Code source wiki de Saisir un évènement
Version 129.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 13:58
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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6.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** |
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4.1 | 2 | |
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5.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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120.1 | 6 | La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps. |
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72.1 | 7 | |
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120.1 | 8 | Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur. |
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5.1 | 9 | ))) |
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4.1 | 10 | |
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5.1 | 11 | ((( |
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120.1 | 12 | = A quoi servent les évènements dans Flora ? = |
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4.1 | 13 | |
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128.1 | 14 | La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements. |
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4.1 | 15 | |
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128.1 | 16 | On y saisit notamment : |
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15.1 | 17 | |
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128.1 | 18 | * le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.), |
| 19 | * les **organismes impliqués**, | ||
| 20 | * les **dates prévisionnelles et réelles**, | ||
| 21 | * une **description** et les **responsables** de l’opération, | ||
| 22 | * l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé). | ||
| |
15.1 | 23 | |
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128.1 | 24 | La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération. |
| 25 | Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique. | ||
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15.1 | 26 | |
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128.1 | 27 | En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps. |
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15.1 | 28 | |
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128.1 | 29 | >(% class="small" %)**Cas d'usage** |
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15.1 | 30 | |
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129.1 | 31 | >(% class="small" %)Organiser une exposition temporaire(%%)((( |
| 32 | * (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux). | ||
| 33 | * (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements. | ||
| 34 | ))) | ||
| 35 | |||
| 36 | >(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant**Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire. | ||
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128.1 | 37 | >(% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).**Préparer un dépôt sortant**Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire. |
| 38 | >(% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). | ||
| 39 | >(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates. | ||
| 40 | >(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués). | ||
| |
129.1 | 41 | >(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire). |
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128.1 | 42 | >(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ. |
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25.1 | 43 | |
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27.1 | 44 | ((( |
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28.1 | 45 | ((( |
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128.1 | 46 | ((( |
| 47 | |||
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25.1 | 48 | |
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34.1 | 49 | (% class="box successmessage" %) |
| 50 | ((( | ||
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119.1 | 51 | Bonnes pratiques : |
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35.1 | 52 | |
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119.1 | 53 | * **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. |
| 54 | * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. | ||
| 55 | * **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. | ||
| 56 | * **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. | ||
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25.1 | 57 | ))) |
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26.1 | 58 | ))) |
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27.1 | 59 | ))) |
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34.1 | 60 | ))) |
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25.1 | 61 | |
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119.1 | 62 | = Comment créer un évènement ? = |
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5.1 | 63 | |
| |
119.1 | 64 | == Depuis la table des évènements == |
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5.1 | 65 | |
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119.1 | 66 | Cliquez sur l'icône de **création** |
| |
5.1 | 67 | |
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9.1 | 68 | [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
6.1 | 69 | |
| |
119.1 | 70 | == Depuis le tableau de bord == |
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6.1 | 71 | |
| |
119.1 | 72 | Cliquez sur l'icône de **création** |
| |
6.1 | 73 | |
| 74 | [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 75 | |||
| |
119.1 | 76 | == Depuis une notice de bien == |
| |
6.1 | 77 | |
| |
119.1 | 78 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** |
| |
13.1 | 79 | |
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119.1 | 80 | Cliquez sur l'icône de **création** |
| |
6.1 | 81 | |
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9.1 | 82 | [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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6.1 | 83 | |
| |
119.1 | 84 | = Choisir une grille de saisie = |
| |
6.1 | 85 | |
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119.1 | 86 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** |
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37.1 | 87 | |
| |
119.1 | 88 | La grille détermine la structure et les champs affichés. |
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6.1 | 89 | |
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119.1 | 90 | Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : |
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6.1 | 91 | |
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119.1 | 92 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** |
