Saisir un évènement

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.

7

8

Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.

)))

(((

= A quoi servent les évènements dans Flora ? =

13

14

La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.

15

16

Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).

17

18

Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.

19

20

En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt

25

26

(((

27

>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution

28

29

(((

30

>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante

31

32

(((

33

>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

34

35

>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse

36

37

>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

38

39

>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)

40

41

>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

42

43

>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis

44

45

>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte

46

47

>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.

48

49

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.

54

* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.

55

* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.

56

* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.

)))

)))

)))

)))

= Comment créer un évènement ? =

63

64

== Depuis la table des évènements ==

65

66

Cliquez sur l'icône de **création**

67

68

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

69

70

== Depuis le tableau de bord ==

71

72

Cliquez sur l'icône de **création**

73

74

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

== Depuis une notice de bien ==

77

78

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

79

80

Cliquez sur l'icône de **création**

81

82

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

= Choisir une grille de saisie =

85

86

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **

87

88

La grille détermine la structure et les champs affichés.

89

90

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

91

92

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

93

|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).

94

|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.

95

|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.

96

|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.

97

|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.

98

|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).

99

|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.

100

|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).

101

|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.

102

|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.

103

|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.

104

|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.

105

|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)

106

|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.

107

108

(% class="box infomessage" %)

109

(((

110

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

111

112

L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

113

114

* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

115

* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

116

* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

117

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

118

119

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

120

)))

121

122

= Renseigner et enregistrer la notice =

123

124

Une fois la grille de saisie ouverte,

125

126

1. **Remplir les champs** de la grille

127

1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.

128

1. **Enregistrer la notice. **

129

130

(% class="box warningmessage" %)

131

(((

132

Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.

133

Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.

134

135

|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**

136

|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((

137

* Définit la nature de l’opération.

138

* Conditionne les champs affichés.

139

* Déclenche les règles métiers.

140

* Détermine le workflow.

141

)))|(((

142

* Exposition

143

* Exposition itinérante

144

* Prêt hors exposition

* Activité

* Vente

* Dépôt

* Déménagement

* Traitement de conservation et analyse

* Commission

* Etc.

)))

|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((

154

* Affine la description du type choisi.

155

* Permet de différencier des cas spécifiques.

156

)))|(((

157

Pour une exposition :

158

159

* Interne temporaire au musée.

160

* Prêt à une autre institution.

161

)))

162

|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((

163

* Distingue les variantes ou étapes d’un type.

164

)))|(((

165

* Activités : concert, colloque, conférence.

166

* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.

)))

)))

(% class="box successmessage" %)

171

(((

172

Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.

Attention :

* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.

177

* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.

178

179

[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

180

)))

181

182

[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

183

184

185

(% class="box successmessage" %)

186

(((

187

Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

188

189

[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

210

* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]

211

212

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

213

* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

214

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

215

216

* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales **