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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:18
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:05
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,65 +1,294 @@
1 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
12 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
10 10  
14 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
11 11  
16 +On y saisit notamment :
12 12  
18 +* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 +* les **organismes impliqués**,
20 +* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 +* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 +* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
13 13  
24 +La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 +Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
14 14  
27 +En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
28 +
29 +>(% class="small" %)**Cas d'usage**
30 +
31 +>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
32 +
33 +(((
34 +(((
35 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 +* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 +)))
38 +)))
39 +
40 +>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
41 +
42 +(((
43 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 +* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
15 15  
16 16  )))
17 -)))|(% style="width:300px" %)(((
18 -(% class="box" %)
47 +
48 +>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
49 +
19 19  (((
20 -**Sommaire**
51 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 +* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
21 21  )))
22 22  
23 -(% class="box" %)
55 +>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
56 +
24 24  (((
25 -**Aller plus loin**
58 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 +* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
26 26  )))
27 27  
28 -(% class="box" %)
62 +>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
63 +
29 29  (((
30 -**Icônes principales **
65 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
66 +* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
31 31  )))
32 32  
69 +>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**(%%)(((
70 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
71 +* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
72 +)))
73 +
74 +>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**(%%)(((
75 +* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
76 +* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
77 +)))
78 +
33 33  (((
80 +(((
81 +(((
34 34  
83 +
84 +(% class="box successmessage" %)
85 +(((
86 +Bonnes pratiques :
87 +
88 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
89 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
90 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
91 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
35 35  )))
36 36  )))
94 +)))
95 +)))
37 37  
97 += Comment créer un évènement ? =
38 38  
99 +== Depuis la table des évènements ==
39 39  
101 +Cliquez sur l'icône de **création**
40 40  
41 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
103 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
105 +== Depuis le tableau de bord ==
44 44  
45 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
107 +Cliquez sur l'icône de **création**
46 46  
47 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
109 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
111 +== Depuis une notice de bien ==
50 50  
113 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
51 51  
52 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
115 +Cliquez sur l'icône de **création**
53 53  
54 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
117 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -[[image:1748002396864-933.png]]
119 += Choisir une grille de saisie =
57 57  
121 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
58 58  
123 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
59 59  
60 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
125 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
61 61  
62 -[[image:1748002474366-246.png]]
127 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
128 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
129 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
130 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
131 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
132 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
133 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
134 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
135 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
136 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
137 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
138 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
139 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
140 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
141 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
63 63  
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
64 64  
147 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
148 +
149 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
150 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
151 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
152 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
153 +
154 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
155 +)))
156 +
157 += Renseigner et enregistrer la notice =
158 +
159 +Une fois la grille de saisie ouverte,
160 +
161 +1. **Remplir les champs** de la grille
162 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
163 +1. **Enregistrer la notice. **
164 +
165 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
169 +
170 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
171 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
172 +
173 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
174 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
175 +* Définit la nature de l’opération.
176 +* Conditionne les champs affichés.
177 +* Déclenche les règles métiers.
178 +* Détermine le workflow.
179 +)))|(((
180 +* Exposition
181 +* Exposition itinérante
182 +* Prêt hors exposition
183 +* Activité
184 +* Vente
185 +* Dépôt
186 +* Déménagement
187 +* Traitement de conservation et analyse
188 +* Commission
189 +* Etc.
190 +)))
191 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
192 +* Affine la description du type choisi.
193 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
194 +)))|(((
195 +Pour une exposition :
196 +
197 +* Interne temporaire au musée.
198 +* Prêt à une autre institution.
199 +)))
200 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
201 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
202 +)))|(((
203 +* Activités : concert, colloque, conférence.
204 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
205 +)))
206 +
207 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 +
209 +
210 +== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
211 +
212 +Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
213 +
214 +(% class="box warningmessage" %)
215 +(((
216 +Attention :
217 +
218 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
219 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
220 +)))
221 +
222 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +
231 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +
233 +
234 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
235 +
236 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
237 +
238 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
65 65  
246 +)))
247 +)))|(% style="width:300px" %)(((
248 +(% class="box" %)
249 +(((
250 +**Sommaire**
251 +
252 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
253 +)))
254 +
255 +(% class="box" %)
256 +(((
257 +**Aller plus loin**
258 +
259 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
260 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
261 +* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
262 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
263 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
264 +
265 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
266 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
267 +
268 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
269 +)))
270 +
271 +(% class="box" %)
272 +(((
273 +**Icônes principales **
274 +
275 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
276 +
277 +
278 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
279 +
280 +
281 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
282 +
283 +
284 +)))
285 +
286 +(((
287 +
288 +)))
289 +)))
290 +
291 +
292 +
293 +
294 +
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