122.1 63 [[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 120.1 64
Joséphine Ducruet 122.1 65
66 [[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68 == Enregistrer la fin de l'évènement ==
69
70 L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
72
73 * signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 * distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 * garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
76
Joséphine Ducruet 123.1 77 >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
Joséphine Ducruet 122.1 78
79 Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80
81 En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82
83 (% class="box infomessage" %)
84 (((
85 Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
Doriane Bautista 121.1 86 )))
Doriane Bautista 120.1 87
Joséphine Ducruet 122.1 88 [[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 120.1 89
Joséphine Ducruet 122.1 90 [[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 121.1 91
Joséphine Ducruet 122.1 92 == Revenir à un état précédent ==
Doriane Bautista 108.1 93
Joséphine Ducruet 122.1 94 Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
Doriane Bautista 80.1 95
Doriane Bautista 81.1 96 1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
Doriane Bautista 80.1 99
Doriane Bautista 81.1 100 [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 80.1 101
102
Doriane Bautista 81.1 103 [[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 80.1 104
Doriane Bautista 81.1 105
106 [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107
Joséphine Ducruet 123.1 108 = Suivre les évènements =
Doriane Bautista 81.1 109
Joséphine Ducruet 123.1 110 == Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
Doriane Bautista 57.1 111
Joséphine Ducruet 123.1 112 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
Joséphine Ducruet 122.1 113
Joséphine Ducruet 123.1 114 Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
115
116 Les évènements sont :
117
118 * regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 * et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
120
121 Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
122
123 * le **lieu** concerné,
124 * le **titre** de l’évènement,
125 * les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 * et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
127
128 Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
129
130 [[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132
133 == Effectuer des recherches sur les évènements ==
134
135 Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
136
137 Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
138
Joséphine Ducruet 122.1 139 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 |(((
Joséphine Ducruet 123.1 141 [[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 )))|évènement en préparation
143 |[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 |[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
Joséphine Ducruet 122.1 145
Joséphine Ducruet 124.1 146 Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
Joséphine Ducruet 122.1 147
Joséphine Ducruet 123.1 148 [[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 122.1 149
Joséphine Ducruet 123.1 150 == Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
Joséphine Ducruet 122.1 151
Joséphine Ducruet 123.1 152 Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
Joséphine Ducruet 122.1 153
Joséphine Ducruet 123.1 154 Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
Joséphine Ducruet 122.1 155
Joséphine Ducruet 123.1 156 (% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
157
158 Pour y accéder :
159
160 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
163
164 [[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165
166 == Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
167
168 Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
170
171 * connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 * repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 * anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 * disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
175
176 En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
177
178 [[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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180
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182 )))
183 )))|(% style="width:300px" %)(((
184 (% class="box" %)
185 (((
186 **Sommaire**
Doriane Bautista 13.1 187
Doriane Bautista 94.1 188 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 5.1 189 )))
190
191 (% class="box" %)
192 (((
193 **Aller plus loin**
Doriane Bautista 6.1 194
Doriane Bautista 113.1 195 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
Doriane Bautista 5.1 196 )))
197
198 (% class="box" %)
199 (((
200 **Icônes principales **
Doriane Bautista 79.1 201
Doriane Bautista 107.1 202 * [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
Doriane Bautista 106.1 203
204 * [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
205
206 * [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
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