Code source wiki de Créer un évènement
Version 50.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 09:17
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
| 8 | |||
| 9 | ((( | ||
| 10 | = A quoi servent les évènements dans Flora ? = | ||
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| 12 | La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. | ||
| 13 | |||
| 14 | Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). | ||
| 15 | |||
| 16 | Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. | ||
| 17 | |||
| 18 | En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. | ||
| 19 | |||
| 20 | == Cas d'usage == | ||
| 21 | |||
| 22 | >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt | ||
| 23 | |||
| 24 | ((( | ||
| 25 | >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution | ||
| 26 | |||
| 27 | ((( | ||
| 28 | >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante | ||
| 29 | |||
| 30 | ((( | ||
| 31 | >(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) | ||
| 32 | |||
| 33 | >(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse | ||
| 34 | |||
| 35 | >(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites | ||
| 36 | |||
| 37 | >(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) | ||
| 38 | |||
| 39 | >(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis | ||
| 40 | |||
| 41 | >(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis | ||
| 42 | |||
| 43 | >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte | ||
| 44 | |||
| 45 | >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. | ||
| 46 | |||
| 47 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 48 | ((( | ||
| 49 | Bonnes pratiques : | ||
| 50 | |||
| 51 | * **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. | ||
| 52 | * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. | ||
| 53 | * **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. | ||
| 54 | * **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. | ||
| 55 | ))) | ||
| 56 | ))) | ||
| 57 | ))) | ||
| 58 | ))) | ||
| 59 | |||
| 60 | = Comment créer un évènement ? = | ||
| 61 | |||
| 62 | == Depuis la table des évènements == | ||
| 63 | |||
| 64 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 65 | |||
| 66 | [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 67 | |||
| 68 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 69 | |||
| 70 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 71 | |||
| 72 | [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 73 | |||
| 74 | == Depuis une notice de bien == | ||
| 75 | |||
| 76 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** | ||
| 77 | |||
| 78 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 79 | |||
| 80 | [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 81 | |||
| 82 | = Choisir une grille de saisie = | ||
| 83 | |||
| 84 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** | ||
| 85 | |||
| 86 | La grille détermine la structure et les champs affichés. | ||
| 87 | |||
| 88 | Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : | ||
| 89 | |||
| 90 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** | ||
| 91 | |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). | ||
| 92 | |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. | ||
| 93 | |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. | ||
| 94 | |**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. | ||
| 95 | |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. | ||
| 96 | |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). | ||
| 97 | |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. | ||
| 98 | |**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). | ||
| 99 | |**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. | ||
| 100 | |**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. | ||
| 101 | |**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. | ||
| 102 | |**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. | ||
| 103 | |**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) | ||
| 104 | |**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. | ||
| 105 | |||
| 106 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 107 | ((( | ||
| 108 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| 109 | |||
| 110 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : | ||
| 111 | |||
| 112 | * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers | ||
| 113 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 114 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) | ||
| 115 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) | ||
| 116 | |||
| 117 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. | ||
| 118 | ))) | ||
| 119 | |||
| 120 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
| 121 | |||
| 122 | Une fois la grille de saisie ouverte, | ||
| 123 | |||
| 124 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 125 | 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. | ||
| 126 | 1. **Enregistrer la notice. ** | ||
| 127 | |||
| 128 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 129 | ((( | ||
| 130 | Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. | ||
| 131 | Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. | ||
| 132 | |||
| 133 | |=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** | ||
| 134 | |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( | ||
| 135 | * Définit la nature de l’opération. | ||
| 136 | * Conditionne les champs affichés. | ||
| 137 | * Déclenche les règles métiers. | ||
| 138 | * Détermine le workflow. | ||
| 139 | )))|((( | ||
| 140 | * Exposition | ||
| 141 | * Exposition itinérante | ||
| 142 | * Prêt hors exposition | ||
| 143 | * Activité | ||
| 144 | * Vente | ||
| 145 | * Dépôt | ||
| 146 | * Déménagement | ||
| 147 | * Traitement de conservation et analyse | ||
| 148 | * Commission | ||
| 149 | * Etc. | ||
| 150 | ))) | ||
| 151 | |**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( | ||
| 152 | * Affine la description du type choisi. | ||
| 153 | * Permet de différencier des cas spécifiques. | ||
| 154 | )))|((( | ||
| 155 | Pour une exposition : | ||
| 156 | |||
| 157 | * Interne temporaire au musée. | ||
| 158 | * Prêt à une autre institution. | ||
| 159 | ))) | ||
