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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 83.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:38
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À la version 68.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 11:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,9 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
... ... @@ -170,10 +170,6 @@
170 170  [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 172  
173 -Bonne pratique : lorsque vous saisissez un organisme du lieu de destination (lieu où va se dérouler l'évènement et ou vont être envoyés vos objets), Dans une notice de type personne il est possible de renseigner le champ "Emplacement de dépôt". Ce champ est lié au thésaurus des emplacements. Ainsi quand on fait appel à cette notice personne en tant qu'organisme de lieu de destination d'un événement, l'emplacement de dépôt est automatiquement répercuté dans la destination du mouvement.
174 -
175 -
176 -
177 177  (% class="box successmessage" %)
178 178  (((
179 179  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -305,8 +305,6 @@
305 305  
306 306  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
307 307  
308 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
309 -
310 310  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
311 311  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
312 312  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -347,21 +347,9 @@
347 347  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 348  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
349 349  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
350 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
351 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
352 -
353 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
354 -)))
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
356 -Ouvre la notice du bien.
357 -
358 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
359 -)))
360 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
361 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
362 -
363 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
364 -)))
342 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
343 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien.
344 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
365 365  |(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
366 366  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
367 367  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
... ... @@ -379,11 +379,7 @@
379 379  **Refuser un bien**
380 380  
381 381  [[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
382 -)))|(% style="width:264px" %)(((
383 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
384 -
385 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
386 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
362 +)))|(% style="width:264px" %)Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
387 387  |(((
388 388  (% style="text-align: center;" %)
389 389  **Supprimer un bien **
... ... @@ -397,61 +397,34 @@
397 397  
398 398  = Valider les étapes d'un évènement =
399 399  
400 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
401 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
376 +Lors de la création d'un évènement, l'état initial de cet évènement est en préparation. Néanmoins l'état de l'évènement va évoluer, pour cela vous avez accès à un lot de bouton, qui vous permettront de gérer manuellement l'état d'avancement de votre évènement. En voici le descriptif :
402 402  
403 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
404 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
405 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
406 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
378 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**État**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Usage**
379 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valider la fin de la préparation administrative
380 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer le début de l'exécution d'un mouvement
381 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer la fin de l'évènement
407 407  |(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
408 408  
409 409  (% class="box successmessage" %)
410 410  (((
411 -Bonne pratique :
412 -
413 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
414 -
415 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
416 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
386 +Bonne pratique : vous n'êtes pas obligés d'utiliser ce workflow automatique. Lors de l'exécution des mouvements de sortie, l'évènement est automatiquement mis à jour comme en cours. Lors de l'exécution des mouvements d'entrée, l'évènement est automatiquement mis à jour comme terminé.
417 417  )))
418 418  
419 419  **Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
420 420  
421 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
391 +|**Couleur**|**Signification**
422 422  |(((
423 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
393 +Orange
424 424  )))|évènement en préparation
425 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
426 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
395 +|Vert|évènement en cours
396 +|Gris|évènement clôturé
427 427  
428 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
430 430  
431 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  
433 433  
434 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
435 -
436 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
437 -
438 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
439 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
440 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
441 -
442 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 -
444 -
445 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 -
447 -
448 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 451  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
452 452  
453 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
454 -
455 455  Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
456 456  
457 457  Chaque ligne affiche au minimum :
... ... @@ -483,7 +483,10 @@
483 483  **Aller plus loin**
484 484  
485 485  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
486 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
435 +* Planifier et suivre les mouvements associés
436 +
437 +
438 +
487 487  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
488 488  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
489 489  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -493,8 +493,6 @@
493 493  (% class="box" %)
494 494  (((
495 495  **Icônes principales **
496 -
497 -
498 498  )))
499 499  
500 500  (((
1756200757135-231.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Auteur
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Contenu
1756200868901-716.png
Auteur
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Auteur
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Auteur
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1 -XWiki.DBA
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