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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:17
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modifié par admin admin
sur 2025/09/09 16:21
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,62 +3,93 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
14 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
16 +On y saisit notamment :
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
18 +* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 +* les **organismes impliqués**,
20 +* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 +* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 +* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
24 +La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 +Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
19 19  
20 -== Cas d'usage ==
27 +En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
21 21  
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
29 +>(% class="small" %)**Cas d'usage**
23 23  
31 +>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 +
24 24  (((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
34 +(((
35 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 +* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 +)))
38 +)))
26 26  
40 +>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 +
27 27  (((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
43 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 +* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 +
46 +)))
29 29  
48 +>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 +
30 30  (((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
51 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 +* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 +)))
32 32  
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
55 +>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
34 34  
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
57 +(((
58 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 +* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 +)))
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
62 +>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
38 38  
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
64 +(((
65 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 +* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
67 +)))
40 40  
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
69 +>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
42 42  
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
71 +(((
72 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
73 +* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
74 +)))
44 44  
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
76 +>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
46 46  
78 +(((
79 +* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
80 +* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
81 +)))
82 +
83 += Comment créer une notice évènement ? =
84 +
47 47  (% class="box successmessage" %)
48 48  (((
49 49  Bonnes pratiques :
50 50  
51 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
89 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
90 +* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
55 55  )))
56 -)))
57 -)))
58 -)))
59 59  
60 -= Comment créer un évènement ? =
61 -
62 62  == Depuis la table des évènements ==
63 63  
64 64  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -125,12 +125,20 @@
125 125  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 126  1. **Enregistrer la notice. **
127 127  
128 -(% class="box warningmessage" %)
159 +(% class="box infomessage" %)
129 129  (((
161 +**Astuce**
162 +Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
163 +)))
164 +
165 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
168 +
130 130  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 131  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132 132  
133 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
172 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
134 134  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 135  * Définit la nature de l’opération.
136 136  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -163,141 +163,15 @@
163 163  * Activités : concert, colloque, conférence.
164 164  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 165  )))
166 -)))
167 167  
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
208 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
170 170  
171 -(% class="box successmessage" %)
172 -(((
173 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 -)))
210 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 175  
176 176  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -
179 -= Lier des biens à l'évènement =
180 -
181 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 -
183 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 -
185 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 -
187 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 -
189 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 -
191 -=== Cas d'usage ===
192 -
193 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 -
195 -(((
196 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 -
198 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 -
200 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 -
202 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 -)))
204 -
205 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 -
207 -=== Depuis une recherche ===
208 -
209 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 -1. (((
213 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 -
215 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 -)))
219 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 -
221 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -
223 -
224 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 -
226 -
227 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 -
229 -
230 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -
233 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 -
235 -
236 -=== Depuis un panier ===
237 -
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 -)))
242 -
243 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 -1. **Sélectionnez le panier** :
245 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 -1. (((
248 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 -
250 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 -)))
254 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 -
256 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 -
258 -
259 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 -
261 -
262 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 -
267 -
268 -=== Depuis une notice de bien ===
269 -
270 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 -
272 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 -
277 -Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 -
279 -Pour ce faire :
280 -
281 -* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 -* si les biens n'ont pas été saisis via le raccourci dans les évènements il faudra les lier manuellement, via un panier ou une recherche par critères.
283 -
284 -(% class="box warningmessage" %)
285 -(((
286 -Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Pour éviter toute confusion avec les collections, Les biens empruntés sont typés comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre puis le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
287 -)))
288 -
289 -
290 -
291 -
292 -
293 -
294 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
295 -
296 -
297 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
298 -
299 -
300 -
301 301  
302 302  )))
303 303  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -312,33 +312,32 @@
312 312  (((
313 313  **Aller plus loin**
314 314  
315 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
316 -* Planifier et suivre les mouvements associés
317 -
318 -
319 -
228 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
229 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
230 +
231 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
320 320  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
321 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
322 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
323 323  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
234 +
235 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
324 324  )))
325 325  
326 326  (% class="box" %)
327 327  (((
328 328  **Icônes principales **
329 -)))
330 330  
331 -(((
242 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
332 332  
333 -)))
334 -)))
335 335  
245 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
246 +
336 336  
248 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
337 337  
250 +
251 +)))
338 338  
339 -
340 -
341 -
342 -
343 -
253 +(((
344 344  
255 +)))
256 +)))
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