| 93 | |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). | ||
| 94 | |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. | ||
| 95 | |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. | ||
| 96 | |**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. | ||
| 97 | |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. | ||
| 98 | |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). | ||
| 99 | |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. | ||
| 100 | |**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). | ||
| 101 | |**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. | ||
| 102 | |**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. | ||
| 103 | |**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. | ||
| 104 | |**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. | ||
| 105 | |**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) | ||
| 106 | |**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. | ||
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6.1 | 107 | |
| |
10.1 | 108 | (% class="box infomessage" %) |
| 109 | ((( | ||
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119.1 | 110 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** |
| |
10.1 | 111 | |
| |
119.1 | 112 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : |
| |
10.1 | 113 | |
| |
119.1 | 114 | * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers |
| 115 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 116 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) | ||
| 117 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) | ||
| |
10.1 | 118 | |
| |
119.1 | 119 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. |
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11.1 | 120 | ))) |
| |
10.1 | 121 | |
| |
119.1 | 122 | = Renseigner et enregistrer la notice = |
| |
6.1 | 123 | |
| |
119.1 | 124 | Une fois la grille de saisie ouverte, |
| |
33.1 | 125 | |
| |
119.1 | 126 | 1. **Remplir les champs** de la grille |
| 127 | 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. | ||
| 128 | 1. **Enregistrer la notice. ** | ||
| |
34.1 | 129 | |
| |
113.1 | 130 | [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 131 | |||
| 132 | |||
| |
119.1 | 133 | == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? == |
| |
113.1 | 134 | |
| |
119.1 | 135 | Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. |
| 136 | Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. | ||
| |
39.1 | 137 | |
| |
119.1 | 138 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples** |
| 139 | |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( | ||
| 140 | * Définit la nature de l’opération. | ||
| 141 | * Conditionne les champs affichés. | ||
| 142 | * Déclenche les règles métiers. | ||
| 143 | * Détermine le workflow. | ||
| |
39.1 | 144 | )))|((( |
| |
119.1 | 145 | * Exposition |
| 146 | * Exposition itinérante | ||
| 147 | * Prêt hors exposition | ||
| 148 | * Activité | ||
| 149 | * Vente | ||
| 150 | * Dépôt | ||
| 151 | * Déménagement | ||
| 152 | * Traitement de conservation et analyse | ||
| 153 | * Commission | ||
| 154 | * Etc. | ||
| |
38.1 | 155 | ))) |
| |
119.1 | 156 | |**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( |
| 157 | * Affine la description du type choisi. | ||
| 158 | * Permet de différencier des cas spécifiques. | ||
| |
39.1 | 159 | )))|((( |
| |
119.1 | 160 | Pour une exposition : |
| |
38.1 | 161 | |
| |
119.1 | 162 | * Interne temporaire au musée. |
| 163 | * Prêt à une autre institution. | ||
| |
39.1 | 164 | ))) |
| |
119.1 | 165 | |**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( |
| 166 | * Distingue les variantes ou étapes d’un type. | ||
| |
39.1 | 167 | )))|((( |
| |
119.1 | 168 | * Activités : concert, colloque, conférence. |
| 169 | * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. | ||
| |
39.1 | 170 | ))) |
| 171 | |||
| |
118.1 | 172 | [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
114.1 | 173 | |
| |
115.1 | 174 | |
| |
119.1 | 175 | == Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination == |
| |
118.1 | 176 | |
| |
119.1 | 177 | Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations. |
| |
118.1 | 178 | |
| |
115.1 | 179 | (% class="box warningmessage" %) |
| 180 | ((( | ||
| |
119.1 | 181 | Attention : |
| |
115.1 | 182 | |
| |
119.1 | 183 | * Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement. |
| 184 | * Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés. | ||
| |
116.1 | 185 | ))) |
| |
115.1 | 186 | |
| |
118.1 | 187 | [[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
115.1 | 188 | |
| |
116.1 | 189 | |
| |
118.1 | 190 | [[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
116.1 | 191 | |
| |
118.1 | 192 | |
| 193 | [[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 194 | |||
| 195 | |||
| |
116.1 | 196 | [[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 197 | |||
| 198 | |||
| |
113.1 | 199 | = Afficher ou masquer la description de l'évènement = |
| |
89.1 | 200 | |
| |
113.1 | 201 | Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. |
| |
83.1 | 202 | |
| |
113.1 | 203 | [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
89.1 | 204 | |
| 205 | |||
| |
6.1 | 206 | |
| 207 | |||
| |
59.1 | 208 | |
| |
129.1 | 209 | |
| |
5.1 | 210 | |
| 211 | ))) | ||
| 212 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 213 | (% class="box" %) | ||
| 214 | ((( | ||
| 215 | **Sommaire** | ||
| |
13.1 | 216 | |
| |
94.1 | 217 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| |
5.1 | 218 | ))) |
| 219 | |||
| 220 | (% class="box" %) | ||
| 221 | ((( | ||
| 222 | **Aller plus loin** | ||
| |
6.1 | 223 | |
| |
9.1 | 224 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] |
| |
127.3 | 225 | * [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| |
127.5 | 226 | * [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| |
127.4 | 227 | * [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] |
| |
127.6 | 228 | * [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| |
109.1 | 229 | |
| |
8.1 | 230 | * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] |
| |
12.1 | 231 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] |
| |
109.1 | 232 | |
| |
96.1 | 233 | * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]] |
| |
5.1 | 234 | ))) |
| 235 | |||
| 236 | (% class="box" %) | ||
| 237 | ((( | ||
| 238 | **Icônes principales ** | ||
| |
79.1 | 239 | |
| |
104.1 | 240 | * [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement |
| |
79.1 | 241 | |
| |
103.1 | 242 | |
| |
104.1 | 243 | * [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord |
| |
103.1 | 244 | |
| 245 | |||
| |
109.1 | 246 | * [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien |
| |
103.1 | 247 | |
| 248 | |||
| |
5.1 | 249 | ))) |
| 250 | |||
| 251 | ((( | ||
| 252 | |||
| 253 | ))) | ||
| 254 | ))) | ||
| 255 | |||
| 256 | |||
| 257 | |||
| 258 | |||
| |
2.1 | 259 |