Planifier et suivre les mouvements associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

2

3

(% style="height:78px; width:1357px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.

8

9

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.

10

11

Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.

)))

(((

= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =

16

17

La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.

18

19

Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).

20

21

Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :

22

23

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**

24

|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).

25

|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.

26

|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.

27

28

Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.

29

30

En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

35

36

(((

37

>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres

38

39

>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport

40

41

>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation

42

43

>(% class="small" %)Gérer les délais glissants

44

45

>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement

46

)))

47

48

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.

53

)))

54

55

= Comment créer un mouvement ? =

56

57

Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :

58

59

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**

60

|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.

61

|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.

62

63

== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==

64

65

(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**

66

67

(% class="box warningmessage" %)

68

(((

69

Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.

70

)))

71

72

Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**

73

74

=== Création immédiate des mouvements ===

75

76

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.

77

78

[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

79

80

81

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

=== Création différée des mouvements ===

85

86

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

87

Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

88

89

(% class="box warningmessage" %)

90

(((

91

Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.

92

)))

93

94

[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

95

96

97

[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

98

99

100

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

101

102

103

== Créer un mouvement manuellement ==

104

105

Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.

106

107

[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

108

109

= Choisir une grille de saisie =

110

111

(% class="box warningmessage" %)

112

(((

113

À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.

114

)))

115

116

Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.

117

118

|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**

119

|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).

120

|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.

121

|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

122

123

= Renseigner et enregistrer la notice =

124

125

(% class="box warningmessage" %)

126

(((

127

À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.

128

)))

129

130

Une fois la grille de saisie ouverte,

131

132

1. **Remplir les champs** de la grille

133

1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.

134

1. **Enregistrer la notice. **

135

136

[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

137

138

139

= Lier des biens au mouvement =

140

141

== A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? ==

142

143

La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.

144

145

Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.

146

147

Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.

148

149

L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.

150

151

== Comment lier des biens au mouvement ? ==

152

153

(% class="box warningmessage" %)

154

(((

155

Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**

156

)))

157

158

=== Ajouter des biens ===

159

160

1. Ouvrez la **notice du mouvement**.

161

1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.

162

1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.

163

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.

164

165

[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

166

167

168

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

169

170

171

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

172

173

174

=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===

175

176

(% class="box warningmessage" %)

177

(((

178

Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.

179

)))

180

181

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

184

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

185

186

187

== Actualiser la liste des biens liés aux mouvements ==

188

189

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

190

191

**Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements**, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.

192

193

(% class="box warningmessage" %)

194

(((

195

Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

196

)))

197

198

=== Actualisation immédiate ===

199

200

Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

201

202

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

203

204

=== Actualisation différée ===

205

206

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

207

Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

208

209

(% class="box warningmessage" %)

210

(((

211

Attention : l’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

212

)))

213

214

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

215

216

217

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

218

219

220

= Gérer les biens liés aux mouvements =

221

222

Il est possible d’agir sur les notices des biens liés au mouvement pour compléter les informations, ajuster les emplacements et assurer le suivi logistique. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour accompagner ces opérations.

223

224

== Alerte sur les informations manquantes ==

225

226

Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables.

227

Ces vérifications portent notamment sur :

228

229

* la saisie des **constats d’état**,

230

* les **valeurs d’assurance**.

231

232

Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.

233

234

(% class="box infomessage" %)

235

(((

236

Si certaines informations sont manquantes, il est nécessaire de les compléter avant de poursuivre.

237

Pour plus de détails sur la saisie des constats et des valeurs d’assurance, **voir la rubrique Aller plus loin**.

238

)))

239

240

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

241

242

243

== Fonctionnalités associées aux biens liés ==

244

245

1. Dans la **barre d’outils** et dans la **liste des biens liés**, plusieurs fonctionnalités permettent aux utilisateurs d’intervenir directement sur les biens associés au mouvement.

246

247

[[//Fonctionnalités associées aux biens liés au mouvement//>>image:1756281676069-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

248

249

250

|(% style="background-color:#cbcbea; width:135px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:212px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:532px" %)**Utilité**

251

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280934458-114.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:532px" %)Afficher les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de : modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

252

|(% style="width:135px" %)[[image:1756281356807-415.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="28" width="37"]]|(% style="width:212px" %)Export Horus|(% style="width:532px" %)Générer un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires, puis réimporter les résultats dans Flora pour mise à jour automatique. **Voir la rubrique Aller plus loin**.

253

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280950320-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Ouvrir la notice du bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Accéder directement à la notice du bien rattaché à l’événement, pour la consulter ou la compléter.

254

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280898498-532.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Refuser le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((

255

Marquer le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.

256

257

⚠️ Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.

258

)))

259

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280906154-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Accepter le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((

260

Réintégrer un bien précédemment refusé.

261

262

✅ Réintégration automatique si le bien est **accepté dans l’événement**.

