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Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/12 16:21
Depuis la version 89.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 09:22
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sur 2025/09/11 10:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,79 +1,99 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2 2  
3 -(% style="height:78px; width:1552px" %)
3 +(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
7 +Les mouvements assurent **la continuité entre l’évènement et la logistique des biens**.
8 8  
9 -Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
9 +Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
10 10  
11 -Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
11 +Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours**.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
15 += À quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16 16  
17 -La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
17 +La **table Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire. Elle assure plusieurs fonctions essentielles :
18 18  
19 -Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
19 +* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
20 +* (((
21 +**Renseigner** les données logistiques :
20 20  
21 -Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
23 +* dates prévues et ajustées,
24 +* lieux de départ et d’arrivée,
25 +* transporteurs, assurances et commentaires,
26 +* états de préparation et d’exécution.
27 +)))
28 +* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
29 +* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
30 +* **Produire** les documents nécessaires (fiches de prêt, bordereaux de transports, listes de contrôle).
22 22  
23 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
24 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
25 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
26 -|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
32 +Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement. Cela garantit la continuité documentaire entre :
27 27  
28 -Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
34 +* le **cadre administratif** (évènement),
35 +* la **sélection des biens**,
36 +* la **logistique de leurs déplacements**.
29 29  
30 -En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
31 -
32 32  == Cas d'usage ==
33 33  
34 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
40 +* (((
41 +**Organiser un prêt sortant : **créer un mouvement de **sortie** pour documenter le **départ**, puis un mouvement d’**entrée** pour le **retour.**
42 +)))
43 +* (((
44 +**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier de restauration, puis une entrée au retour.
35 35  
36 -(((
37 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
38 -
39 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
40 -
41 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
42 -
43 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
44 -
45 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
46 +**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
46 46  )))
48 +* (((
49 +**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts (%%)lorsque les biens partent/reviennent à des dates différentes(% style="background-color:transparent" %) (ex. expositions sensibles à la lumière).
50 +)))
51 +* (((
52 +**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique pour assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
53 +)))
47 47  
48 -(% class="box successmessage" %)
55 +(% class="box infomessage" %)
49 49  (((
50 -Bonnes pratiques :
51 -
52 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
57 +**Astuce**
58 +Il n’est **pas nécessaire de créer les mouvements immédiatement.**
59 +Lorsque l’évènement est prévu à long terme, attendez que les paramètres logistiques soient stabilisés (dates, nombre de mouvements, modalités) avant de lancer la planification.
53 53  )))
54 54  
55 55  = Comment créer un mouvement ? =
56 56  
57 -Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
64 +(% class="box infomessage" %)
65 +(((
66 +== Automatique ou manuelle : comment décider ? ==
58 58  
59 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
60 -|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
61 -|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
68 +Deux possibilités s’offrent à vous :
62 62  
70 +* **Création automatique** (cas simple)
71 +** À utiliser lorsque **tous les biens partagent un seul mouvement de départ **(sortie)** et un seul mouvement de retour** (entrée).
72 +** Génère en un clic deux mouvements (sortie et entrée) : rapide et simple
73 +** Convient aux situations standards.
74 +
75 +* **Création manuelle **(cas complexe)
76 +** À privilégier lorsque l’évènement implique **plusieurs mouvements distincts, **, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, lots de biens différents).
77 +** Permet d’ajuster précisément les dates et le contenu de chaque mouvement.
78 +
79 +En résumé : **automatique pour les cas homogènes, manuelle pour les cas modulaires.**
80 +
81 +Dans tous les cas, Un mouvement créé automatiquement peut ensuite être enrichi comme un mouvement manuel.
82 +)))
83 +
63 63  == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
64 64  
65 65  (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
66 66  
67 -(% class="box warningmessage" %)
68 -(((
69 -Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
70 -)))
88 +* **Condition** : des biens doivent être associés à l’évènement et aucun mouvement ne doit exister.
89 +* Lors de l’ajout de biens, une fenêtre propose la génération automatique de deux mouvements (sortie + entrée).
90 +* Les biens sont rattachés directement aux mouvements créés.
71 71  
72 -Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
92 +Deux options existent.
73 73  
74 74  === Création immédiate des mouvements ===
75 75  
76 -Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
96 +Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés reliés.
77 77  
78 78  [[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
... ... @@ -80,11 +80,10 @@
80 80  
81 81  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -
84 84  === Création différée des mouvements ===
85 85  
86 86  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
87 -Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
106 +Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**, avec la **baguette magique**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
88 88  
89 89  (% class="box warningmessage" %)
90 90  (((
... ... @@ -108,25 +108,16 @@
108 108  
109 109  = Choisir une grille de saisie =
110 110  
111 -(% class="box warningmessage" %)
112 -(((
113 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
114 -)))
130 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
131 +Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
115 115  
116 -Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
133 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
134 +|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
135 +|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
136 +|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
117 117  
118 -|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
119 -|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
120 -|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
121 -|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
122 -
123 123  = Renseigner et enregistrer la notice =
124 124  
125 -(% class="box warningmessage" %)
126 -(((
127 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
128 -)))
129 -
130 130  Une fois la grille de saisie ouverte,
131 131  
132 132  1. **Remplir les champs** de la grille
... ... @@ -133,12 +133,73 @@
133 133  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
134 134  1. **Enregistrer la notice. **
135 135  
146 +(% class="box infomessage" %)
147 +(((
148 +**Quel type de mouvement choisir ?**
149 +
150 +|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
151 +|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
152 +|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
153 +|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
154 +|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
155 +|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
156 +|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
157 +|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
158 +|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
159 +|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.
160 +)))
161 +
136 136  [[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 - 
139 139  
140 -
165 += Naviguer entre les évènements et les mouvements =
166 +
167 + Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
168 +
169 +== Retourner sur la notice d'un évènement ==
170 +
171 +Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
172 +
173 +[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +
175 +
176 +== Ouvrir une notice de mouvement ==
177 +
178 +Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
179 +
180 +[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +
182 +
183 +[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 +
185 +
186 += Cas particuliers =
187 +
188 +== Gérer les rotations d'œuvres ==
189 +
190 +**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**
191 +
192 +>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.
193 +
194 +Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.
195 +
196 +(((
197 +[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 141  )))
199 +
200 +== Gérer les retours partiels ==
201 +
202 +Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :
203 +
204 +* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),
205 +* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
206 +
207 +>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.
208 +
209 +Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.
210 +
211 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +)))
142 142  )))|(% style="width:300px" %)(((
143 143  (% class="box" %)
144 144  (((
... ... @@ -151,20 +151,13 @@
151 151  (((
152 152  **Aller plus loin**
153 153  
154 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
155 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
156 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
157 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
158 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
159 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
160 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
161 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
162 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
225 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
226 +* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
227 +* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
163 163  
164 164  
165 165  
166 166  * [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]
167 -* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]
168 168  )))
169 169  
170 170  (% class="box" %)
... ... @@ -172,15 +172,13 @@
172 172  **Icônes principales**
173 173  
174 174  * [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement
175 -
176 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
177 -
178 -* [[image:1756305101226-657.png||height="33" width="32"]] Accepter le bien associé 
179 -
180 -* [[image:1756305026933-105.png||height="32" width="28"]] Supprimer le bien associé 
181 -
182 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
239 +
240 +
241 +
242 +* [[image:1756370032305-379.png]] Créer un mouvement automatique ultérieurement
243 +
244 +
245 +
246 +* [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement
183 183  )))
184 184  )))
185 -
186 -
1756370032305-379.png
Auteur
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