Code source wiki de Créer un évènement
Version 48.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 09:13
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
| 8 | |||
| 9 | ((( | ||
| 10 | = A quoi servent les évènements dans Flora ? = | ||
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| 12 | La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. | ||
| 13 | |||
| 14 | Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). | ||
| 15 | |||
| 16 | Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. | ||
| 17 | |||
| 18 | En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. | ||
| 19 | |||
| 20 | == Cas d'usage == | ||
| 21 | |||
| 22 | >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt | ||
| 23 | |||
| 24 | ((( | ||
| 25 | >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution | ||
| 26 | |||
| 27 | ((( | ||
| 28 | >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante | ||
| 29 | |||
| 30 | ((( | ||
| 31 | >(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) | ||
| 32 | |||
| 33 | >(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse | ||
| 34 | |||
| 35 | >(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites | ||
| 36 | |||
| 37 | >(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) | ||
| 38 | |||
| 39 | >(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis | ||
| 40 | |||
| 41 | >(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis | ||
| 42 | |||
| 43 | >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte | ||
| 44 | |||
| 45 | >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. | ||
| 46 | |||
| 47 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 48 | ((( | ||
| 49 | Bonnes pratiques : | ||
| 50 | |||
| 51 | * **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. | ||
| 52 | * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. | ||
| 53 | * **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. | ||
| 54 | * **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. | ||
| 55 | ))) | ||
| 56 | ))) | ||
| 57 | ))) | ||
| 58 | ))) | ||
| 59 | |||
| 60 | = Comment créer un évènement ? = | ||
| 61 | |||
| 62 | == Depuis la table des évènements == | ||
| 63 | |||
| 64 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 65 | |||
| 66 | [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 67 | |||
| 68 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 69 | |||
| 70 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 71 | |||
| 72 | [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 73 | |||
| 74 | == Depuis une notice de bien == | ||
| 75 | |||
| 76 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** | ||
| 77 | |||
| 78 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 79 | |||
| 80 | [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 81 | |||
| 82 | = Choisir une grille de saisie = | ||
| 83 | |||
| 84 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** | ||
| 85 | |||
| 86 | La grille détermine la structure et les champs affichés. | ||
| 87 | |||
| 88 | Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : | ||
| 89 | |||
| 90 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** | ||
| 91 | |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). | ||
| 92 | |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. | ||
| 93 | |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. | ||
| 94 | |**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. | ||
| 95 | |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. | ||
| 96 | |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). | ||
| 97 | |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. | ||
| 98 | |**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). | ||
| 99 | |**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. | ||
| 100 | |**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. | ||
| 101 | |**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. | ||
| 102 | |**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. | ||
| 103 | |**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) | ||
| 104 | |**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. | ||
| 105 | |||
| 106 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 107 | ((( | ||
| 108 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| 109 | |||
| 110 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : | ||
| 111 | |||
| 112 | * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers | ||
| 113 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 114 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) | ||
| 115 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) | ||
| 116 | |||
| 117 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. | ||
| 118 | ))) | ||
| 119 | |||
| 120 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
| 121 | |||
| 122 | Une fois la grille de saisie ouverte, | ||
| 123 | |||
| 124 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 125 | 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. | ||
| 126 | 1. **Enregistrer la notice. ** | ||
| 127 | |||
| 128 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 129 | ((( | ||
| 130 | Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. | ||
| 131 | Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. | ||
| 132 | |||
| 133 | |=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** | ||
| 134 | |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( | ||
| 135 | * Définit la nature de l’opération. | ||
| 136 | * Conditionne les champs affichés. | ||
| 137 | * Déclenche les règles métiers. | ||
| 138 | * Détermine le workflow. | ||
| 139 | )))|((( | ||
| 140 | * Exposition | ||
| 141 | * Exposition itinérante | ||
| 142 | * Prêt hors exposition | ||
| 143 | * Activité | ||
| 144 | * Vente | ||
| 145 | * Dépôt | ||
| 146 | * Déménagement | ||
| 147 | * Traitement de conservation et analyse | ||
| 148 | * Commission | ||
| 149 | * Etc. | ||
| 150 | ))) | ||
| 151 | |**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( | ||
| 152 | * Affine la description du type choisi. | ||
| 153 | * Permet de différencier des cas spécifiques. | ||