263

)))

264

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280916199-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Supprimer le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Supprimer le lien entre le bien et le mouvement. Aucune trace n’est archivée.

265

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280924074-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Modifier le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

266

267

=== Refuser/accepter des biens : différences entre événements et mouvements ===

268

269

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

270

271

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages : le tableau ci-dessous résume leurs différences.

272

273

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

274

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

275

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

276

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

277

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

278

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

279

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

280

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

281

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

282

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

283

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

284

285

>(% class="small" %)Ex. Refus d'un bien depuis l'évènement

286

287

[[//Objet automatiquement refusé dans les biens liés au mouvement//>>image:1756283963927-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

288

289

290

[[//Mouvement automatiquement suspendu//>>image:1756283983107-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

291

292

293

== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==

294

295

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**

296

297

Deux méthodes permettent d’affiner cette information :

298

299

* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).

300

* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.

301

302

(% class="box warningmessage" %)

(((

Attention :

* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.

307

* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.

308

)))

309

310

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**

315

)))

316

317

=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===

318

319

**Processus pas à pas**

320

321

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

322

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

323

1. Enregistrez les modifications.

324

325

**Résultats du traitement**

326

327

* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

328

* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.

329

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

330

331

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

335

336

337

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

338

339

340

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

344

345

346

=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===

347

348

**Processus pas à pas**

349

350

1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.

351

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

352

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

353

1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.

354

1. Validez pour lancer le traitement.

355

356

**Résultats du traitement**

357

358

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

359

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

360

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

361

362

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

363

364

365

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

366

367

368

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

369

370

371

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

372

373

374

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

375

376

377

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

378

379

380

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

381

382

383

=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===

384

385

Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.

386

387

**Résultats du traitement**

388

389

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

390

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

391

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

392

393

(% class="box warningmessage" %)

(((

Attention :

* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.

398

* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.

399

)))

400

401

[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

402

403

404

[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

405

406

407

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

408

409

410

== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==

411

412

Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

417

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.

418

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

419

420

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

421

422

423

= Consulter et gérer les mouvements =

424

425

Une fois les mouvements créés, il est possible non seulement de circuler entre les notices de mouvements et d’événements, mais aussi de gérer les informations associées (biens, colis, matériels, exports, valeur d'assurance globale). Flora propose plusieurs fonctionnalités intégrées pour faciliter ces actions.

426

427

== Retourner sur la notice d'un évènement ==

428

429

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

430

431

[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

432

433

434

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

435

436

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

437

438

(% class="box infomessage" %)

439

(((

440

C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, voir la rubrique Aller plus loin.**

441

)))

442

443

(% class="box successmessage" %)

444

(((

445

Rappel : lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il apparaît avec la mention **Refusé **dans la **liste des biens liés au mouvement**.

446

)))

447

448

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

449

450

451

== Exporter les listes de colisage ==

452

453

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

454

455

Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :

456

457

* les **œuvres** ;

458

* les **colis liés aux œuvres** ;

459

* les **matériels liés aux œuvres** ;

460

* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

461

462

Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.

463

464

(% class="box successmessage" %)

465

(((

466

Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

467

)))

468

469

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

470

471

472

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

473

474

== Ouvrir une notice de mouvement ==

475

476

Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

477

478

(% class="box successmessage" %)

479

(((

480

Rappel : lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il est automatiquement **suspendu dans les mouvements**.

481

)))

482

483

[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

484

485

486

[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

487

488

489

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

490

491

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

492

493

Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

494

495

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**

496

497

(% class="box infomessage" %)

498

(((

499

Pour plus d'informations, consultez la rubrique **Aller plus loin.**

500

)))

501

502

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

503

504

505

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

506

507

508

= Valider les étapes d'un mouvement =

509

510

La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**

511

512

== Comprendre les états d’avancement ==

513

514

* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.

515

* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.

516

517

[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

518

519

== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==

520

521

Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :

522

523

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**

524

|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**

525

|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**

526

527

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.

532

* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.

533

)))

534

535

[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

536

537

538

[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

539

540

541

[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

542

543

== Corriger une erreur ==

544

545

Si un mouvement a été exécuté par erreur :

546

547

1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**

548

1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.

549

1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.

550

551

(% class="box successmessage" %)

552

(((

553

Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.

554

)))

555

556

[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

557

558

559

[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

560

561

562

[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

563

564

565

[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

566

567

568

[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

569

570

== Effets de l'exécution sur les biens ==

571

572

Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.

573

574

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**

575

|**Sortie**|(((

576

Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**

577

578

[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

579

)))

580

|**Entrée**|(((

581

La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.

582

583

[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

584

)))

585

|**Transfert**|(((

586

L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.

587

588

[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

589

)))

590

591

=== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ===

592

593

Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.

594

595

[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

596

597

598

= Retrouver tous les mouvements =

599

600

Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

605

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.

606

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

607

608

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

626

* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

631

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

632

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

633

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

634

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

635

* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]

636

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]

641