Créer un évènement

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.

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8

Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.

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10

Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.

)))

(((

= À quoi servent les évènements dans Flora ? =

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16

La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.

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18

Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.

Elle permet de :

* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération

23

** le **titre** et le **type d’évènement** ,

24

** les **organismes impliqués**,

25

** les **dates prévisionnelles et réelles**,

26

** une **description** et les **responsables** de l’opération,

27

** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).

28

* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.

29

* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.

= Cas d'usage =

== Organiser une exposition temporaire du musée ==

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37

Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.

38

39

== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==

40

41

Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.

42

43

== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==

44

45

Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.

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47

== Préparer un dépôt sortant ==

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49

Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.

50

51

== Suivre un déménagement ==

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53

Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.

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55

== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==

56

57

Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.

58

59

== Formaliser une commission ==

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61

Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.

62

63

== Tracer un évènement interne ==

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65

Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe

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67

= Comment créer une notice évènement ? =

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(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.

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* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.

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)))

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== Depuis la table des évènements ==

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79

Cliquez sur l'icône de **création**

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81

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

== Depuis le tableau de bord ==

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85

Cliquez sur l'icône de **création**

86

87

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

88

89

== Depuis une notice de bien ==

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91

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

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93

Cliquez sur l'icône de **création**

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95

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

97

= Sélectionner la grille de saisie adéquate =

98

99

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **

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101

**La grille détermine la structure et les champs affichés.**

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103

Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :

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105

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

106

|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).

107

|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.

108

|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.

109

|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.

110

|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.

111

|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).

112

|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.

113

|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).

114

|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.

115

|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.

116

|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.

117

|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.

118

|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)

119

|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

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121

(% class="box infomessage" %)

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(((

123

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

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125

L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

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127

* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

128

* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données

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* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

130

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

131

132

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

133

)))

134

135

= Renseigner et enregistrer la notice =

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137

Une fois la grille de saisie ouverte,

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139

1. **Remplir les champs** de la grille

140

1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.

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1. **Enregistrer la notice. **

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143

(% class="box infomessage" %)

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(((

145

**Astuce**

146

Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.

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)))

148

149

[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

150

151

== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==

152

153

Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.

154

Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.

155

156

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**

157

|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((

158

* Définit la nature de l’opération.

159

* Conditionne les champs affichés.

160

* Déclenche les règles métiers.

161

* Détermine le workflow.

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)))|(((

163

* Exposition

164

* Exposition itinérante

165

* Prêt hors exposition

* Activité

* Vente

* Dépôt

* Déménagement

* Traitement de conservation et analyse

* Commission

* Etc.

)))

|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((

175

* Affine la description du type choisi.

176

* Permet de différencier des cas spécifiques.

177

)))|(((

178

Pour une exposition :

179

180

* Interne temporaire au musée.

181

* Prêt à une autre institution.

182

)))

183

|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((

184

* Distingue les variantes ou étapes d’un type.

185

)))|(((

186

* Activités : concert, colloque, conférence.

187

* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

188

)))

189

190

[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

= Afficher ou masquer la description de l'évènement =

193

194

Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

195

196

[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]

213

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

214

215

* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]

216

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

217

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

218

219

* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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**Icônes principales **