Saisir un évènement

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.

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Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.

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= A quoi servent les évènements dans Flora ? =

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La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.

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On y saisit notamment :

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* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),

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* les **organismes impliqués**,

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* les **dates prévisionnelles et réelles**,

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* une **description** et les **responsables** de l’opération,

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* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).

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La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.

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Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.

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En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.

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>(% class="small" %)**Cas d'usage**

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>(% class="small" %)Organiser une exposition temporaire(%%)(((

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* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).

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* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.

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)))

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>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant**Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.

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>(% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.

38

>(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).

39

>(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.

40

>(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).

41

>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).

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>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.

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(% class="box successmessage" %)

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Bonnes pratiques :

* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.

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* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.

55

* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.

56

* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.

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= Comment créer un évènement ? =

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== Depuis la table des évènements ==

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Cliquez sur l'icône de **création**

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68

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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70

== Depuis le tableau de bord ==

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72

Cliquez sur l'icône de **création**

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74

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

== Depuis une notice de bien ==

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78

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

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80

Cliquez sur l'icône de **création**

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82

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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84

= Choisir une grille de saisie =

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **

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La grille détermine la structure et les champs affichés.

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Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

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|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).

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|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.

95

|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.

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|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.

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|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.

98

|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).

99

|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.

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|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).

101

|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.

102

|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.

103

|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.

104

|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.

105

|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)

106

|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

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(% class="box infomessage" %)

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**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

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L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

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* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

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* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

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* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

117

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

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Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.

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1. **Enregistrer la notice. **

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[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==

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Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.

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Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**

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|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((

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* Définit la nature de l’opération.

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* Conditionne les champs affichés.

142

* Déclenche les règles métiers.

143

* Détermine le workflow.

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)))|(((

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* Exposition

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* Exposition itinérante

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* Prêt hors exposition

* Activité

* Vente

* Dépôt

* Déménagement

* Traitement de conservation et analyse

* Commission

* Etc.

)))

|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((

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* Affine la description du type choisi.

158

* Permet de différencier des cas spécifiques.

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)))|(((

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Pour une exposition :

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* Interne temporaire au musée.

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* Prêt à une autre institution.

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|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((

166

* Distingue les variantes ou étapes d’un type.

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)))|(((

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* Activités : concert, colloque, conférence.

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* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

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)))

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[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==

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Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.

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(% class="box warningmessage" %)

(((

Attention :

* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.

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* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.

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)))

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[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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193

[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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199

= Afficher ou masquer la description de l'évènement =

200

201

Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

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203

[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

225

* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]

226

* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]

227

* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]

228

* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]

229

230

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

231

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

232

233

* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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**Icônes principales **