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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:57
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À la version 113.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,9 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -125,8 +125,36 @@
125 125  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 126  1. **Enregistrer la notice. **
127 127  
130 +
131 +
132 +
128 128  (% class="box warningmessage" %)
129 129  (((
135 +
136 +
137 +|= |= |= |=
138 +| | | |
139 +| | | |
140 +| | | |
141 +)))
142 +
143 +(% class="box successmessage" %)
144 +(((
145 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
146 +
147 +Attention :
148 +
149 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
150 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
151 +
152 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +)))
154 +
155 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +
158 +== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
159 +
130 130  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 131  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132 132  
... ... @@ -163,182 +163,19 @@
163 163  * Activités : concert, colloque, conférence.
164 164  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 165  )))
166 -)))
167 167  
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
170 170  
171 -(% class="box successmessage" %)
172 -(((
173 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 -)))
199 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
175 175  
201 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
202 +
176 176  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
179 -= Lier des biens à l'évènement =
180 180  
181 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 182  
183 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 184  
185 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 -
187 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 -
189 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 -
191 -=== Cas d'usage ===
192 -
193 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 -
195 -(((
196 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 -
198 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 -
200 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 -
202 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 -)))
204 -
205 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 -
207 -=== Depuis une recherche ===
208 -
209 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 -1. (((
213 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 -
215 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 -)))
219 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 -
221 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -
223 -
224 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 -
226 -
227 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 -
229 -
230 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -
233 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 -
235 -
236 -=== Depuis un panier ===
237 -
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 -)))
242 -
243 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 -1. **Sélectionnez le panier** :
245 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 -1. (((
248 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 -
250 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 -)))
254 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 -
256 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 -
258 -
259 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 -
261 -
262 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 -
267 -
268 -=== Depuis une notice de bien ===
269 -
270 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 -
272 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 -
277 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278 -
279 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280 -
281 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
285 -
286 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
287 -
288 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
289 -
290 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
293 -
294 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 -
296 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
299 -
300 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
301 -
302 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
305 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
306 -
307 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 -
309 -
310 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 -
312 -
313 -==== **Création depuis la table Biens** ====
314 -
315 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
316 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
317 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
318 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
319 -
320 -* soit depuis la **notice de bien**,
321 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
322 -
323 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 -
325 -
326 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 -
328 -
329 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 -
331 -
332 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
333 -
334 -Une fois les biens liés aux évènements, il est possible d'intervenir dessus pour ajouter des informations, les trier et assurer un suivi optimal. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont mises à dispositions des utilisateurs dans la barre d'outil de la liste des biens et dans les notices de biens liés à l'évènement.
335 -
336 -
337 -
338 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
339 -
340 -
341 -
342 342  
343 343  )))
344 344  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -354,19 +354,31 @@
354 354  **Aller plus loin**
355 355  
356 356  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
357 -* Planifier et suivre les mouvements associés
358 -
359 -
360 -
224 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
225 +* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
226 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
227 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
228 +
361 361  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
362 362  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
363 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
364 364  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
232 +
233 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
365 365  )))
366 366  
367 367  (% class="box" %)
368 368  (((
369 369  **Icônes principales **
239 +
240 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
241 +
242 +
243 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
244 +
245 +
246 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
247 +
248 +
370 370  )))
371 371  
372 372  (((
... ... @@ -377,9 +377,4 @@
377 377  
378 378  
379 379  
380 -
381 -
382 -
383 -
384 -
385 385  
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