| 160 | |**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( | ||
| 161 | * Distingue les variantes ou étapes d’un type. | ||
| 162 | )))|((( | ||
| 163 | * Activités : concert, colloque, conférence. | ||
| 164 | * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. | ||
| 165 | ))) | ||
| 166 | ))) | ||
| 167 | |||
| 168 | [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 169 | |||
| 170 | |||
| 171 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 172 | ((( | ||
| 173 | Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. | ||
| 174 | ))) | ||
| 175 | |||
| 176 | [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 177 | |||
| 178 | |||
| 179 | = Lier des biens à l'évènement = | ||
| 180 | |||
| 181 | == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == | ||
| 182 | |||
| 183 | Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. | ||
| 184 | |||
| 185 | Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. | ||
| 186 | |||
| 187 | Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. | ||
| 188 | |||
| 189 | En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. | ||
| 190 | |||
| 191 | === Cas d'usage === | ||
| 192 | |||
| 193 | >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage | ||
| 194 | |||
| 195 | ((( | ||
| 196 | >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire | ||
| 197 | |||
| 198 | >(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection | ||
| 199 | |||
| 200 | >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement | ||
| 201 | |||
| 202 | >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation | ||
| 203 | ))) | ||
| 204 | |||
| 205 | == Comment lier des biens à l'évènement ? == | ||
| 206 | |||
| 207 | === Depuis une recherche === | ||
| 208 | |||
| 209 | 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. | ||
| 210 | 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. | ||
| 211 | 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. | ||
| 212 | 1. ((( | ||
| 213 | Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). | ||
| 214 | |||
| 215 | * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. | ||
| 216 | * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. | ||
| 217 | * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. | ||
| 218 | ))) | ||
| 219 | 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. | ||
| 220 | |||
| 221 | [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 222 | |||
| 223 | |||
| 224 | [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 225 | |||
| 226 | |||
| 227 | [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 228 | |||
| 229 | |||
| 230 | [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 231 | |||
| 232 | |||
| 233 | [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 234 | |||
| 235 | |||
| 236 | === Depuis un panier === | ||
| 237 | |||
| 238 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 239 | ((( | ||
| 240 | Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. | ||
| 241 | ))) | ||
| 242 | |||
| 243 | 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** | ||
| 244 | 1. **Sélectionnez le panier** : | ||
| 245 | 1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, | ||
| 246 | 1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. | ||
| 247 | 1. ((( | ||
| 248 | Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). | ||
| 249 | |||
| 250 | * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. | ||
| 251 | * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. | ||
| 252 | * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. | ||
| 253 | ))) | ||
| 254 | 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. | ||
| 255 | |||
| 256 | [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 257 | |||
| 258 | |||
| 259 | [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 260 | |||
| 261 | |||
| 262 | [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 263 | |||
| 264 | |||
| 265 | [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 266 | |||
| 267 | |||
| 268 | === Depuis une notice de bien === | ||
| 269 | |||
| 270 | Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** | ||
| 271 | |||
| 272 | [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 273 | |||
| 274 | |||
| 275 | == Comment ajouter des biens empruntés ? == | ||
| 276 | |||
| 277 | Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition. | ||
| 278 | |||
| 279 | Pour ce faire : | ||
| 280 | |||
| 281 | * saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens | ||
| 282 | * si les biens n'ont pas été saisis via le raccourci dans les évènements il faudra les lier manuellement, via un panier ou une recherche par critères. | ||
| 283 | |||
| 284 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 285 | ((( | ||
| 286 | Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Pour éviter toute confusion avec les collections, Les biens empruntés sont typés comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre puis le prêteur est mentionné dans la notice du bien. | ||
| 287 | ))) | ||
| 288 | |||
| 289 | |||
| 290 | |||
| 291 | |||
| 292 | |||
| 293 | |||
| 294 | = Gérer les biens liés à l'évènement = | ||
| 295 | |||
| 296 | |||
| 297 | = Supprimer un évènement avec des notices liées = | ||
| 298 | |||
| 299 | |||
| 300 | |||
| 301 | |||
| 302 | ))) | ||
| 303 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 304 | (% class="box" %) | ||
| 305 | ((( | ||
| 306 | **Sommaire** | ||
| 307 | |||
| 308 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 309 | ))) | ||
| 310 | |||
| 311 | (% class="box" %) | ||
| 312 | ((( | ||
| 313 | **Aller plus loin** | ||
| 314 | |||
| 315 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 316 | * Planifier et suivre les mouvements associés | ||
| 317 | |||
| 318 | |||
| 319 | |||
| 320 | * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 321 | * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 322 | * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 323 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 324 | ))) | ||
| 325 | |||
| 326 | (% class="box" %) | ||
| 327 | ((( | ||
| 328 | **Icônes principales ** | ||
| 329 | ))) | ||
| 330 | |||
| 331 | ((( | ||
| 332 | |||
| 333 | ))) | ||
| 334 | ))) | ||
| 335 | |||
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