Planifier les mouvements associés

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

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(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Les mouvements assurent **la continuité entre l’évènement et la logistique des biens**.

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Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.

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11

Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours**.

)))

(((

= À quoi servent les mouvements dans Flora ? =

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La **table Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire. Elle assure plusieurs fonctions essentielles :

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* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.

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* (((

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**Renseigner** les données logistiques :

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* dates prévues et ajustées,

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* lieux de départ et d’arrivée,

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* transporteurs, assurances et commentaires,

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* états de préparation et d’exécution.

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)))

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* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.

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* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.

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* **Produire** les documents nécessaires (fiches de prêt, bordereaux de transports, listes de contrôle).

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Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement. Cela garantit la continuité documentaire entre :

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* le **cadre administratif** (évènement),

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* la **sélection des biens**,

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* la **logistique de leurs déplacements**.

== Cas d'usage ==

* (((

**Organiser un prêt sortant : **créer un mouvement de **sortie** pour documenter le **départ**, puis un mouvement d’**entrée** pour le **retour.**

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)))

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* (((

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**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier de restauration, puis une entrée au retour.

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**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.

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)))

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* (((

49

**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts (%%)lorsque les biens partent/reviennent à des dates différentes(% style="background-color:transparent" %) (ex. expositions sensibles à la lumière).

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)))

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* (((

52

**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique pour assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.

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)))

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Astuce**

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Il n’est **pas nécessaire de créer les mouvements immédiatement.**

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Lorsque l’évènement est prévu à long terme, attendez que les paramètres logistiques soient stabilisés (dates, nombre de mouvements, modalités) avant de lancer la planification.

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)))

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62

= Comment créer un mouvement ? =

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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== Automatique ou manuelle : comment décider ? ==

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Deux possibilités s’offrent à vous :

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* **Création automatique** (cas simple)

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** À utiliser lorsque **tous les biens partagent un seul mouvement de départ **(sortie)** et un seul mouvement de retour** (entrée).

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** Génère en un clic deux mouvements (sortie et entrée) : rapide et simple

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** Convient aux situations standards.

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* **Création manuelle **(cas complexe)

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** À privilégier lorsque l’évènement implique **plusieurs mouvements distincts, **, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, lots de biens différents).

77

** Permet d’ajuster précisément les dates et le contenu de chaque mouvement.

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En résumé : **automatique pour les cas homogènes, manuelle pour les cas modulaires.**

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81

Dans tous les cas, Un mouvement créé automatiquement peut ensuite être enrichi comme un mouvement manuel.

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)))

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== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**

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88

* **Condition** : des biens doivent être associés à l’évènement et aucun mouvement ne doit exister.

89

* Lors de l’ajout de biens, une fenêtre propose la génération automatique de deux mouvements (sortie + entrée).

90

* Les biens sont rattachés directement aux mouvements créés.

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92

Deux options existent.

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=== Création immédiate des mouvements ===

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Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés reliés.

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[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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101

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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103

=== Création différée des mouvements ===

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105

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

106

Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**, avec la **baguette magique**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

110

Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.

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)))

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[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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116

[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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121

122

== Créer un mouvement manuellement ==

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124

Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.

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[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Choisir une grille de saisie =

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Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.

131

Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**

134

|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).

135

|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.

136

|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

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138

= Renseigner et enregistrer la notice =

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Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.

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1. **Enregistrer la notice. **

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(% class="box infomessage" %)

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(((

148

**Quel type de mouvement choisir ?**

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|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**

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|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).

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|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.

153

|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).

154

|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.

155

|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.

156

|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.

157

|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.

158

|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.

159

|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.

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)))

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[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Naviguer entre les évènements et les mouvements =

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167

Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.

168

169

== Retourner sur la notice d'un évènement ==

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171

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

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173

[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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176

== Ouvrir une notice de mouvement ==

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178

Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

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180

[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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183

[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Cas particuliers =

== Gérer les rotations d'œuvres ==

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**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**

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192

>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.

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Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.

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(((

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[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))

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200

== Gérer les retours partiels ==

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Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :

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* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),

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* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

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207

>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.

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209

Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.

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211

[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

226

* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]

227

* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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