Modifications pour le document Planifier les mouvements associés
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Détails
- Propriétés de la Page
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Planifier et suivreles mouvements associés1 +Planifier les mouvements associés - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -1,125 +1,221 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:1 357px" %)3 +(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 - 7 +Les mouvements assurent **la continuité entre l’évènement et la logistique des biens**. 8 + 9 +Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale. 10 + 11 +Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours**. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= Aquoi servent les mouvements dans Flora ? =15 += À quoi servent les mouvements dans Flora ? = 12 12 13 -La **table des mouvements**joueun rôle essentieldansla régie,carelle assurelesuivi logistique, à la fois physique et documentaire,del’ensembledesdéplacementsde biens. Elle centraliseles informationsnécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’ils’agissed’une entrée ou d’unesortie.17 +La **table Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire. Elle assure plusieurs fonctions essentielles : 14 14 15 -Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations. 19 +* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement. 20 +* ((( 21 +**Renseigner** les données logistiques : 16 16 17 -Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire. 23 +* dates prévues et ajustées, 24 +* lieux de départ et d’arrivée, 25 +* transporteurs, assurances et commentaires, 26 +* états de préparation et d’exécution. 27 +))) 28 +* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires. 29 +* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable. 30 +* **Produire** les documents nécessaires (fiches de prêt, bordereaux de transports, listes de contrôle). 18 18 19 - En pratique,la tableoffre plusieurs avantagesmajeurs : elle garantitune**traçabilité complète** de tousles déplacements,automatise la mise àjourdes**localisations temporaires**, etfacilite la**planification**grâceàl’éditiondes documentsnécessaires(fiche, bordereau, etc.).Elleconstitue ainsiun outilindispensable pourconjuguer organisation, précisionetfiabilité dans la gestiondescollections.32 +Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement. Cela garantit la continuité documentaire entre : 20 20 34 +* le **cadre administratif** (évènement), 35 +* la **sélection des biens**, 36 +* la **logistique de leurs déplacements**. 37 + 21 21 == Cas d'usage == 22 22 23 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 40 +* ((( 41 +**Organiser un prêt sortant : **créer un mouvement de **sortie** pour documenter le **départ**, puis un mouvement d’**entrée** pour le **retour.** 42 +))) 43 +* ((( 44 +**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier de restauration, puis une entrée au retour. 24 24 46 +**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre. 47 +))) 48 +* ((( 49 +**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts (%%)lorsque les biens partent/reviennent à des dates différentes(% style="background-color:transparent" %) (ex. expositions sensibles à la lumière). 50 +))) 51 +* ((( 52 +**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique pour assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution. 53 +))) 54 + 55 +(% class="box infomessage" %) 25 25 ((( 26 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres 57 +**Astuce** 58 +Il n’est **pas nécessaire de créer les mouvements immédiatement.** 59 +Lorsque l’évènement est prévu à long terme, attendez que les paramètres logistiques soient stabilisés (dates, nombre de mouvements, modalités) avant de lancer la planification. 60 +))) 27 27 28 - >(% class="small"%)Imprimerles bordereauxdetransport62 += Comment créer un mouvement ? = 29 29 30 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 64 +(% class="box infomessage" %) 65 +((( 66 +== Automatique ou manuelle : comment décider ? == 31 31 32 - >(%class="small" %)Gérer lesdélaisglissants68 +Deux possibilités s’offrent à vous : 33 33 34 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 35 -))) 70 +* **Création automatique** (cas simple) 71 +** À utiliser lorsque **tous les biens partagent un seul mouvement de départ **(sortie)** et un seul mouvement de retour** (entrée). 72 +** Génère en un clic deux mouvements (sortie et entrée) : rapide et simple 73 +** Convient aux situations standards. 36 36 37 - (%class="boxsuccessmessage" %)38 -( ((39 - Bonnes pratiques:75 +* **Création manuelle **(cas complexe) 76 +** À privilégier lorsque l’évènement implique **plusieurs mouvements distincts, **, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, lots de biens différents). 77 +** Permet d’ajuster précisément les dates et le contenu de chaque mouvement. 40 40 41 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 79 +En résumé : **automatique pour les cas homogènes, manuelle pour les cas modulaires.** 80 + 81 +Dans tous les cas, Un mouvement créé automatiquement peut ensuite être enrichi comme un mouvement manuel. 42 42 ))) 43 43 44 -= Comment créerunmouvement?=84 +== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour == 45 45 46 - Deuxméthodespermettent de créerlesmouvementsassociésàunévénement :86 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures** 47 47 48 - |=(%style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Option**|=(%style="background-color:rgb(203,203, 234);" %)**Quandl’utiliser**|=(% style="background-color:rgb(203,203, 234);" %)**Caractéristiques principales**49 - |**Automatique**|Lorsquetouslesbienspartagentunseulmouvementdesortieetunseul mouvementd’entrée.|Génèredirectementlesdeux mouvements (départ et retour) lorsde l’ajoutdes biensouultérieurementen un clic.50 - |**Manuelle**|Lorsquel’événementimpliqueplusieursmouvementsdistincts,avecdeslotsde biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permetde créerautantdemouvementsque nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.88 +* **Condition** : des biens doivent être associés à l’évènement et aucun mouvement ne doit exister. 89 +* Lors de l’ajout de biens, une fenêtre propose la génération automatique de deux mouvements (sortie + entrée). 90 +* Les biens sont rattachés directement aux mouvements créés. 51 51 52 - == Créer automatiquement les mouvementsdedépartetde retour ==92 +Deux options existent. 53 53 94 +=== Création immédiate des mouvements === 95 + 96 +Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés reliés. 97 + 98 +[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 + 100 + 101 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 102 + 103 +=== Création différée des mouvements === 104 + 105 +Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 106 +Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**, avec la **baguette magique**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 107 + 54 54 (% class="box warningmessage" %) 55 55 ((( 56 - Cetteactionn’estdisponiblequ’après l’association de biens à unévénementetà conditionqu’aucunmouvementn’ait déjà été créé.110 +Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**. 