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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 98.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 15:31
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 09:08
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Contenu
... ... @@ -3,517 +3,215 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
6 +//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
7 7  
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
8 +//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
12 += //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
14 +//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
15 15  
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
16 +//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
17 17  
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
18 +//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
19 19  
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
20 +//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
21 21  
22 -== Cas d'usage ==
22 +== //Cas d'usage// ==
23 23  
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
24 +>(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
25 25  
26 26  (((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
27 +>(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
28 28  
29 29  (((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
30 +>(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
31 31  
32 32  (((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
33 +>(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
34 34  
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
35 +>(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
37 +>(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
38 38  
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
39 +>(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
40 40  
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
41 +>(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
42 42  
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
43 +>(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
44 44  
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
45 +>(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
46 46  
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
47 +>(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
48 48  
49 49  (% class="box successmessage" %)
50 50  (((
51 -Bonnes pratiques :
51 +//Bonnes pratiques ~://
52 52  
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
53 +* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
54 +* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
55 +* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
56 +* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
57 57  )))
58 58  )))
59 59  )))
60 60  )))
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
62 += //Comment créer un évènement ?// =
63 63  
64 -== Depuis la table des évènements ==
64 +== //Depuis la table des évènements// ==
65 65  
66 -Cliquez sur l'icône de **création**
66 +//Cliquez sur l'icône de **création**//
67 67  
68 68  [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -== Depuis le tableau de bord ==
70 +== //Depuis le tableau de bord// ==
71 71  
72 -Cliquez sur l'icône de **création**
72 +//Cliquez sur l'icône de **création**//
73 73  
74 74  [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -== Depuis une notice de bien ==
76 +== //Depuis une notice de bien// ==
77 77  
78 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
78 +(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
79 79  
80 -Cliquez sur l'icône de **création**
80 +//Cliquez sur l'icône de **création**//
81 81  
82 82  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -= Choisir une grille de saisie =
84 += //Choisir une grille de saisie// =
85 85  
86 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
87 87  
88 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 +//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
89 89  
90 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 +//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
91 91  
92 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
92 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
93 +|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
94 +|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
95 +|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
96 +|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
97 +|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
98 +|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
99 +|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
100 +|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
101 +|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
102 +|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
103 +|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
104 +|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
105 +|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
106 +|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
107 107  
108 108  (% class="box infomessage" %)
109 109  (((
110 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
110 +//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
111 111  
112 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
112 +//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
113 113  
114 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
114 +* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
115 +* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
116 +* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
117 +* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
118 118  
119 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 +//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
120 120  )))
121 121  
122 -= Renseigner et enregistrer la notice =
122 += //Renseigner et enregistrer la notice// =
123 123  
124 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 +//Une fois la grille de saisie ouverte,//
125 125  
126 -1. **Remplir les champs** de la grille
127 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 -1. **Enregistrer la notice. **
126 +1. //**Remplir les champs** de la grille//
127 +1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
128 +1. //**Enregistrer la notice. **//
129 129  
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
130 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 -* Définit la nature de l’opération.
138 -* Conditionne les champs affichés.
139 -* Déclenche les règles métiers.
140 -* Détermine le workflow.
132 +
133 +== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
134 +
135 +//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
137 +
138 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
139 +|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
140 +* //Définit la nature de l’opération.//
141 +* //Conditionne les champs affichés.//
142 +* //Déclenche les règles métiers.//
143 +* //Détermine le workflow.//
141 141  )))|(((
142 -* Exposition
143 -* Exposition itinérante
144 -* Prêt hors exposition
145 -* Activité
146 -* Vente
147 -* Dépôt
148 -* Déménagement
149 -* Traitement de conservation et analyse
150 -* Commission
151 -* Etc.
145 +* //Exposition//
146 +* //Exposition itinérante//
147 +* //Prêt hors exposition//
148 +* //Activité//
149 +* //Vente//
150 +* //Dépôt//
151 +* //Déménagement//
152 +* //Traitement de conservation et analyse//
153 +* //Commission //
154 +* //Etc.//
152 152  )))
153 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 -* Affine la description du type choisi.
155 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 +|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
157 +* //Affine la description du type choisi.//
158 +* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
156 156  )))|(((
157 -Pour une exposition :
160 +//Pour une exposition ~://
158 158  
159 -* Interne temporaire au musée.
160 -* Prêt à une autre institution.
162 +* //Interne temporaire au musée.//
163 +* //Prêt à une autre institution. //
161 161  )))
162 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
165 +|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
166 +* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
164 164  )))|(((
165 -* Activités : concert, colloque, conférence.
