Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 1 ajouts, 0 suppressions)
  • 1756735821277-614.png

Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,6 +1,6 @@
1	1	(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2	2
3		-(% style="height:78px; width:1552px" %)
	3	+(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)
4	4	|(% style="width:840px" %)(((
5	5	(% class="box" %)
6	6	(((
...	...	@@ -14,45 +14,69 @@
14	14	(((
15	15	= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16	16
17		-La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
	17	+Les **mouvements** assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
18	18
19		-Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
	19	+En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels :
20	20
21		-Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
	21	+* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
	22	+* (((
	23	+**Renseigner** les données logistiques :
22	22
23		-En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
	25	+* dates prévues et ajustées,
	26	+* lieux de départ et d’arrivée,
	27	+* transporteurs, assurances et commentaires,
	28	+* états de préparation et d’exécution.
	29	+)))
	30	+* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
	31	+* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
	32	+* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).
24	24
	34	+Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.
	35	+
25	25	== Cas d'usage ==
26	26
27		->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
	38	+* (((
	39	+**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition.
	40	+)))
	41	+* (((
	42	+**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé.
	43	+)))
	44	+* (((
	45	+**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert/relocalisation** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
	46	+)))
	47	+* (((
	48	+**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
	49	+)))
	50	+* (((
	51	+**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
	52	+)))
28	28
	54	+(% class="box infomessage" %)
29	29	(((
30		->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
	56	+**Astuce**
	57	+**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.**
	58	+Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.
	59	+)))
31	31
32		->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
	61	+= Comment créer un mouvement ? =
33	33
34		->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
	63	+(% class="box infomessage" %)
	64	+(((
	65	+**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :
35	35
36		->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
	67	+* **Création automatique**
37	37
38		->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
39		-)))
	69	+À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.
40	40
41		-(% class="box successmessage" %)
42		-(((
43		-Bonnes pratiques :
	71	+* **Création manuelle**
44	44
45		-* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
46		-)))
	73	+À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.
47	47
48		-= Comment créer un mouvement ? =
	75	+**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.**
49	49
50		-Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
	77	+Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.
	78	+)))
51	51
52		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
53		-|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
54		-|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
55		-
56	56	== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
57	57
58	58	(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
...	...	@@ -73,7 +73,6 @@
73	73
74	74	[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-
77	77	=== Création différée des mouvements ===
78	78
79	79	Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
...	...	@@ -101,25 +101,16 @@
101	101
102	102	= Choisir une grille de saisie =
103	103
104		-(% class="box warningmessage" %)
105		-(((
106		-À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
107		-)))
	127	+Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
	128	+Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
108	108
109		-Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
	130	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	131	+|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
	132	+|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
	133	+|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
110	110
111		-|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
112		-|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
113		-|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
114		-|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
115		-
116	116	= Renseigner et enregistrer la notice =
117	117
118		-(% class="box warningmessage" %)
119		-(((
120		-À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
121		-)))
122		-
123	123	Une fois la grille de saisie ouverte,
124	124
125	125	1. **Remplir les champs** de la grille
...	...	@@ -126,79 +126,78 @@
126	126	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
127	127	1. **Enregistrer la notice. **
128	128
129		-[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+(% class="box infomessage" %)
	144	+(((
	145	+**Quel type de mouvement choisir ?**
130	130
	147	+|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
	148	+|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
	149	+|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
	150	+|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
	151	+|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
	152	+|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
	153	+|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
	154	+|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
	155	+|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
	156	+|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.
	157	+)))
131	131
132		-== Quel type de mouvement renseigner ? ==
	159	+[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133	133
134		-Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
135	135
136		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
137		-|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
138		-|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
139		-|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
	162	+= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
140	140
141		-= Gérer les rotations d'oeuvres =
	164	+ Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
142	142
143		-Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
	166	+== Retourner sur la notice d'un évènement ==
144	144
145		-(((
146		->(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
	168	+Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
147	147
148		-[[//Mouvements créés pour effectuer des rotations d'oeuvres//>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	170	+[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149	149
150	150
151		-**Chronologie des mouvements : **
152		-)))
	173	+== Ouvrir une notice de mouvement ==
153	153
154		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
155		-|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ
156		-|Entrée|D|T2|entrée anticipée
157		-|Entrée|E|T3|entrée anticipée
158		-|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé
159		-|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé
160		-|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé
161		-|Entrée|A|T5|entrée anticipée
162		-|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes
	175	+Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
163	163
164		-**Résumé des situations : **
	177	+[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165	165
166		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements
167		-|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((
168		-* A : sortie T1, entrée T5
169		-* D : sortie T1, entrée T2
170		-* E : sortie T1, entrée T3
171		-)))
172		-|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées
173		-|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6
174	174
	180	+[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175	175
176	176
177		-= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
	183	+= Cas particuliers =
178	178
179		- Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
	185	+== Gérer les rotations d'œuvres ==
180	180
181		-== Retourner sur la notice d'un évènement ==
	187	+**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**
182	182
183		-Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
	189	+>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.
184	184
185		-[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.
186	186
	193	+(((
	194	+[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	195	+)))
187	187
188		-== Ouvrir une notice de mouvement ==
	197	+== Gérer les retours partiels ==
189	189
190		-Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
	199	+Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :
191	191
192		-[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	201	+* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),
	202	+* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
193	193
	204	+>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.
194	194
195		-[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.
196	196
	208	+[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197	197
198		-= Retrouver tous les mouvements =
199	199
200		-Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
	211	+= Effectuer des recherches sur les mouvements =
201	201
	213	+Tous les mouvements saisis dans Flora sont centralisés dans une table spécifique, accessible via une interface de recherche dédiée.
	214	+
202	202	Pour y accéder :
203	203
204	204	1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
...	...	@@ -207,8 +207,6 @@
207	207
208	208	[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209	209
210		-
211		-
212	212
213	213	)))
214	214	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -223,10 +223,10 @@
223	223	(((
224	224	**Aller plus loin**
225	225
226		-* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
227		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
228		-* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
229		-* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
	237	+* \\
	238	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	239	+* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
	240	+* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
230	230
231	231
232	232
...	...	@@ -248,5 +248,3 @@
248	248	* [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement
249	249	)))
250	250	)))
251		-
252		-

1756735821277-614.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+126.2 KB

Contenu