Créer un évènement

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.

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== Contenu principal ==

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* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)

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* Organisme(s) impliqué(s)

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* Dates (prévisionnelles, réelles)

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* Description, responsables

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* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)

== Liens ==

* Rattache une ou plusieurs notices de biens

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* Peut contenir plusieurs mouvements

== Avantages ==

* Donne une structure logique à toutes les actions de régie

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* Permet le suivi transversal des opérations

33

* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt

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(((

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>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution

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(((

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>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante

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(((

46

>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

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>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse

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>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

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>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)

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>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

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>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis

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>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte

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>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.

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* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.

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* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.

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* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.

)))

)))

)))

)))

= Comment créer un évènement ? =

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== Depuis la table des évènements ==

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80

Cliquez sur l'icône de **création**

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[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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84

== Depuis le tableau de bord ==

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86

Cliquez sur l'icône de **création**

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88

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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90

== Depuis une notice de bien ==

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92

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

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94

Cliquez sur l'icône de **création**

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96

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

97

98

= Choisir une grille de saisie =

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100

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **

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102

La grille détermine la structure et les champs affichés.

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104

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

107

|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).

108

|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.

109

|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.

110

|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.

111

|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.

112

|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).

113

|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.

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|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).

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|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.

116

|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.

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|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.

118

|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.

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|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)

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|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

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122

(% class="box infomessage" %)

123

(((

124

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

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L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

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128

* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

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* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

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* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

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* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

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133

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

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)))

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.

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1. **Enregistrer la notice. **

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(% class="box warningmessage" %)

145

(((

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Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.

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Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.

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|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**

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|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((

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* Définit la nature de l’opération.

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* Conditionne les champs affichés.

153

* Déclenche les règles métiers.

154

* Détermine le workflow.

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)))|(((

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* Exposition

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* Exposition itinérante

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* Prêt hors exposition

* Activité

* Vente

* Dépôt

* Déménagement

* Traitement de conservation et analyse

* Commission

* Etc.

)))

|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((

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* Affine la description du type choisi.

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* Permet de différencier des cas spécifiques.

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)))|(((

171

Pour une exposition :

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* Interne temporaire au musée.

174

* Prêt à une autre institution.

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)))

176

|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((

177

* Distingue les variantes ou étapes d’un type.

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)))|(((

179

* Activités : concert, colloque, conférence.

180

* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

)))

)))

[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Lier des biens à l'évènement =

188

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== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==

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=== Rôle fonctionnel ===

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Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.

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=== Contenu principal ===

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* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)

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* Dimensions pour emballage (si différentes)

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* Cartel spécifique, fiche de prêt liée

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* Commentaire logistique ou scénographique

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* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)

=== Liens ===

* Dépend directement de la table Évènement

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* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements

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* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien

=== Avantages ===

* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement

212

* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine

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* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement

=== Cas d'usage ===

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

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(((

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>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

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222

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

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224

>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

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226

>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation

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)))

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== Comment lier des biens à l'évènement ? ==

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=== Depuis une recherche ===

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=== Depuis un panier ===

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=== Depuis une notice de bien ===

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== Comment ajouter des biens empruntés ? ==

= Supprimer un évènement avec des notices liées =

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

260

* Planifier et suivre les mouvements associés

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

265

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]

266

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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**Icônes principales **

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Code source wiki de Créer un évènement