Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

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Rendu

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Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,99 +1,72 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
--(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)
++(% style="height:78px; width:1552px" %)
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les mouvements assurent **la continuité entre l’évènement et la logistique des biens**.
++Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
--Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
++Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
--Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours**.
++Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
  )))
  (((
--= À quoi servent les mouvements dans Flora ? =
++= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
--La **table Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire. Elle assure plusieurs fonctions essentielles :
++La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
--* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
--* (((
--**Renseigner** les données logistiques :
++Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
--* dates prévues et ajustées,
--* lieux de départ et d’arrivée,
--* transporteurs, assurances et commentaires,
--* états de préparation et d’exécution.
--)))
--* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
--* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
--* **Produire** les documents nécessaires (fiches de prêt, bordereaux de transports, listes de contrôle).
++Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
--Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement. Cela garantit la continuité documentaire entre :
++En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
--* le **cadre administratif** (évènement),
--* la **sélection des biens**,
--* la **logistique de leurs déplacements**.
--
  == Cas d'usage ==
--* (((
--**Organiser un prêt sortant : **créer un mouvement de **sortie** pour documenter le **départ**, puis un mouvement d’**entrée** pour le **retour.**
--)))
--* (((
--**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier de restauration, puis une entrée au retour.
++>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
--**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
--)))
--* (((
--**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts (%%)lorsque les biens partent/reviennent à des dates différentes(% style="background-color:transparent" %) (ex. expositions sensibles à la lumière).
--)))
--* (((
--**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique pour assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
--)))
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Astuce**
--Il n’est **pas nécessaire de créer les mouvements immédiatement.**
--Lorsque l’évènement est prévu à long terme, attendez que les paramètres logistiques soient stabilisés (dates, nombre de mouvements, modalités) avant de lancer la planification.
--)))
++>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
--= Comment créer un mouvement ? =
++>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--== Automatique ou manuelle : comment décider ? ==
++>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
--Deux possibilités s’offrent à vous :
++>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
--* **Création automatique** (cas simple)
--** À utiliser lorsque **tous les biens partagent un seul mouvement de départ **(sortie)** et un seul mouvement de retour** (entrée).
--** Génère en un clic deux mouvements (sortie et entrée) : rapide et simple
--** Convient aux situations standards.
++>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
++)))
--* **Création manuelle **(cas complexe)
--** À privilégier lorsque l’évènement implique **plusieurs mouvements distincts, **, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, lots de biens différents).
--** Permet d’ajuster précisément les dates et le contenu de chaque mouvement.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
--En résumé : **automatique pour les cas homogènes, manuelle pour les cas modulaires.**
--
--Dans tous les cas, Un mouvement créé automatiquement peut ensuite être enrichi comme un mouvement manuel.
++* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
  )))
++= Comment créer un mouvement ? =
++
++Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
++
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
++|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
++|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
++
  == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
--* **Condition** : des biens doivent être associés à l’évènement et aucun mouvement ne doit exister.
--* Lors de l’ajout de biens, une fenêtre propose la génération automatique de deux mouvements (sortie + entrée).
--* Les biens sont rattachés directement aux mouvements créés.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
++)))
--Deux options existent.
++Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
  === Création immédiate des mouvements ===
--Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés reliés.
++Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
  [[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -100,10 +100,11 @@
  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  === Création différée des mouvements ===
  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
--Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**, avec la **baguette magique**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
++Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
@@ -127,16 +127,25 @@
  = Choisir une grille de saisie =
--Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
--Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
++)))
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
--|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
--|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
--|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
++Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
++|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
++|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
++|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
++|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
++
  = Renseigner et enregistrer la notice =
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
++)))
++
  Une fois la grille de saisie ouverte,
 . **Remplir les champs** de la grille
@@ -143,25 +143,27 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
 . **Enregistrer la notice. **
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Quel type de mouvement choisir ?**
++[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
--|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
--|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
--|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
--|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
--|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
--|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
--|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
--|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
--|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.
--)))
--[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Quel type de mouvement renseigner ? ==
++Dans Flora, on distingue** plusieurs types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
++|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
++|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
++|(((
++**Transfert-relocalisation**
++
++**Re-localisation **
++
++**Externe-transition**
++)))|Servent à gérer les **déménagements** : ils modifient l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
++|**Interne temporaire**|Sert à indiquer que les biens **sont en déplacement à l’intérieur de l’institution**, par exemple dans le cadre d’un chantier des collections, d’un chantier de marquage, d’une campagne de photographie ou encore pour une mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs.
++
++
++
  = Naviguer entre les évènements et les mouvements =
   Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
@@ -185,30 +185,84 @@
  = Cas particuliers =
--== Gérer les rotations d'œuvres ==
++== Gérer les rotations d'oeuvres ==
--**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**
++Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
-->(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonne pratique :
--Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.
++* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
++)))
  (((
++>(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
++
  [[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.
  )))
--== Gérer les retours partiels ==
++|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
++|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ
++|Entrée|D|T2|entrée anticipée
++|Entrée|E|T3|entrée anticipée
++|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé
++|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé
++|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé
++|Entrée|A|T5|entrée anticipée
++|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes
--Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :
++Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.
--* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),
--* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements
++|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((
++* A : sortie T1, entrée T5
++* D : sortie T1, entrée T2
++* E : sortie T1, entrée T3
++)))
++|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées
++|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6
-->(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.
--Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.
++== Gérer les retours partiels ==
++
++Parfois, ** tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
++
++* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
++* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
++
++>(% class="small" %)Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. Parmi elles : ** 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois** pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
++
  [[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.
++
++|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
++|Sortie|A, B, C, D, E, F, G, H, I, J|T1|Premier départ
++|Entrée|A,B|T2|entrée anticipée
++|Entrée|C, D, E, F, G, H, I, J|T3|entrée finale pour les œuvres restantes
++
++= Retrouver tous les mouvements =
++
++Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
++
++Pour y accéder :
++
++1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
++1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
++1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
++
++[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -222,9 +222,10 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
@@ -246,3 +246,5 @@
  * [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement
  )))
  )))
++
++

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