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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -3,9 +3,7 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps. 7 - 8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur. 6 + 9 9 ))) 10 10 11 11 ((( ... ... @@ -172,20 +172,12 @@ 172 172 173 173 (% class="box successmessage" %) 174 174 ((( 175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations. 176 - 177 -Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.** 178 - 179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 180 180 ))) 181 181 182 -(% class="box successmessage" %) 183 -((( 184 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 185 - 186 186 [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 187 -))) 188 188 178 + 189 189 = Lier des biens à l'évènement = 190 190 191 191 == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == ... ... @@ -305,12 +305,10 @@ 305 305 306 306 [[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 307 307 308 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===298 +=== Comment saisir les biens empruntés ? === 309 309 310 310 ==== **Création directe depuis un évènement** ==== 311 311 312 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures** 313 - 314 314 1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés. 315 315 1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie. 316 316 1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. ... ... @@ -345,142 +345,42 @@ 345 345 346 346 Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement. 347 347 348 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 349 349 337 +Fonctionnalités de la barre d'outils 350 350 351 351 |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité** 352 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail. 353 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux. 354 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)((( 355 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). 340 +|(% style="width:133px" %) |Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée. 341 +|(% style="width:133px" %) |Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français. 342 +|(% style="width:133px" %) |Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). 356 356 357 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures** 358 -))) 359 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)((( 360 -Ouvre la notice du bien. 344 +Fonctionnalités des notices de biens liés à l'évènement 361 361 362 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures** 363 -))) 364 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)((( 365 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti. 366 366 367 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures** 347 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité** 348 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée. 349 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français. 350 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). 351 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)((( 352 +Archive que le bien a été refusé dans l'évènement : permet de sauvegarder l'info que le bien été prédestiné mais que finalement il n'a pas été pris. Lors du refus, un commentaire peut être ajouté pour motiver le refus. 368 368 ))) 369 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png ||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bienprécédemment refusédansl’évènement.370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lienentrele bienetl’évènementsansarchivage.371 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %) Ajouteou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.372 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %) Utilisépour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.373 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %) Ouvrela notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.374 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affichela notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.354 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Suite à refus : acceptation finalement du bien dans l'évènement : pour repasser le bien lié à l'évènement en accepté 355 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le bien lié à l'évènement, pas d'archivage, 356 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %) 357 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %) 358 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %) 359 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %) 375 375 376 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? == 377 377 378 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire. 379 379 380 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?** 381 -|((( 382 -(% style="text-align: center;" %) 383 -**Refuser un bien** 384 384 385 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 386 -)))|(% style="width:264px" %)((( 387 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien. 388 388 389 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures** 390 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.). 391 -|((( 392 -(% style="text-align: center;" %) 393 -**Supprimer un bien ** 394 394 395 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 396 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)((( 397 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement. 398 398 399 - 400 -))) 401 401 402 -= =Retrouvertouslesbiens liésaux évènements==368 += Affichage des évènements dans les notices de biens = 403 403 404 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 405 405 406 -Pour y accéder : 407 407 408 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 409 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**. 410 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 411 - 412 -[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 413 - 414 - 415 -= Valider les étapes d'un évènement = 416 - 417 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**. 418 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement : 419 - 420 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action** 421 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative 422 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement 423 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement 424 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé 425 - 426 -(% class="box successmessage" %) 427 -((( 428 -Bonne pratique : 429 - 430 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement : 431 - 432 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 433 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 434 -))) 435 - 436 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface : 437 - 438 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** 439 -|((( 440 -(% style="color:#e67e22" %)Orange 441 -)))|évènement en préparation 442 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours 443 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé 444 - 445 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 446 - 447 - 448 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 449 - 450 - 451 -== Que faire en cas d'erreur ? == 452 - 453 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement. 454 - 455 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement. 456 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**. 457 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification. 458 - 459 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 460 - 461 - 462 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 463 - 464 - 465 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 466 - 467 - 468 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien = 469 - 470 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 471 - 472 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**. 473 - 474 -Chaque ligne affiche au minimum : 475 - 476 -* **le lieu,** 477 -* **le titre,** 478 -* **les dates,** 479 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.** 480 - 481 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 482 - 483 - 484 484 = Supprimer un évènement avec des notices liées = 485 485 486 486 ... ... @@ -492,7 +492,7 @@ 492 492 ((( 493 493 **Sommaire** 494 494 495 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}383 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 496 496 ))) 497 497 498 498 (% class="box" %) ... ... @@ -500,7 +500,10 @@ 500 500 **Aller plus loin** 501 501 502 502 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 503 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 391 +* Planifier et suivre les mouvements associés 392 + 393 + 394 + 504 504 * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 505 505 * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 506 506 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] ... ... @@ -510,8 +510,6 @@ 510 510 (% class="box" %) 511 511 ((( 512 512 **Icônes principales ** 513 - 514 - 515 515 ))) 516 516 517 517 (((
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