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Version 39.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 17:07
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
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3 (% style="height:78px; width:1357px" %)
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
6 (((
7
8 )))
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10 (((
11 = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
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13 La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
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15 Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16
17 Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
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19 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 |**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 |**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 |**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23
24 Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
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26 En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
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28 == Cas d'usage ==
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30 >(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
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32 (((
33 >(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
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35 >(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
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37 >(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
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39 >(% class="small" %)Gérer les délais glissants
40
41 >(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
42 )))
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44 (% class="box successmessage" %)
45 (((
46 Bonnes pratiques :
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48 * Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49 )))
50
51 = Comment créer un mouvement ? =
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53 Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
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55 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
56 |**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
57 |**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
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59 == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
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61 (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
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63 (% class="box warningmessage" %)
64 (((
65 Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
66 )))
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68 Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
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70 === Création immédiate des mouvements ===
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72 Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
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74 [[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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77 [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80 === Création différée des mouvements ===
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82 Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
83 Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
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85 [[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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88 [[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91 [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93
94 == Créer un mouvement manuellement ==
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96 Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
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98 [[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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100 = Choisir une grille de saisie =
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102 (% class="box warningmessage" %)
103 (((
104 À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
105 )))
106
107 Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
108
109 |=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
110 |(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
111 |(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
112 |(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
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114 = Renseigner et enregistrer la notice =
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116 (% class="box warningmessage" %)
117 (((
118 À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
119 )))
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121 Une fois la grille de saisie ouverte,
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123 1. **Remplir les champs** de la grille
124 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
125 1. **Enregistrer la notice. **
126
127 [[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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129
130 = Lier des biens au mouvement =
131
132 == A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
133
134 La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
135
136 Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
137
138 Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
139
140 L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
141
142 == Comment lier des biens au mouvement ? ==
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144 (% class="box warningmessage" %)
145 (((
146 Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
147 )))
148
149 1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
150 1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
151 1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
152 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
153
154 [[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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157 [[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[//Résultats : biens liés aux mouvements//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 = Gérer les biens liés au mouvement =
164
165 == Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
166
167 Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
168
169 Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
170
171 * **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
172 * **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
173
174 (% class="box warningmessage" %)
175 (((
176 Attention :
177
178 * La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
179 * Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
180 )))
181
182 (% class="box successmessage" %)
183 (((
184 Bonne pratique :
185
186 * **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
187 )))
188
189 === Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
190
191 **Processus pas à pas**
192
193 1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
194 1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
195 1. Enregistrez les modifications.
196
197 **Résultats du traitement**
198
199 * la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
200 * La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
201 * Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
202
203 [[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207
208
209 [[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210
211
212 [[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213
214
215 [[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216
217
218 === Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
219
220 **Processus pas à pas**
221
222 1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
223 1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
224 1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
225 1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
226 1. Validez pour lancer le traitement.
227
228 **Résultats du traitement**
229
230 * Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
231 * La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
232 * Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
233
234 [[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235
236
237 [[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 [[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 [[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244
245
246 [[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
248
249 [[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250
251
252 [[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253
254
255 === Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
256
257 Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
258
259 **Résultats du traitement**
260
261 * Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
262 * La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
263 * Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
264
265 (% class="box warningmessage" %)
266 (((
267 Attention :
268
269 * Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
270 * Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
271 )))
272
273 [[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274
275
276 [[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277
278
279 [[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280
281
282 == Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
283
284 Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
285
286 Pour y accéder :
287
288 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
289 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
290 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
291
292 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293
294
295 = Valider les étapes d'un mouvement =
296
297 = Créer un mouvement de retour =
298
299 = Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
300
301 = Retrouver tous les mouvements =
302
303 Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
304
305 Pour y accéder :
306
307 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
308 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
309 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
310
311 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313
314
315 )))
316 )))|(% style="width:300px" %)(((
317 (% class="box" %)
318 (((
319 **Sommaire**
320
321 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
322 )))
323
324 (% class="box" %)
325 (((
326 **Aller plus loin**
327
328 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
329 * [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
330
331
332
333 * [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
334 * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
335 * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
336 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
337 * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
338 * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
339 * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
340 )))
341
342 (% class="box" %)
343 (((
344 **Icônes principales**
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