Modifications pour le document Planifier les mouvements associés
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Planifier et suivreles mouvements associés1 +Planifier les mouvements associés - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -1,61 +1,82 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:1 357px" %)3 +(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 - 7 +Les mouvements assurent **la continuité entre l’évènement et la logistique des biens**. 8 + 9 +Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale. 10 + 11 +Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours**. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 11 = A quoi servent les mouvements dans Flora ? = 12 12 13 -L a **tabledes mouvements**estun outilcentral de la régie. Elleassure lesuivilogistique,àla fois**physique**et **documentaire**,de tous les déplacements de biens.Chaque opérationestplanifiée,exécutéeettracée,garantissant unetraçabilitécomplète.17 +Les **mouvements** assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale. 14 14 15 - Unmouvement regroupe des informationsessentielles:**dates prévues et ajustées, emplacementsdedépart etd’arrivée,transporteur,commentaires, ainsiquelesétatsdepréparationet d’exécution**. Ces éléments facilitentl’organisationdesdéplacements et l’éditiondesdocumentsassociés (fiches,bordereaux,etc.).19 +En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels : 16 16 17 -Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections : 21 +* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement. 22 +* ((( 23 +**Renseigner** les données logistiques : 18 18 19 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** 20 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 21 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 22 -|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvelle localisation principale. 25 +* dates prévues et ajustées, 26 +* lieux de départ et d’arrivée, 27 +* transporteurs, assurances et commentaires, 28 +* états de préparation et d’exécution. 29 +))) 30 +* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires. 31 +* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable. 32 +* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle). 23 23 24 -Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**,auquelviennent s’associer **lesbiens concernés**,garantissantainsiune**continuité documentaire**etun**suivi logistiquecohérent**.34 +Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements. 25 25 26 -En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections. 27 - 28 28 == Cas d'usage == 29 29 30 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 38 +* ((( 39 +**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition. 40 +))) 41 +* ((( 42 +**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé. 43 +))) 44 +* ((( 45 +**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre. 46 +))) 47 +* ((( 48 +**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière). 49 +))) 50 +* ((( 51 +**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution. 52 +))) 31 31 54 +(% class="box infomessage" %) 32 32 ((( 33 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres 56 +**Astuce** 57 +**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.** 58 +Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification. 59 +))) 34 34 35 - >(% class="small"%)Imprimerles bordereauxdetransport61 += Comment créer un mouvement ? = 36 36 37 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 63 +(% class="box infomessage" %) 64 +((( 65 +**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement : 38 38 39 - >(%class="small" %)Gérer les délaisglissants67 +* **Création automatique** 40 40 41 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 42 -))) 69 +À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards. 43 43 44 -(% class="box successmessage" %) 45 -((( 46 -Bonnes pratiques : 71 +* **Création manuelle** 47 47 48 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 49 -))) 73 +À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates. 50 50 51 - =Comment créer unmouvement?=75 +**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.** 52 52 53 -Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement : 77 +Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle. 78 +))) 54 54 55 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** 56 -|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. 57 -|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. 58 - 59 59 == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour == 60 60 61 61 (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures** ... ... @@ -76,12 +76,16 @@ 76 76 77 77 [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 - 80 80 === Création différée des mouvements === 81 81 82 82 Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 83 83 Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 84 84 105 +(% class="box warningmessage" %) 106 +((( 107 +Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**. 108 +))) 109 + 85 85 [[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 86 86 87 87 ... ... @@ -91,7 +91,7 @@ 91 91 [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 92 92 93 93 94 -== Cré ation lesmouvements de départ et de retourmanuellement ==119 +== Créer un mouvement manuellement == 95 95 96 96 Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 97 97 ... ... @@ -99,55 +99,88 @@ 99 99 100 100 = Choisir une grille de saisie = 101 101 102 -(% class="box warningmessage" %) 127 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. 128 +Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens. 129 + 130 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 131 +|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.). 