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Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/12 16:21
Depuis la version 115.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 16:12
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À la version 43.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 08:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Planifier les mouvements associés
1 +Planifier et suivre les mouvements associés
Contenu
... ... @@ -1,14 +1,10 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2 2  
3 -(% style="height:78px; width:1552px" %)
3 +(% style="height:78px; width:1357px" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
8 -
9 -Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
10 -
11 -Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
7 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
... ... @@ -18,6 +18,13 @@
18 18  
19 19  Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
20 20  
17 +Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
18 +
19 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 +|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 +|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 +|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23 +
21 21  Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
22 22  
23 23  En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
... ... @@ -79,11 +79,6 @@
79 79  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
80 80  Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
81 81  
82 -(% class="box warningmessage" %)
83 -(((
84 -Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.
85 -)))
86 -
87 87  [[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 89  
... ... @@ -129,108 +129,185 @@
129 129  [[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 -== Quel type de mouvement renseigner ? ==
130 += Lier des biens au mouvement =
133 133  
134 -Dans Flora, on distingue** plusieurs types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
132 +== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
135 135  
136 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
137 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
138 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
139 -|(((
140 -**Transfert-relocalisation**
134 +La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
141 141  
142 -**Re-localisation **
136 +Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
143 143  
144 -**Externe-transition**
145 -)))|Servent à gérer les **déménagements** : ils modifient l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
146 -|**Interne temporaire**|Sert à indiquer que les biens **sont en déplacement à l’intérieur de l’institution**, par exemple dans le cadre d’un chantier des collections, d’un chantier de marquage, d’une campagne de photographie ou encore pour une mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs.
138 +Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
147 147  
140 +L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
148 148  
142 +== Comment lier des biens au mouvement ? ==
149 149  
150 -= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
144 +(% class="box warningmessage" %)
145 +(((
146 +Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
147 +)))
151 151  
152 - Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
149 +=== Ajouter des biens ===
153 153  
154 -== Retourner sur la notice d'un évènement ==
151 +1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
152 +1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
153 +1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
154 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
155 155  
156 -Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
156 +[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
159 +[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -== Ouvrir une notice de mouvement ==
162 162  
163 -Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
162 +[[//Résultats : biens liés aux mouvements//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 -[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
165 +=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===
167 167  
168 -[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +Cette fonctionnalité est à utiliser pour les mouvements de retour. Elle permet de recycler la liste des biens introduits dans le précédent mouvement de sortie pour les réintroduire automatiquement dans le mouvement d'entrée
169 169  
170 170  
171 -= Gérer les rotations d'oeuvres =
172 172  
173 -Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
171 += Gérer les biens liés au mouvement =
174 174  
175 -(% class="box successmessage" %)
173 +== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
174 +
175 +Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
176 +
177 +Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
178 +
179 +* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
180 +* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
181 +
182 +(% class="box warningmessage" %)
176 176  (((
177 -Bonne pratique :
184 +Attention :
178 178  
179 -* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
186 +* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
187 +* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
180 180  )))
181 181  
190 +(% class="box successmessage" %)
182 182  (((
183 ->(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
192 +Bonne pratique :
184 184  
185 -[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
195 +)))
186 186  
197 +=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
187 187  
188 -La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.
189 -)))
199 +**Processus pas à pas**
190 190  
191 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
192 -|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ
193 -|Entrée|D|T2|entrée anticipée
194 -|Entrée|E|T3|entrée anticipée
195 -|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé
196 -|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé
197 -|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé
198 -|Entrée|A|T5|entrée anticipée
199 -|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes
201 +1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
202 +1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
203 +1. Enregistrez les modifications.
200 200  
201 -Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.
205 +**Résultats du traitement**
202 202  
203 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements
204 -|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((
205 -* A : sortie T1, entrée T5
206 -* D : sortie T1, entrée T2
207 -* E : sortie T1, entrée T3
207 +* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
208 +* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
209 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
210 +
211 +[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +
216 +
217 +[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
219 +
220 +[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
227 +
228 +**Processus pas à pas**
229 +
230 +1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
231 +1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
232 +1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
233 +1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
234 +1. Validez pour lancer le traitement.
235 +
236 +**Résultats du traitement**
237 +
238 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
239 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
240 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
241 +
242 +[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +
244 +
245 +[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +
247 +
248 +[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +
250 +
251 +[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 +[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +
257 +[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
264 +
265 +Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
266 +
267 +**Résultats du traitement**
268 +
269 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
270 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
271 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
272 +
273 +(% class="box warningmessage" %)
274 +(((
275 +Attention :
276 +
277 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
278 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
208 208  )))
209 -|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées
210 -|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6
211 211  
281 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 213  
214 -= Gérer les retours partiels =
284 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -Parfois, ** tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
217 217  
218 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
219 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
287 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 ->(% class="small" %)Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. Parmi elles : ** 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois** pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
222 222  
223 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
224 224  
292 +Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
225 225  
226 -(% class="wikigeneratedid" %)
227 -La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.
294 +Pour y accéder :
228 228  
229 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
230 -|Sortie|A, B, C, D, E, F, G, H, I, J|T1|Premier départ
231 -|Entrée|A,B|T2|entrée anticipée
232 -|Entrée|C, D, E, F, G, H, I, J|T3|entrée finale pour les œuvres restantes
296 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
297 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
298 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
233 233  
300 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +
302 +
303 += Valider les étapes d'un mouvement =
304 +
305 += Créer un mouvement de retour =
306 +
307 += Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
308 +
234 234  = Retrouver tous les mouvements =
235 235  
236 236  Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
... ... @@ -244,7 +244,6 @@
244 244  [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 246  
247 -
248 248  
249 249  )))
250 250  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -252,7 +252,7 @@
252 252  (((
253 253  **Sommaire**
254 254  
255 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
329 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
256 256  )))
257 257  
258 258  (% class="box" %)
... ... @@ -260,28 +260,22 @@
260 260  **Aller plus loin**
261 261  
262 262  * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
263 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
264 -* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
265 -* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
337 +* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
266 266  
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