57 57 ))) 58 58 59 - Lors del’ajout de biens, unefenêtre contextuelle proposealors lacréationautomatique des mouvementsdedépartet deretour.113 +[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 60 60 61 -=== Création immédiate des mouvements === 62 62 63 - Pour une générationimmédiate, saisissezlesdatesdedépartet deretourpuisvalidezavec **Créer**.116 +[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 64 64 65 -Les mouvements sont automatiquement créés et les biens associés liés. 66 66 67 -[[// Créationautomatiquedesmouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]119 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 68 68 69 69 122 +== Créer un mouvement manuellement == 70 70 124 +Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 71 71 126 +[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 72 72 73 -= ==Créationdifférée desmouvements ===128 += Choisir une grille de saisie = 74 74 75 -Pour différer l’opération, cliquez sur **Annuler**. Vous pourrez ensuite lancer la création automatique des mouvements ultérieurement, directement depuis l'onglet mouvements. Les mouvements seront alors créé et les biens associés. 130 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. 131 +Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens. 76 76 77 -[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 133 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 134 +|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.). 135 +|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 136 +|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 78 78 138 += Renseigner et enregistrer la notice = 79 79 140 +Une fois la grille de saisie ouverte, 80 80 81 -== Création les mouvements de départ et de retour manuellement == 142 +1. **Remplir les champs** de la grille 143 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 144 +1. **Enregistrer la notice. ** 82 82 83 - 146 +(% class="box infomessage" %) 147 +((( 148 +**Quel type de mouvement choisir ?** 84 84 150 +|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation** 151 +|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 152 +|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 153 +|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.). 154 +|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation. 155 +|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative. 156 +|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut. 157 +|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation. 158 +|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation. 159 +|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**. 160 +))) 85 85 86 - =Choisir unegrille de saisie =162 +[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 87 87 88 88 89 -= Renseigner et enregistrerlanotice =165 += Naviguer entre les évènements et les mouvements = 90 90 91 - =Lierdes biensaumouvement=167 + Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements. 92 92 93 -== A quoi servent lesbiens liésaumouvementdans Flora ?==169 +== Retourner sur la notice d'un évènement == 94 94 95 - La **tabledes biensliés aux mouvements** sertd’intermédiaire entre les noticesd’œuvreset les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvementprécis toutenajoutant desinformationsspécifiques,notammenten matièrede logistique oud’assurance. Ce niveau d’enregistrementindividualiséenrichit considérablementlesuivi desopérations.171 +Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé. 96 96 97 - Chaquenoticedécritle**bientransporté** et précisesesemplacements dedépartet d’arrivée. Deschamps complémentaires permettentd’intégrerles **constatsd’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsique des commentairesdétaillés relatifs au transport, au conditionnementouà l’état du bien.173 +[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 98 98 99 -Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. 100 100 101 - L’intérêtprincipal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée,avecunsuivi précis desonétat et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécuriseles opérations et constitue un appui solidepour la gestion documentairedes transports.176 +== Ouvrir une notice de mouvement == 102 102 103 - == Lien automatique==178 +Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi. 104 104 105 - == Liermanuellement desbiensaumouvement ==180 +[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 106 106 107 -= Gérer les biens liés au mouvement = 108 108 109 - =Validerles étapesd'unmouvement =183 +[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 110 110 111 -= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = 112 112 186 += Cas particuliers = 113 113 188 +== Gérer les rotations d'œuvres == 114 114 115 - 190 +**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).** 191 + 192 +>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément. 193 + 194 +Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation. 195 + 196 +((( 197 +[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 116 116 ))) 199 + 200 +== Gérer les retours partiels == 201 + 202 +Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée : 203 + 204 +* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière), 205 +* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.). 206 + 207 +>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre. 208 + 209 +Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour. 210 + 211 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 212 +))) 117 117 )))|(% style="width:300px" %)((( 118 118 (% class="box" %) 119 119 ((( 120 120 **Sommaire** 121 121 122 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}218 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 123 123 ))) 124 124 125 125 (% class="box" %) ... ... @@ -126,22 +126,27 @@ 126 126 ((( 127 127 **Aller plus loin** 128 128 129 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 130 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 225 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 226 +* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]] 227 +* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]] 131 131 132 132 133 133 134 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 135 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 136 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 137 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 138 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 231 +* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]] 139 139 ))) 140 140 141 141 (% class="box" %) 142 142 ((( 143 143 **Icônes principales** 237 + 238 +* [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement 239 + 240 + 241 + 242 +* [[image:1756370032305-379.png]] Créer un mouvement automatique ultérieurement 243 + 244 + 245 + 246 +* [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement 144 144 ))) 145 145 ))) 146 - 147 -
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