Code source wiki de Créer un évènement
Version 85.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 15:44
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps. | ||
| 7 | |||
| 8 | Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur. | ||
| 9 | ))) | ||
| 10 | |||
| 11 | ((( | ||
| 12 | = A quoi servent les évènements dans Flora ? = | ||
| 13 | |||
| 14 | La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. | ||
| 15 | |||
| 16 | Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). | ||
| 17 | |||
| 18 | Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. | ||
| 19 | |||
| 20 | En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. | ||
| 21 | |||
| 22 | == Cas d'usage == | ||
| 23 | |||
| 24 | >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt | ||
| 25 | |||
| 26 | ((( | ||
| 27 | >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution | ||
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| 29 | ((( | ||
| 30 | >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante | ||
| 31 | |||
| 32 | ((( | ||
| 33 | >(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) | ||
| 34 | |||
| 35 | >(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse | ||
| 36 | |||
| 37 | >(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites | ||
| 38 | |||
| 39 | >(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) | ||
| 40 | |||
| 41 | >(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis | ||
| 42 | |||
| 43 | >(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis | ||
| 44 | |||
| 45 | >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte | ||
| 46 | |||
| 47 | >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. | ||
| 48 | |||
| 49 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 50 | ((( | ||
| 51 | Bonnes pratiques : | ||
| 52 | |||
| 53 | * **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. | ||
| 54 | * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. | ||
| 55 | * **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. | ||
| 56 | * **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. | ||
| 57 | ))) | ||
| 58 | ))) | ||
| 59 | ))) | ||
| 60 | ))) | ||
| 61 | |||
| 62 | = Comment créer un évènement ? = | ||
| 63 | |||
| 64 | == Depuis la table des évènements == | ||
| 65 | |||
| 66 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 67 | |||
| 68 | [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 69 | |||
| 70 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 71 | |||
| 72 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 73 | |||
| 74 | [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 75 | |||
| 76 | == Depuis une notice de bien == | ||
| 77 | |||
| 78 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** | ||
| 79 | |||
| 80 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 81 | |||
| 82 | [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 83 | |||
| 84 | = Choisir une grille de saisie = | ||
| 85 | |||
| 86 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** | ||
| 87 | |||
| 88 | La grille détermine la structure et les champs affichés. | ||
| 89 | |||
| 90 | Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : | ||
| 91 | |||
| 92 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** | ||
| 93 | |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). | ||
| 94 | |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. | ||
| 95 | |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. | ||
| 96 | |**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. | ||
| 97 | |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. | ||
| 98 | |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). | ||
| 99 | |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. | ||
| 100 | |**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). | ||
| 101 | |**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. | ||
| 102 | |**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. | ||
| 103 | |**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. | ||
| 104 | |**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. | ||
| 105 | |**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) | ||
| 106 | |**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. | ||
| 107 | |||
| 108 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 109 | ((( | ||
| 110 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| 111 | |||
| 112 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : | ||
| 113 | |||
| 114 | * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers | ||
| 115 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 116 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) | ||
| 117 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) | ||
| 118 | |||
| 119 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. | ||
| 120 | ))) | ||
| 121 | |||
| 122 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
| 123 | |||
| 124 | Une fois la grille de saisie ouverte, | ||
| 125 | |||
| 126 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 127 | 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. | ||
| 128 | 1. **Enregistrer la notice. ** | ||
| 129 | |||
| 130 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 131 | ((( | ||
| 132 | Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. | ||
| 133 | Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. | ||
| 134 | |||
| 135 | |=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** | ||
| 136 | |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( | ||
| 137 | * Définit la nature de l’opération. | ||
| 138 | * Conditionne les champs affichés. | ||
| 139 | * Déclenche les règles métiers. | ||
| 140 | * Détermine le workflow. | ||
| 141 | )))|((( | ||
| 142 | * Exposition | ||
| 143 | * Exposition itinérante | ||
| 144 | * Prêt hors exposition | ||
| 145 | * Activité | ||
| 146 | * Vente | ||
| 147 | * Dépôt | ||
| 148 | * Déménagement | ||
| 149 | * Traitement de conservation et analyse | ||
| 150 | * Commission | ||
| 151 | * Etc. | ||
| 152 | ))) | ||
| 153 | |**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( | ||
| 154 | * Affine la description du type choisi. | ||
| 155 | * Permet de différencier des cas spécifiques. | ||
| 156 | )))|((( | ||
| 157 | Pour une exposition : | ||
| 158 | |||
| 159 | * Interne temporaire au musée. | ||
| 160 | * Prêt à une autre institution. | ||
| 161 | ))) | ||
| 162 | |**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( | ||
| 163 | * Distingue les variantes ou étapes d’un type. | ||
| 164 | )))|((( | ||
| 165 | * Activités : concert, colloque, conférence. | ||
| 166 | * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. | ||