132 +|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 133 +|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 134 + 135 += Renseigner et enregistrer la notice = 136 + 137 +Une fois la grille de saisie ouverte, 138 + 139 +1. **Remplir les champs** de la grille 140 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 141 +1. **Enregistrer la notice. ** 142 + 143 +(% class="box infomessage" %) 103 103 ((( 104 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 145 +**Quel type de mouvement choisir ?** 146 + 147 +|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation** 148 +|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 149 +|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 150 +|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.). 151 +|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation. 152 +|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative. 153 +|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut. 154 +|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation. 155 +|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation. 156 +|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**. 105 105 ))) 106 106 107 - La grilledéterminelastructureetleschampsaffichés.159 +[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 108 109 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 110 110 111 -|=(% style="width: 184px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 695px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 112 -|(% style="width:184px" %)**Sortie**|(% style="width:695px" %)Documente un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 113 -|(% style="width:184px" %)**Entrée**|(% style="width:695px" %)Documenter un mouvement d’entrée, par exemple le retour d’un prêt ou la réintégration d’un bien après une restauration. 114 -|(% style="width:184px" %)**Transfert**|(% style="width:695px" %)Enregistrer un déplacement interne entre deux emplacements ou sites, sans sortie extérieure. 162 += Naviguer entre les évènements et les mouvements = 115 115 164 + Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements. 116 116 166 +== Retourner sur la notice d'un évènement == 117 117 168 +Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé. 118 118 119 - =Renseigneretenregistrerlanotice =170 +[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 120 120 121 -(% class="box warningmessage" %) 122 -((( 123 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 124 -))) 125 125 126 -= Lierdesbiensaumouvement =173 +== Ouvrir une notice de mouvement == 127 127 128 - == A quoiservent lesbiensliés au mouvementdansFlora?==175 +Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi. 129 129 130 - La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaireentrelesnoticesd’œuvreset les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvementprécis toutenajoutant desinformations spécifiques, notamment en matière de logistiqueou d’assurance. Ce niveau d’enregistrementindividualisé enrichit considérablementlesuivides opérations.177 +[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 131 131 132 -Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. 133 133 134 - Cettetableesthiérarchiquementdépendantedumouvement,lui-même rattaché à un événement.Ellereprend la listedesbiensassociésà cet événement etdistingueclairementceux qui sontinclus du transport deceux qui sontrefusés,garantissant ainsiune transparencesurles choix opérés.180 +[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 135 135 136 -L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. 137 137 138 -= =Lienautomatique ==183 += Cas particuliers = 139 139 140 -== Liermanuellement desbiensaumouvement==185 +== Gérer les rotations d'œuvres == 141 141 142 - = Gérerlesbiens liés au mouvement=187 +**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).** 143 143 144 - =Validerlesétapes d'un mouvement=189 +>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément. 145 145 146 - =Visualiser les mouvementsdepuisla noticedubien=191 +Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation. 147 147 193 +((( 194 +[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 195 +))) 148 148 197 +== Gérer les retours partiels == 149 149 150 - 199 +Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée : 200 + 201 +* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière), 202 +* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.). 203 + 204 +>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre. 205 + 206 +Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour. 207 + 208 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 151 151 ))) 152 152 )))|(% style="width:300px" %)((( 153 153 (% class="box" %) ... ... @@ -154,7 +154,7 @@ 154 154 ((( 155 155 **Sommaire** 156 156 157 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}215 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 158 158 ))) 159 159 160 160 (% class="box" %) ... ... @@ -161,23 +161,27 @@ 161 161 ((( 162 162 **Aller plus loin** 163 163 164 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 165 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 222 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 223 +* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]] 224 +* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]] 166 166 167 167 168 168 169 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] 170 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 171 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 172 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 173 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 174 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 228 +* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]] 175 175 ))) 176 176 177 177 (% class="box" %) 178 178 ((( 179 179 **Icônes principales** 234 + 235 +* [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement 236 + 237 + 238 + 239 +* [[image:1756370032305-379.png]] Créer un mouvement automatique ultérieurement 240 + 241 + 242 + 243 +* [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement 180 180 ))) 181 181 ))) 182 - 183 -
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