Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,6 +1,6 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
--(% style="height:78px; width:1552px" %)
++(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -14,45 +14,69 @@
  (((
  = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
--La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
++Les **mouvements** assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
--Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
++En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels :
--Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
++* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
++* (((
++**Renseigner** les données logistiques :
--En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
++* dates prévues et ajustées,
++* lieux de départ et d’arrivée,
++* transporteurs, assurances et commentaires,
++* états de préparation et d’exécution.
++)))
++* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
++* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
++* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).
++Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.
++
  == Cas d'usage ==
-->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
++* (((
++**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition.
++)))
++* (((
++**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé.
++)))
++* (((
++**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert/relocalisation** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
++)))
++* (((
++**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
++)))
++* (((
++**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
++)))
++(% class="box infomessage" %)
  (((
-->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
++**Astuce**
++**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.**
++Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.
++)))
-->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
++= Comment créer un mouvement ? =
-->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :
-->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
++* **Création automatique**
-->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
--)))
++À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
++* **Création manuelle**
--* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
--)))
++À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.
--= Comment créer un mouvement ? =
++**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.**
--Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
++Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.
++)))
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
--|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
--|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
--
  == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
@@ -73,7 +73,6 @@
  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  === Création différée des mouvements ===
  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
@@ -101,25 +101,16 @@
  = Choisir une grille de saisie =
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
--)))
++Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
++Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
--Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
++|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
++|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
++|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
--|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
--|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
--|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
--|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
--
  = Renseigner et enregistrer la notice =
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
--)))
--
  Une fois la grille de saisie ouverte,
 . **Remplir les champs** de la grille
@@ -126,62 +126,77 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
 . **Enregistrer la notice. **
--[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Quel type de mouvement choisir ?**
++|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
++|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
++|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
++|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
++|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
++|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
++|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
++|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
++|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
++|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.
++)))
--== Quel type de mouvement renseigner ? ==
++[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
--|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
--|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
--|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
++= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
--= Gérer les rotations d'oeuvres  =
++ Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
--Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
++== Retourner sur la notice d'un évènement ==
-->(% class="small" %)Exemple : (%%)(((
++Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
++[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="small" %)10 œuvres sont prévues pour un prêt.
++== Ouvrir une notice de mouvement ==
--(% class="small" %)Certaines partent ou reviennent à des moments différents.
++Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
++[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="small" %)Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
--
--)))
++[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Cas particuliers =
--= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
++== Gérer les rotations d'œuvres ==
-- Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
++**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**
--== Retourner sur la notice d'un évènement ==
++>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.
--Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
++Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.
--[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(((
++[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++== Gérer les retours partiels ==
--== Ouvrir une notice de mouvement ==
++Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :
--Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
++* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),
++* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
--[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.
++Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.
--[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Retrouver tous les mouvements =
++= Effectuer des recherches sur les mouvements =
--Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
++Tous les mouvements saisis dans Flora sont centralisés dans une table spécifique, accessible via une interface de recherche dédiée.
  Pour y accéder :
@@ -191,8 +191,6 @@
  [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -207,10 +207,9 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
@@ -232,5 +232,3 @@
  * [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement
  )))
  )))
--
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