| 154 | )))|((( | ||
| 155 | Pour une exposition : | ||
| 156 | |||
| 157 | * Interne temporaire au musée. | ||
| 158 | * Prêt à une autre institution. | ||
| 159 | ))) | ||
| 160 | |**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( | ||
| 161 | * Distingue les variantes ou étapes d’un type. | ||
| 162 | )))|((( | ||
| 163 | * Activités : concert, colloque, conférence. | ||
| 164 | * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. | ||
| 165 | ))) | ||
| 166 | ))) | ||
| 167 | |||
| 168 | [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 169 | |||
| 170 | |||
| 171 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 172 | ((( | ||
| 173 | Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. | ||
| 174 | ))) | ||
| 175 | |||
| 176 | [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 177 | |||
| 178 | |||
| 179 | = Lier des biens à l'évènement = | ||
| 180 | |||
| 181 | == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == | ||
| 182 | |||
| 183 | Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. | ||
| 184 | |||
| 185 | Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. | ||
| 186 | |||
| 187 | Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. | ||
| 188 | |||
| 189 | En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. | ||
| 190 | |||
| 191 | === Cas d'usage === | ||
| 192 | |||
| 193 | >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage | ||
| 194 | |||
| 195 | ((( | ||
| 196 | >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire | ||
| 197 | |||
| 198 | >(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection | ||
| 199 | |||
| 200 | >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement | ||
| 201 | |||
| 202 | >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation | ||
| 203 | ))) | ||
| 204 | |||
| 205 | == Comment lier des biens à l'évènement ? == | ||
| 206 | |||
| 207 | === Depuis une recherche === | ||
| 208 | |||
| 209 | 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. | ||
| 210 | 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. | ||
| 211 | 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. | ||
| 212 | 1. ((( | ||
| 213 | Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). | ||
| 214 | |||
| 215 | * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. | ||
| 216 | * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. | ||
| 217 | * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. | ||
| 218 | ))) | ||
| 219 | 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. | ||
| 220 | |||
| 221 | [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 222 | |||
| 223 | |||
| 224 | [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 225 | |||
| 226 | |||
| 227 | [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 228 | |||
| 229 | |||
| 230 | [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 231 | |||
| 232 | |||
| 233 | [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 234 | |||
| 235 | |||
| 236 | === Depuis un panier === | ||
| 237 | |||
| 238 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 239 | ((( | ||
| 240 | Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. | ||
| 241 | ))) | ||
| 242 | |||
| 243 | 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** | ||
| 244 | 1. **Sélectionnez le panier** : | ||
| 245 | 1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, | ||
| 246 | 1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. | ||
| 247 | 1. ((( | ||
| 248 | Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). | ||
| 249 | |||
| 250 | * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. | ||
| 251 | * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. | ||
| 252 | * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. | ||
| 253 | ))) | ||
| 254 | 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. | ||
| 255 | |||
| 256 | [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 257 | |||
| 258 | |||
| 259 | [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 260 | |||
| 261 | |||
| 262 | [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 263 | |||
| 264 | |||
| 265 | [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 266 | |||
| 267 | |||
| 268 | === Depuis une notice de bien === | ||
| 269 | |||
| 270 | Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** | ||
| 271 | |||
| 272 | [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 273 | |||
| 274 | |||
| 275 | == Comment ajouter des biens empruntés ? == | ||
| 276 | |||
| 277 | Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition. | ||
| 278 | |||
| 279 | Pour ce faire : | ||
| 280 | |||
| 281 | * saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens | ||
| 282 | |||
| 283 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 284 | ((( | ||
| 285 | Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Ils sont type comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre. | ||
| 286 | ))) | ||
| 287 | |||
| 288 | |||
| 289 | |||
| 290 | |||
| 291 | = Gérer les biens liés à l'évènement = | ||
| 292 | |||
| 293 | |||
| 294 | = Supprimer un évènement avec des notices liées = | ||
| 295 | |||
| 296 | |||
| 297 | |||
| 298 | |||
| 299 | ))) | ||
| 300 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 301 | (% class="box" %) | ||
| 302 | ((( | ||
| 303 | **Sommaire** | ||
| 304 | |||
| 305 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 306 | ))) | ||
| 307 | |||
| 308 | (% class="box" %) | ||
| 309 | ((( | ||
| 310 | **Aller plus loin** | ||
| 311 | |||
| 312 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 313 | * Planifier et suivre les mouvements associés | ||
| 314 | |||
| 315 | |||
| 316 | |||
| 317 | * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 318 | * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 319 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 320 | ))) | ||
| 321 | |||
| 322 | (% class="box" %) | ||
| 323 | ((( | ||
| 324 | **Icônes principales ** | ||
| 325 | ))) | ||
| 326 | |||
| 327 | ((( | ||
| 328 | |||
| 329 | ))) | ||
| 330 | ))) | ||
| 331 | |||
| 332 | |||
| 333 | |||
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