Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,6 +1,6 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
--(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)
++(% style="height:78px; width:1552px" %)
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -14,69 +14,45 @@
  (((
  = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
--Les **mouvements** assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
++La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
--En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels :
++Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
--* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
--* (((
--**Renseigner** les données logistiques :
++Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
--* dates prévues et ajustées,
--* lieux de départ et d’arrivée,
--* transporteurs, assurances et commentaires,
--* états de préparation et d’exécution.
--)))
--* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
--* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
--* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).
++En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
--Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.
--
  == Cas d'usage ==
--* (((
--**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition.
--)))
--* (((
--**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé.
--)))
--* (((
--**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert/relocalisation** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
--)))
--* (((
--**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
--)))
--* (((
--**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
--)))
++>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Astuce**
--**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.**
--Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.
--)))
++>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
--= Comment créer un mouvement ? =
++>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :
++>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
--* **Création automatique**
++>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
--À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.
++>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
++)))
--* **Création manuelle**
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
--À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.
++* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
++)))
--**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.**
++= Comment créer un mouvement ? =
--Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.
--)))
++Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
++|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
++|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
++
  == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
@@ -97,6 +97,7 @@
  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  === Création différée des mouvements ===
  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
@@ -124,16 +124,25 @@
  = Choisir une grille de saisie =
--Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
--Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
++)))
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
--|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
--|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
--|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
++Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
++|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
++|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
++|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
++|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
++
  = Renseigner et enregistrer la notice =
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
++)))
++
  Une fois la grille de saisie ouverte,
 . **Remplir les champs** de la grille
@@ -140,25 +140,27 @@
 . Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
 . **Enregistrer la notice. **
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Quel type de mouvement choisir ?**
++[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
--|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
--|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
--|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
--|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
--|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
--|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
--|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
--|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
--|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.
--)))
--[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Quel type de mouvement renseigner ? ==
++Dans Flora, on distingue** plusieurs types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
++|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
++|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
++|(((
++**Transfert-relocalisation**
++
++**Re-localisation **
++
++**Externe-transition**
++)))|Servent à gérer les **déménagements** : ils modifient l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
++|**Interne temporaire**|Sert à indiquer que les biens **sont en déplacement à l’intérieur de l’institution**, par exemple dans le cadre d’un chantier des collections, d’un chantier de marquage, d’une campagne de photographie ou encore pour une mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs.
++
++
++
  = Naviguer entre les évènements et les mouvements =
   Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
@@ -182,36 +182,82 @@
  = Cas particuliers =
--== Gérer les rotations d'œuvres ==
++== Gérer les rotations d'oeuvres ==
--**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**
++Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
-->(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonne pratique :
--Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.
++* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
++)))
  (((
++>(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
++
  [[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.
  )))
++|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
++|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ
++|Entrée|D|T2|entrée anticipée
++|Entrée|E|T3|entrée anticipée
++|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé
++|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé
++|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé
++|Entrée|A|T5|entrée anticipée
++|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes
++
++Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.
++
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements
++|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((
++* A : sortie T1, entrée T5
++* D : sortie T1, entrée T2
++* E : sortie T1, entrée T3
++)))
++|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées
++|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6
++
++
++
  == Gérer les retours partiels ==
--Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :
++Parfois, ** tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
--* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),
--* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
++* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
++* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
-->(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.
++>(% class="small" %)Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. Parmi elles : ** 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois** pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
--Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonne pratique :
++* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
++)))
++
  [[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Effectuer des recherches sur les mouvements =
++(% class="wikigeneratedid" %)
++La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.
--Tous les mouvements saisis dans Flora sont centralisés dans une table spécifique, accessible via une interface de recherche dédiée.
++|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
++|Sortie|A, B, C, D, E, F, G, H, I, J|T1|Premier départ
++|Entrée|A,B|T2|entrée anticipée
++|Entrée|C, D, E, F, G, H, I, J|T3|entrée finale pour les œuvres restantes
++
++
++= Retrouver tous les mouvements =
++
++Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
++
  Pour y accéder :
 . Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
@@ -220,6 +220,8 @@
  [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -234,9 +234,10 @@
  (((
  **Aller plus loin**
++* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
@@ -258,3 +258,5 @@
  * [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement
  )))
  )))
++
++

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