Code source wiki de Planifier et suivre les mouvements associés
Version 33.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/26 16:34
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
2.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures** |
| |
1.1 | 2 | |
| 3 | (% style="height:78px; width:1357px" %) | ||
| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
| 7 | |||
| 8 | ))) | ||
| 9 | |||
| 10 | ((( | ||
| |
3.1 | 11 | = A quoi servent les mouvements dans Flora ? = |
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1.1 | 12 | |
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26.1 | 13 | La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète. |
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9.1 | 14 | |
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26.1 | 15 | Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.). |
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9.1 | 16 | |
| |
26.1 | 17 | Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections : |
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9.1 | 18 | |
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26.1 | 19 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** |
| 20 | |**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). | ||
| 21 | |**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. | ||
| |
27.1 | 22 | |**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence. |
| |
26.1 | 23 | |
| |
27.1 | 24 | Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**. |
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26.1 | 25 | |
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9.1 | 26 | En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections. |
| 27 | |||
| |
2.1 | 28 | == Cas d'usage == |
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1.1 | 29 | |
| |
10.1 | 30 | >(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition |
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9.1 | 31 | |
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10.1 | 32 | ((( |
| 33 | >(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres | ||
| |
9.1 | 34 | |
| |
10.1 | 35 | >(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport |
| |
9.1 | 36 | |
| |
10.1 | 37 | >(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation |
| |
9.1 | 38 | |
| |
10.1 | 39 | >(% class="small" %)Gérer les délais glissants |
| |
9.1 | 40 | |
| |
10.1 | 41 | >(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement |
| |
9.1 | 42 | ))) |
| 43 | |||
| |
15.1 | 44 | (% class="box successmessage" %) |
| 45 | ((( | ||
| 46 | Bonnes pratiques : | ||
| |
16.1 | 47 | |
| 48 | * Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. | ||
| |
15.1 | 49 | ))) |
| 50 | |||
| |
3.1 | 51 | = Comment créer un mouvement ? = |
| |
1.1 | 52 | |
| |
15.1 | 53 | Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement : |
| 54 | |||
| |
22.1 | 55 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** |
| |
16.1 | 56 | |**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. |
| 57 | |**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. | ||
| |
15.1 | 58 | |
| |
13.1 | 59 | == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour == |
| |
2.1 | 60 | |
| |
21.1 | 61 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures** |
| |
20.1 | 62 | |
| |
15.1 | 63 | (% class="box warningmessage" %) |
| |
12.1 | 64 | ((( |
| |
15.1 | 65 | Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé. |
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12.1 | 66 | ))) |
| 67 | |||
| |
21.1 | 68 | Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.** |
| |
11.1 | 69 | |
| |
15.1 | 70 | === Création immédiate des mouvements === |
| |
11.1 | 71 | |
| |
20.1 | 72 | Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés. |
| |
11.1 | 73 | |
| |
17.1 | 74 | [[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 75 | |
| 76 | |||
| |
19.1 | 77 | [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 78 | |||
| 79 | |||
| |
16.1 | 80 | === Création différée des mouvements === |
| |
15.1 | 81 | |
| |
20.1 | 82 | Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. |
| 83 | Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. | ||
| |
15.1 | 84 | |
| |
19.1 | 85 | [[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 86 | |
| 87 | |||
| |
20.1 | 88 | [[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 89 | |
| |
19.1 | 90 | |
| 91 | [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 92 | |||
| 93 | |||
| |
29.1 | 94 | == Créer un mouvement manuellement == |
| |
2.1 | 95 | |
| |
24.1 | 96 | Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. |
| |
13.1 | 97 | |
| |
23.1 | 98 | [[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
12.1 | 99 | |
| |
4.1 | 100 | = Choisir une grille de saisie = |
| |
2.1 | 101 | |
| |
25.1 | 102 | (% class="box warningmessage" %) |
| 103 | ((( | ||
| 104 | À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. | ||
| 105 | ))) | ||
| |
17.1 | 106 | |
| |
27.1 | 107 | Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis. |
| |
23.1 | 108 | |
| |
27.1 | 109 | |=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** |
| 110 | |(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.). | ||
| 111 | |(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. | ||
| 112 | |(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. | ||
| |
24.1 | 113 | |
| |
4.1 | 114 | = Renseigner et enregistrer la notice = |
| 115 | |||
| |
25.1 | 116 | (% class="box warningmessage" %) |
| 117 | ((( | ||
| 118 | À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. | ||
| 119 | ))) | ||
| |
23.1 | 120 | |
| |
27.1 | 121 | Une fois la grille de saisie ouverte, |
| 122 | |||
| 123 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 124 | 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. | ||
| 125 | 1. **Enregistrer la notice. ** | ||
| 126 | |||
| 127 | [[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 128 | |||
| 129 | |||
| |
3.1 | 130 | = Lier des biens au mouvement = |
| |
2.1 | 131 | |
| |
10.1 | 132 | == A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? == |
| |
9.1 | 133 | |
| |
10.1 | 134 | La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations. |
| |
9.1 | 135 | |
| |
10.1 | 136 | Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. |
| 137 | |||
| 138 | Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. | ||
| 139 | |||
| 140 | L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. | ||
| 141 | |||
| |
