Créer un évènement

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

)))

(((

= A quoi servent les évènements dans Flora ? =

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La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.

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14

Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).

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16

Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.

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18

En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt

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(((

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>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution

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(((

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>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante

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(((

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>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

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33

>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse

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>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

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>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)

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>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

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>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis

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43

>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte

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>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.

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48

(% class="box successmessage" %)

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Bonnes pratiques :

* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.

53

* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.

54

* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.

55

* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.

)))

)))

)))

)))

= Comment créer un évènement ? =

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== Depuis la table des évènements ==

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65

Cliquez sur l'icône de **création**

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67

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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69

== Depuis le tableau de bord ==

70

71

Cliquez sur l'icône de **création**

72

73

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

== Depuis une notice de bien ==

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77

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

78

79

Cliquez sur l'icône de **création**

80

81

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

= Choisir une grille de saisie =

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **

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87

La grille détermine la structure et les champs affichés.

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89

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

92

|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).

93

|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.

94

|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.

95

|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.

96

|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.

97

|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).

98

|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.

99

|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).

100

|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.

101

|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.

102

|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.

103

|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.

104

|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)

105

|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

109

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

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111

L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

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* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

114

* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

115

* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

116

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

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118

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

119

)))

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121

= Renseigner et enregistrer la notice =

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123

Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.

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1. **Enregistrer la notice. **

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129

(% class="box warningmessage" %)

130

(((

131

Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.

132

Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.

133

134

|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**

135

|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((

136

* Définit la nature de l’opération.

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* Conditionne les champs affichés.

138

* Déclenche les règles métiers.

139

* Détermine le workflow.

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)))|(((

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* Exposition

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* Exposition itinérante

143

* Prêt hors exposition

* Activité

* Vente

* Dépôt

* Déménagement

* Traitement de conservation et analyse

* Commission

* Etc.

)))

|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((

153

* Affine la description du type choisi.

154

* Permet de différencier des cas spécifiques.

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)))|(((

156

Pour une exposition :

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* Interne temporaire au musée.

159

* Prêt à une autre institution.

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)))

161

|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((

162

* Distingue les variantes ou étapes d’un type.

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)))|(((

164

* Activités : concert, colloque, conférence.

165

* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

)))

)))

[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box successmessage" %)

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(((

174

Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

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)))

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[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Lier des biens à l'évènement =

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== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==

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184

Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

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186

Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.

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188

Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.

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190

En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.

=== Cas d'usage ===

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

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(((

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>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

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199

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

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201

>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

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203

>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation

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)))

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== Comment lier des biens à l'évènement ? ==

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208

=== Depuis une recherche ===

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[[image:1756189551512-755.png]]

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=== Depuis un panier ===

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[[image:1756189595062-434.png]]

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218

=== Depuis une notice de bien ===

219

220

Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.

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222

[[image:1756189739419-363.png]]

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225

== Comment ajouter des biens empruntés ? ==

= Supprimer un évènement avec des notices liées =

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

248

* Planifier et suivre les mouvements associés

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

253

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

254

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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**Icônes principales **

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Code source wiki de Créer un évènement