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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 11:12
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À la version 98.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 15:31
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,9 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -165,17 +165,28 @@
165 165  )))
166 166  )))
167 167  
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
169 169  
174 +Attention :
170 170  
176 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178 +
179 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +
182 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
171 171  (% class="box successmessage" %)
172 172  (((
173 173  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 -)))
175 175  
176 176  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
177 177  
178 -
179 179  = Lier des biens à l'évènement =
180 180  
181 181  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
... ... @@ -293,12 +293,14 @@
293 293  
294 294  Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 295  
296 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 298  === Comment saisir des biens empruntés ? ===
299 299  
300 300  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
301 301  
315 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
316 +
302 302  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 303  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 304  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -333,16 +333,28 @@
333 333  
334 334  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
335 335  
336 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 338  
339 339  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
340 340  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
341 341  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
342 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
343 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien.
344 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
345 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
357 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
358 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
359 +
360 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
361 +)))
362 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
363 +Ouvre la notice du bien.
364 +
365 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
366 +)))
367 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
368 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
369 +
370 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
371 +)))
372 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
346 346  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
347 347  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
348 348  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
... ... @@ -359,7 +359,11 @@
359 359  **Refuser un bien**
360 360  
361 361  [[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
362 -)))|(% style="width:264px" %)Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
389 +)))|(% style="width:264px" %)(((
390 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
391 +
392 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
393 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
363 363  |(((
364 364  (% style="text-align: center;" %)
365 365  **Supprimer un bien **
... ... @@ -371,11 +371,76 @@
371 371  
372 372  )))
373 373  
374 -= Valider les étapes d'un évènement =
405 +== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
375 375  
407 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
376 376  
409 +Pour y accéder :
410 +
411 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
412 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
413 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
414 +
415 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 += Valider les étapes d'un évènement =
419 +
420 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
421 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
422 +
423 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
424 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
425 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
426 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
427 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
428 +
429 +(% class="box successmessage" %)
430 +(((
431 +Bonne pratique :
432 +
433 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
434 +
435 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
436 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
437 +)))
438 +
439 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
440 +
441 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
442 +|(((
443 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
444 +)))|évènement en préparation
445 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
446 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
447 +
448 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 +
450 +
451 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +
453 +
454 +== Corriger une erreur ==
455 +
456 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
457 +
458 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
459 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
460 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
461 +
462 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 +
464 +
465 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +
467 +
468 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +
470 +
377 377  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
378 378  
473 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
474 +
379 379  Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
380 380  
381 381  Chaque ligne affiche au minimum :
... ... @@ -383,15 +383,39 @@
383 383  * **le lieu,**
384 384  * **le titre,**
385 385  * **les dates,**
386 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**[[image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
387 387  
388 -Notice de bien → affichage des évènements liés au bien.
484 +[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 390  
391 391  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
392 392  
489 +Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
490 +Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
393 393  
492 +(% class="box warningmessage" %)
493 +(((
494 +**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices : **
394 394  
496 +1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
497 +1. **Supprimer le mouvement**
498 +1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
499 +1. **Supprimer l’évènement**
500 +)))
501 +
502 +(% class="box successmessage" %)
503 +(((
504 +Bonnes pratiques :
505 +)))
506 +
507 +Si l’évènement comporte de nombreux biens :
508 +
509 +* Positionnez-vous en bas de la notice de l’évènement pour afficher la liste de tous les liens.
510 +* Ouvrez chaque page de liens dans un nouvel onglet (maximum 4 pages)
511 +* Utilisez les **modifications par lot** pour supprimer plus rapidement les notices concernées.
512 +
513 +
514 +
395 395  
396 396  )))
397 397  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -399,7 +399,7 @@
399 399  (((
400 400  **Sommaire**
401 401  
402 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
522 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
403 403  )))
404 404  
405 405  (% class="box" %)
... ... @@ -407,7 +407,7 @@
407 407  **Aller plus loin**
408 408  
409 409  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
410 -* Planifier et suivre les mouvements associés
530 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
411 411  
412 412  
413 413  
... ... @@ -415,11 +415,18 @@
415 415  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
416 416  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
417 417  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
538 +
539 +
540 +
541 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
542 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
418 418  )))
419 419  
420 420  (% class="box" %)
421 421  (((
422 422  **Icônes principales **
548 +
549 +
423 423  )))
424 424  
425 425  (((
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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Contenu
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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