29.1 | 142 | == Comment lier des biens au mouvement ? == |
| |
2.1 | 143 | |
| |
27.1 | 144 | (% class="box warningmessage" %) |
| 145 | ((( | ||
| 146 | Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.** | ||
| 147 | ))) | ||
| |
2.1 | 148 | |
| |
29.1 | 149 | 1. Ouvrez la **notice du mouvement**. |
| 150 | 1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**. | ||
| 151 | 1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée. | ||
| 152 | 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer. | ||
| |
27.1 | 153 | |
| |
29.1 | 154 | [[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
27.1 | 155 | |
| 156 | |||
| |
29.1 | 157 | [[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
27.1 | 158 | |
| |
28.1 | 159 | |
| |
29.1 | 160 | [[//Résultats : biens liés aux mouvements//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
28.1 | 161 | |
| 162 | |||
| |
3.1 | 163 | = Gérer les biens liés au mouvement = |
| |
2.1 | 164 | |
| |
31.1 | 165 | == Mettre à jour la localisation des biens en mouvement == |
| |
30.1 | 166 | |
| |
33.1 | 167 | Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.** |
| |
30.1 | 168 | |
| |
32.1 | 169 | Deux méthodes permettent d’affiner cette information : |
| |
30.1 | 170 | |
| |
32.1 | 171 | * **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés). |
| 172 | * **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination. | ||
| |
30.1 | 173 | |
| |
32.1 | 174 | (% class="box warningmessage" %) |
| 175 | ((( | ||
| |
33.1 | 176 | Attention : |
| |
31.1 | 177 | |
| |
32.1 | 178 | * La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**. |
| |
33.1 | 179 | * Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien. |
| |
32.1 | 180 | ))) |
| 181 | |||
| 182 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 183 | ((( | ||
| 184 | Bonne pratique : | ||
| |
33.1 | 185 | |
| 186 | * **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.** | ||
| |
32.1 | 187 | ))) |
| 188 | |||
| |
33.1 | 189 | === Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement === |
| |
32.1 | 190 | |
| |
33.1 | 191 | 1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**. |
| 192 | 1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements). | ||
| 193 | 1. Enregistrez : la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement. | ||
| 194 | 1. La **destination du mouvement** se met également à jour automatiquement. | ||
| 195 | 1. Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien. | ||
| |
32.1 | 196 | |
| |
33.1 | 197 | [[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
32.1 | 198 | |
| 199 | |||
| |
33.1 | 200 | [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
32.1 | 201 | |
| |
33.1 | 202 | |
| 203 | [[//Bien lié à l'évènement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 204 | |||
| 205 | |||
| 206 | [[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 207 | |||
| 208 | |||
| 209 | [[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 210 | |||
| 211 | |||
| |
32.1 | 212 | === Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement === |
| 213 | |||
| |
33.1 | 214 | Dans le mouvement, basculez en mode liste de résultats |
| |
32.1 | 215 | |
| |
33.1 | 216 | Sélectionnez les biens dont l'emplacement est à modifier et cliquez sur Modifier l'emplacement d'arrivée |
| 217 | |||
| 218 | Il est alors possible de définir un emplacement d'arrivé commun à tous ces biens, en utilisant le thésaurus des emplacements. | ||
| 219 | |||
| 220 | Sélectionnez l'emplacement et lancez le traitement. | ||
| 221 | |||
| 222 | une fois le traitement achevé : | ||
| 223 | |||
| 224 | 1. les notices de biens dans l’événement sont actualisées avec le nouvel emplacement. | ||
| 225 | 1. La **destination du mouvement** se met également à jour automatiquement. | ||
| 226 | 1. Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens. | ||
| 227 | |||
| 228 | |||
| 229 | |||
| |
32.1 | 230 | === Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination === |
| 231 | |||
| 232 | |||
| 233 | |||
| 234 | == Retrouver tous les biens liés aux mouvements == | ||
| 235 | |||
| |
31.1 | 236 | Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. |
| 237 | |||
| 238 | Pour y accéder : | ||
| 239 | |||
| 240 | 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. | ||
| 241 | 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**. | ||
| 242 | 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). | ||
| 243 | |||
| 244 | [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 245 | |||
| 246 | |||
| |
3.1 | 247 | = Valider les étapes d'un mouvement = |
| |
2.1 | 248 | |
| |
29.1 | 249 | = Créer un mouvement de retour = |
| 250 | |||
| |
3.1 | 251 | = Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = |
| |
2.1 | 252 | |
| |
32.1 | 253 | = Retrouver tous les mouvements = |
| |
2.1 | 254 | |
| |
31.1 | 255 | Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. |
| |
2.1 | 256 | |
| |
31.1 | 257 | Pour y accéder : |
| 258 | |||
| 259 | 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. | ||
| 260 | 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. | ||
| 261 | 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). | ||
| 262 | |||
| 263 | [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 264 | |||
| 265 | |||
| |
1.1 | 266 | |
| 267 | ))) | ||
| 268 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 269 | (% class="box" %) | ||
| 270 | ((( | ||
| 271 | **Sommaire** | ||
| |
3.1 | 272 | |
| 273 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} | ||
| |
1.1 | 274 | ))) |
| 275 | |||
| 276 | (% class="box" %) | ||
| 277 | ((( | ||
| 278 | **Aller plus loin** | ||
| |
3.1 | 279 | |
| |
7.1 | 280 | * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] |
| |
3.1 | 281 | * [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| 282 | |||
| 283 | |||
| 284 | |||
| |
26.1 | 285 | * [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] |
| |
3.1 | 286 | * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] |
| 287 | * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] | ||
| |
6.1 | 288 | * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] |
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8.1 | 289 | * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] |
| 290 | * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] | ||
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1.1 | 291 | ))) |
| 292 | |||
| 293 | (% class="box" %) | ||
| 294 | ((( | ||
| 295 | **Icônes principales** | ||
| 296 | ))) | ||
| 297 | ))) | ||
| 298 | |||
| 299 |