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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:07
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,14 +9,29 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 +== Rôle fonctionnel ==
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
16 +== Contenu principal ==
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
19 19  
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
20 20  == Cas d'usage ==
21 21  
22 22  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
... ... @@ -49,10 +49,9 @@
49 49  (((
50 50  Bonnes pratiques :
51 51  
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
67 +* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
56 56  )))
57 57  )))
58 58  )))
... ... @@ -82,7 +82,7 @@
82 82  
83 83  = Choisir une grille de saisie =
84 84  
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
99 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 86  
87 87  La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 88  
... ... @@ -126,68 +126,35 @@
126 126  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 127  1. **Enregistrer la notice. **
128 128  
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 -
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 -
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
168 -
169 169  [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
145 += Lier des biens à l'évènement =
171 171  
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
147 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
176 176  
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +=== Rôle fonctionnel ===
178 178  
151 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
179 179  
180 -= Lier des biens à l'évènement =
153 +=== Contenu principal ===
181 181  
182 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
155 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
156 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
157 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
158 +* Commentaire logistique ou scénographique
159 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
183 183  
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
161 +=== Liens ===
185 185  
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
163 +* Dépend directement de la table Évènement
164 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
165 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
187 187  
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
167 +=== Avantages ===
189 189  
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
169 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
170 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
171 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
191 191  
192 192  === Cas d'usage ===
193 193  
... ... @@ -207,82 +207,14 @@
207 207  
208 208  === Depuis une recherche ===
209 209  
210 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
211 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
212 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
213 -1. (((
214 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
215 -
216 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
217 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
218 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
219 -)))
220 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
221 -
222 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 -
224 -
225 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 -
227 -
228 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 -
230 -
231 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 -
233 -
234 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 -
236 -
237 237  === Depuis un panier ===
238 238  
239 -(% class="box warningmessage" %)
240 -(((
241 -Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
242 -)))
243 -
244 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
245 -1. **Sélectionnez le panier** :
246 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
247 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
248 -1. (((
249 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
250 -
251 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
252 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
253 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
254 -)))
255 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
256 -
257 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -
259 -
260 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 -
262 -
263 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 269  === Depuis une notice de bien ===
270 270  
271 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
272 -
273 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 -
275 -
276 276  == Comment ajouter des biens empruntés ? ==
277 277  
278 278  
279 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
280 280  
281 -
282 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
283 -
284 -
285 -
286 286  
287 287  )))
288 288  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -299,11 +299,7 @@
299 299  
300 300  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
301 301  * Planifier et suivre les mouvements associés
302 -
303 -
304 -
305 305  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
306 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
307 307  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
308 308  )))
309 309  
... ... @@ -323,6 +323,14 @@
323 323  
324 324  
325 325  
235 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
326 326  
237 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
327 327  
239 +[[image:1748002396864-933.png]]
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
328 328  
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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