| 167 | ))) | ||
| 168 | ))) | ||
| 169 | |||
| 170 | [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 171 | |||
| 172 | |||
| 173 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 174 | ((( | ||
| 175 | Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations. | ||
| 176 | |||
| 177 | Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.** | ||
| 178 | |||
| 179 | [[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 180 | ))) | ||
| 181 | |||
| 182 | |||
| 183 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 184 | ((( | ||
| 185 | Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. | ||
| 186 | ))) | ||
| 187 | |||
| 188 | [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 189 | |||
| 190 | |||
| 191 | = Lier des biens à l'évènement = | ||
| 192 | |||
| 193 | == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == | ||
| 194 | |||
| 195 | Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. | ||
| 196 | |||
| 197 | Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. | ||
| 198 | |||
| 199 | Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. | ||
| 200 | |||
| 201 | En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. | ||
| 202 | |||
| 203 | === Cas d'usage === | ||
| 204 | |||
| 205 | >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage | ||
| 206 | |||
| 207 | ((( | ||
| 208 | >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire | ||
| 209 | |||
| 210 | >(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection | ||
| 211 | |||
| 212 | >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement | ||
| 213 | |||
| 214 | >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation | ||
| 215 | ))) | ||
| 216 | |||
| 217 | == Comment lier des biens à l'évènement ? == | ||
| 218 | |||
| 219 | === Depuis une recherche === | ||
| 220 | |||
| 221 | 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. | ||
| 222 | 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. | ||
| 223 | 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. | ||
| 224 | 1. ((( | ||
| 225 | Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). | ||
| 226 | |||
| 227 | * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. | ||
| 228 | * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. | ||
| 229 | * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. | ||
| 230 | ))) | ||
| 231 | 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. | ||
| 232 | |||
| 233 | [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 234 | |||
| 235 | |||
| 236 | [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 237 | |||
| 238 | |||
| 239 | [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 240 | |||
| 241 | |||
| 242 | [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 243 | |||
| 244 | |||
| 245 | [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 246 | |||
| 247 | |||
| 248 | === Depuis un panier === | ||
| 249 | |||
| 250 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 251 | ((( | ||
| 252 | Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. | ||
| 253 | ))) | ||
| 254 | |||
| 255 | 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** | ||
| 256 | 1. **Sélectionnez le panier** : | ||
| 257 | 1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, | ||
| 258 | 1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. | ||
| 259 | 1. ((( | ||
| 260 | Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). | ||
| 261 | |||
| 262 | * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. | ||
| 263 | * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. | ||
| 264 | * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. | ||
| 265 | ))) | ||
| 266 | 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. | ||
| 267 | |||
| 268 | [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 269 | |||
| 270 | |||
| 271 | [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 272 | |||
| 273 | |||
| 274 | [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 275 | |||
| 276 | |||
| 277 | [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 278 | |||
| 279 | |||
| 280 | === Depuis une notice de bien === | ||
| 281 | |||
| 282 | Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** | ||
| 283 | |||
| 284 | [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 285 | |||
| 286 | |||
| 287 | == Comment ajouter des biens empruntés ? == | ||
| 288 | |||
| 289 | Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations. | ||
| 290 | |||
| 291 | Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes : | ||
| 292 | |||
| 293 | * **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées. | ||
| 294 | * **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés. | ||
| 295 | * **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés). | ||
| 296 | * **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée. | ||
| 297 | |||
| 298 | === Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? === | ||
| 299 | |||
| 300 | Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés : | ||
| 301 | |||
| 302 | * ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**, | ||
| 303 | * ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre), | ||
| 304 | * le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien. | ||
| 305 | |||
| 306 | Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**. | ||
| 307 | |||
| 308 | [[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 309 | |||
| 310 | === Comment saisir des biens empruntés ? === | ||
| 311 | |||
| 312 | ==== **Création directe depuis un évènement** ==== | ||
| 313 | |||
| 314 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures** | ||
| 315 | |||
| 316 | 1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés. | ||
| 317 | 1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie. | ||
| 318 | 1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. | ||
| 319 | 1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable. | ||
| 320 | |||
| 321 | [[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 322 | |||
| 323 | |||
| 324 | [[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 325 | |||
| 326 | |||
| 327 | ==== **Création depuis la table Biens** ==== | ||
| 328 | |||
| 329 | 1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice. | ||
| 330 | 1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**. | ||
| 331 | 1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice. | ||
| 332 | 1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** : | ||
| 333 | |||
| 334 | * soit depuis la **notice de bien**, | ||
| 335 | * soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**. | ||
| 336 | |||
| 337 | [[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 338 | |||
