Planifier les mouvements associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

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(% style="height:78px; width:1552px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

7

Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.

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9

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.

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11

Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.

)))

(((

= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =

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La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.

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Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).

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21

Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.

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23

En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

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(((

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>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres

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>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport

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>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation

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>(% class="small" %)Gérer les délais glissants

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>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement

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)))

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41

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.

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)))

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48

= Comment créer un mouvement ? =

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Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**

53

|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.

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|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.

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== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.

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)))

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Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**

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=== Création immédiate des mouvements ===

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Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.

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71

[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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74

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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77

=== Création différée des mouvements ===

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79

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

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Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

84

Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.

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)))

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87

[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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90

[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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93

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Créer un mouvement manuellement ==

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Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.

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[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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102

= Choisir une grille de saisie =

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

106

À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.

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)))

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Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.

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111

|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**

112

|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).

113

|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.

114

|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

120

À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.

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)))

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123

Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.

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1. **Enregistrer la notice. **

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129

[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Quel type de mouvement renseigner ? ==

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134

Dans Flora, on distingue** plusieurs types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :

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136

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**

137

|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).

138

|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.

139

|(((

140

**Transfert-relocalisation**

**Re-localisation **

**Externe-transition**

145

)))|Servent à gérer les **déménagements** : ils modifient l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.

146

|Interne temporaire|Sert à indiquer que les biens sont en mouvement dans l'institution, dans le cadre d'un chantier des collections ou bien d'un chantier de marquage, de photographie ou bien, pour une mise à disposition des chercheurs.

= Naviguer entre les évènements et les mouvements =

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152

Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.

153

154

== Retourner sur la notice d'un évènement ==

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156

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

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158

[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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161

== Ouvrir une notice de mouvement ==

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163

Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

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165

[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Gérer les rotations d'oeuvres =

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173

Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.

)))

(((

>(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.

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[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.

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)))

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**

192

|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ

193

|Entrée|D|T2|entrée anticipée

194

|Entrée|E|T3|entrée anticipée

195

|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé

196

|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé

197

|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé

198

|Entrée|A|T5|entrée anticipée

199

|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes

200

201

Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.

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203

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements

204

|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((

205

* A : sortie T1, entrée T5

206

* D : sortie T1, entrée T2

207

* E : sortie T1, entrée T3

208

)))

209

|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées

210

|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6

= Retrouver tous les mouvements =

215

216

Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

221

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.

222

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

223

224

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

243

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

244

* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]

245

* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]

250

)))

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