166 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
168 +* //Activités : concert, colloque, conférence.//
169 +* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
167 167  )))
168 -)))
169 169  
170 -(% class="box successmessage" %)
171 -(((
172 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
173 173  
174 -Attention :
175 175  
176 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
174 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 -)))
181 181  
182 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
183 183  
179 +//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
184 184  
185 -(% class="box successmessage" %)
186 -(((
187 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
188 -
189 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -)))
191 -
192 -= Lier des biens à l'évènement =
193 -
194 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
195 -
196 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
197 -
198 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
199 -
200 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
201 -
202 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
203 -
204 -=== Cas d'usage ===
205 -
206 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
207 -
208 -(((
209 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
210 -
211 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
212 -
213 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
214 -
215 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
216 -)))
217 -
218 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
219 -
220 -=== Depuis une recherche ===
221 -
222 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
223 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
224 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
225 -1. (((
226 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
227 -
228 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
229 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
230 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
231 -)))
232 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
233 -
234 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 -
236 -
237 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 -
239 -
240 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 -
242 -
243 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 -
245 -
246 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 -
248 -
249 -=== Depuis un panier ===
250 -
251 251  (% class="box warningmessage" %)
252 252  (((
253 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
254 -)))
183 +//Attention ~://
255 255  
256 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
257 -1. **Sélectionnez le panier** :
258 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
259 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
260 -1. (((
261 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
262 -
263 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
264 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
265 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
185 +* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
186 +* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
266 266  )))
267 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
268 268  
269 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +// //
270 270  
191 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 271  
272 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 273  
194 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
275 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 276  
197 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
200 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 280  
281 -=== Depuis une notice de bien ===
282 282  
283 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
203 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
284 284  
285 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
286 286  
207 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 287  
288 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
289 289  
290 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
291 291  
292 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
293 293  
294 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
295 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
296 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
297 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
298 298  
299 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
300 -
301 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
302 -
303 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
304 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
305 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
306 -
307 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
308 -
309 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 -
311 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
312 -
313 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
314 -
315 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
316 -
317 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
318 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
319 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
320 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
321 -
322 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 -
324 -
325 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 -
327 -
328 -==== **Création depuis la table Biens** ====
329 -
330 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
331 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
332 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
333 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
334 -
335 -* soit depuis la **notice de bien**,
336 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
337 -
338 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 -
340 -
341 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 -
343 -
344 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 -
346 -
347 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
348 -
349 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
350 -
351 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352 -
353 -
354 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
356 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
357 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
358 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
359 -
360 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
361 -)))
362 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
363 -Ouvre la notice du bien.
364 -
365 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
366 -)))
367 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
368 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
369 -
370 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
371 -)))
372 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
373 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
374 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
375 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
376 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
377 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
378 -
379 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
380 -
381 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
382 -
383 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
384 -|(((
385 -(% style="text-align: center;" %)
386 -**Refuser un bien**
387 -
388 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
389 -)))|(% style="width:264px" %)(((
390 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
391 -
392 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
393 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
394 -|(((
395 -(% style="text-align: center;" %)
396 -**Supprimer un bien **
397 -
398 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
399 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
400 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
401 -
402 402  
403 403  )))
404 -
405 -== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
406 -
407 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
408 -
409 -Pour y accéder :
410 -
411 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
412 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
413 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
414 -
415 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 -
417 -
418 -= Valider les étapes d'un évènement =
419 -
420 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
421 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
422 -
423 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
424 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
425 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
426 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
427 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
428 -
429 -(% class="box successmessage" %)
430 -(((
431 -Bonne pratique :
432 -
433 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
434 -
435 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
436 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
437 -)))
438 -
439 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
440 -
441 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
442 -|(((
443 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
444 -)))|évènement en préparation
445 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
446 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
447 -
448 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 -== Corriger une erreur ==
455 -
456 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
457 -
458 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
459 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
460 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
461 -
462 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 -
464 -
465 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 -
467 -
468 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 -
470 -
471 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
472 -
473 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
474 -
475 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
476 -
477 -Chaque ligne affiche au minimum :
478 -
479 -* **le lieu,**
480 -* **le titre,**
481 -* **les dates,**
482 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
483 -
484 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 -
486 -
487 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
488 -
489 -Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
490 -Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
491 -
492 -(% class="box warningmessage" %)
493 -(((
494 -**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices : **
495 -
496 -1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
497 -1. **Supprimer le mouvement**
498 -1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
499 -1. **Supprimer l’évènement**
500 -)))
501 -
502 -(% class="box successmessage" %)
503 -(((
504 -Bonnes pratiques :
505 -)))
506 -
507 -Si l’évènement comporte de nombreux biens :
508 -
509 -* Positionnez-vous en bas de la notice de l’évènement pour afficher la liste de tous les liens.
510 -* Ouvrez chaque page de liens dans un nouvel onglet (maximum 4 pages)
511 -* Utilisez les **modifications par lot** pour supprimer plus rapidement les notices concernées.
512 -
513 -
514 -
515 -
516 -)))
517 517  )))|(% style="width:300px" %)(((
518 518  (% class="box" %)
519 519  (((
... ... @@ -527,19 +527,16 @@
527 527  **Aller plus loin**
528 528  
529 529  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
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534 534  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
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536 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
537 537  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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541 541  * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
542 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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