| 339 | |||
| 340 | [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 341 | |||
| 342 | |||
| 343 | [[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 344 | |||
| 345 | |||
| 346 | = Gérer les biens liés à l'évènement = | ||
| 347 | |||
| 348 | Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement. | ||
| 349 | |||
| 350 | [[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 351 | |||
| 352 | |||
| 353 | |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité** | ||
| 354 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail. | ||
| 355 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux. | ||
| 356 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)((( | ||
| 357 | Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). | ||
| 358 | |||
| 359 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures** | ||
| 360 | ))) | ||
| 361 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)((( | ||
| 362 | Ouvre la notice du bien. | ||
| 363 | |||
| 364 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures** | ||
| 365 | ))) | ||
| 366 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)((( | ||
| 367 | Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti. | ||
| 368 | |||
| 369 | (% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures** | ||
| 370 | ))) | ||
| 371 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. | ||
| 372 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage. | ||
| 373 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc. | ||
| 374 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation. | ||
| 375 | |(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée. | ||
| 376 | |(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée. | ||
| 377 | |||
| 378 | == Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? == | ||
| 379 | |||
| 380 | Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire. | ||
| 381 | |||
| 382 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?** | ||
| 383 | |((( | ||
| 384 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 385 | **Refuser un bien** | ||
| 386 | |||
| 387 | [[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 388 | )))|(% style="width:264px" %)((( | ||
| 389 | Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien. | ||
| 390 | |||
| 391 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures** | ||
| 392 | )))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.). | ||
| 393 | |((( | ||
| 394 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 395 | **Supprimer un bien ** | ||
| 396 | |||
| 397 | [[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 398 | )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)((( | ||
| 399 | Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement. | ||
| 400 | |||
| 401 | |||
| 402 | ))) | ||
| 403 | |||
| 404 | = Valider les étapes d'un évènement = | ||
| 405 | |||
| 406 | Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**. | ||
| 407 | Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement : | ||
| 408 | |||
| 409 | |(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action** | ||
| 410 | |(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative | ||
| 411 | |(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement | ||
| 412 | |(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement | ||
| 413 | |(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé | ||
| 414 | |||
| 415 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 416 | ((( | ||
| 417 | Bonne pratique : | ||
| 418 | |||
| 419 | Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement : | ||
| 420 | |||
| 421 | * Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. | ||
| 422 | * Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. | ||
| 423 | ))) | ||
| 424 | |||
| 425 | **Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface : | ||
| 426 | |||
| 427 | |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** | ||
| 428 | |((( | ||
| 429 | (% style="color:#e67e22" %)Orange | ||
| 430 | )))|évènement en préparation | ||
| 431 | |(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours | ||
| 432 | |(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé | ||
| 433 | |||
| 434 | [[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 435 | |||
| 436 | |||
| 437 | [[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 438 | |||
| 439 | |||
| 440 | == Que faire en cas d'erreur ? == | ||
| 441 | |||
| 442 | Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement. | ||
| 443 | |||
| 444 | 1. **Modifiez la notice** de l’évènement. | ||
| 445 | 1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**. | ||
| 446 | 1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification. | ||
| 447 | |||
| 448 | [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 449 | |||
| 450 | |||
| 451 | [[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 452 | |||
| 453 | |||
| 454 | [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 455 | |||
| 456 | |||
| 457 | = Visualiser les évènements depuis la notice du bien = | ||
| 458 | |||
| 459 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** | ||
| 460 | |||
| 461 | Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**. | ||
| 462 | |||
| 463 | Chaque ligne affiche au minimum : | ||
| 464 | |||
| 465 | * **le lieu,** | ||
| 466 | * **le titre,** | ||
| 467 | * **les dates,** | ||
| 468 | * **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.** | ||
| 469 | |||
| 470 | [[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 471 | |||
| 472 | |||
| 473 | = Supprimer un évènement avec des notices liées = | ||
| 474 | |||
| 475 | |||
| 476 | |||
| 477 | |||
| 478 | ))) | ||
| 479 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 480 | (% class="box" %) | ||
| 481 | ((( | ||
| 482 | **Sommaire** | ||
| 483 | |||
| 484 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} | ||
| 485 | ))) | ||
| 486 | |||
| 487 | (% class="box" %) | ||
| 488 | ((( | ||
| 489 | **Aller plus loin** | ||
| 490 | |||
| 491 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 492 | * [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 493 | * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 494 | * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 495 | * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 496 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 497 | ))) | ||
| 498 | |||
| 499 | (% class="box" %) | ||
| 500 | ((( | ||
| 501 | **Icônes principales ** | ||
| 502 | |||
| 503 | |||
| 504 | ))) | ||
| 505 | |||
| 506 | ((( | ||
| 507 | |||
| 508 | ))) | ||
| 509 | ))) | ||
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