Code source wiki de Créer un évènement

Version 43.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 08:08

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version	line-number	content
6.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.19 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
4.1	8
5.1	9	(((
7.1	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
4.1	11
15.1	12	== Rôle fonctionnel ==
4.1	13
15.1	14	C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	15
	16	== Contenu principal ==
	17
	18	* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	* Organisme(s) impliqué(s)
	20	* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	* Description, responsables
	22	* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	23
	24	== Liens ==
	25
	26	* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	* Peut contenir plusieurs mouvements
	28
	29	== Avantages ==
	30
	31	* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	* Permet le suivi transversal des opérations
	33	* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34
	35	== Cas d'usage ==
	36
26.1	37	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
15.1	38
26.1	39	(((
27.1	40	>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
25.1	41
27.1	42	(((
28.1	43	>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
25.1	44
28.1	45	(((
	46	>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
25.1	47
28.1	48	>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
25.1	49
28.1	50	>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
25.1	51
28.1	52	>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
25.1	53
28.1	54	>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
25.1	55
28.1	56	>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
25.1	57
28.1	58	>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
25.1	59
28.1	60	>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
34.1	61
	62
	63	(% class="box successmessage" %)
	64	(((
	65	Bonnes pratiques :
35.1	66
42.1	67	* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
35.1	68	* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	69	* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	70	* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
25.1	71	)))
26.1	72	)))
27.1	73	)))
34.1	74	)))
25.1	75
7.1	76	= Comment créer un évènement ? =
5.1	77
7.1	78	== Depuis la table des évènements ==
5.1	79
6.1	80	Cliquez sur l'icône de création
5.1	81
9.1	82	[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	83
7.1	84	== Depuis le tableau de bord ==
6.1	85
	86	Cliquez sur l'icône de création
	87
	88	[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89
9.1	90	== Depuis une notice de bien ==
6.1	91
14.1	92	(% class="mark small" %)Version 4.5.30 et ultérieures
13.1	93
6.1	94	Cliquez sur l'icône de création
	95
9.1	96	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	97
7.1	98	= Choisir une grille de saisie =
6.1	99
38.1	100	(% class="mark small" %)Version 4.5.39 et ultérieures(%%)
37.1	101
6.1	102	La grille détermine la structure et les champs affichés.
	103
	104	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	105
30.1	106	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Libellé de la grille\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation principale
	107	\|Commission\|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	108	\|Déménagement\|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	109	\|Dépôt de plainte\|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	110	\|Exposition temporaire au musée\|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	111	\|Mise en dépôt (ou régularisation)\|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	112	\|Mvt int : Chantier de collections\|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	113	\|Mvt int : Marquage\|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	114	\|Mvt int : Mise à disposition sur place\|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	115	\|Mvt int : Photographie\|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	116	\|Mvt int : Temporaire\|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	117	\|Prêt (autres que pour une exposition)\|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	118	\|Prêts (pour exposition dans une autre institution)\|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	119	\|Tous les champs\|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	120	\|Traitement de conservation et analyse\|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
6.1	121
10.1	122	(% class="box infomessage" %)
	123	(((
	124	Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
	125
	126	L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
	127
	128	* Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
	129	* Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	130	* Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	131	* Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	132
	133	Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
11.1	134	)))
10.1	135
6.1	136	= Renseigner et enregistrer la notice =
	137
34.1	138	Une fois la grille de saisie ouverte,
33.1	139
34.1	140	1. Remplir les champs de la grille
	141	1. Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
	142	1. Enregistrer la notice.
	143
38.1	144	(% class="box warningmessage" %)
	145	(((
39.1	146	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le type, le sous-type et la catégorie.
	147	Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	148
	149	\|=Champ\|=Définition\|=Rôle principal\|=Exemples
	150	\|Type d’évènement\|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.\|(((
	151	* Définit la nature de l’opération.
	152	* Conditionne les champs affichés.
	153	* Déclenche les règles métiers.
	154	* Détermine le workflow.
	155	)))\|(((
	156	* Exposition
	157	* Exposition itinérante
	158	* Prêt hors exposition
	159	* Activité
	160	* Vente
	161	* Dépôt
	162	* Déménagement
	163	* Traitement de conservation et analyse
	164	* Commission
	165	* Etc.
38.1	166	)))
39.1	167	\|Sous-type d’évènement\|Champ de précision supplémentaire lié au type.\|(((
	168	* Affine la description du type choisi.
	169	* Permet de différencier des cas spécifiques.
	170	)))\|(((
	171	Pour une exposition :
38.1	172
39.1	173	* Interne temporaire au musée.
	174	* Prêt à une autre institution.
	175	)))
	176	\|Catégorie\|Champ de classification complémentaire.\|(((
	177	* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	178	)))\|(((
	179	* Activités : concert, colloque, conférence.
	180	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	181	)))
	182	)))
	183
36.1	184	[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34.1	185
38.1	186
7.1	187	= Lier des biens à l'évènement =
6.1	188
7.1	189	== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
6.1	190
32.1	191	=== Rôle fonctionnel ===
6.1	192
32.1	193	Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
6.1	194
32.1	195	=== Contenu principal ===
6.1	196
32.1	197	* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	198	* Dimensions pour emballage (si différentes)
	199	* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	200	* Commentaire logistique ou scénographique
	201	* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	202
	203	=== Liens ===
	204
	205	* Dépend directement de la table Évènement
	206	* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	207	* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	208
	209	=== Avantages ===
	210
	211	* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	212	* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	213	* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	214
	215	=== Cas d'usage ===
	216
33.1	217	>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
32.1	218
33.1	219	(((
	220	>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
32.1	221
33.1	222	>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
32.1	223
33.1	224	>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
32.1	225
33.1	226	>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	227	)))
32.1	228
33.1	229	== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
32.1	230
34.1	231	=== Depuis une recherche ===
32.1	232
34.1	233	=== Depuis un panier ===
32.1	234
34.1	235	=== Depuis une notice de bien ===
32.1	236
34.1	237	== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
32.1	238
	239
	240
42.1	241	= Supprimer un évènement avec des notices liées =
41.1	242
	243
	244
5.1	245
	246	)))
	247	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	248	(% class="box" %)
	249	(((
	250	Sommaire
13.1	251
	252	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	253	)))
	254
	255	(% class="box" %)
	256	(((
	257	Aller plus loin
6.1	258
9.1	259	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome\|\|target="_blank"]]
7.1	260	* Planifier et suivre les mouvements associés
42.1	261
	262
	263
8.1	264	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome\|\|target="_blank"]]
43.1	265	* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers\|\|rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
12.1	266	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	267	)))
	268
	269	(% class="box" %)
	270	(((
	271	Icônes principales
	272	)))
	273
	274	(((
	275
	276	)))
	277	)))
	278
	279
	280
	281
1.1	282
	283
	284
	285
	286
2.1	287

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