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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,14 +9,29 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 +== Rôle fonctionnel ==
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
16 +== Contenu principal ==
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
19 19  
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
20 20  == Cas d'usage ==
21 21  
22 22  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
... ... @@ -43,20 +43,9 @@
43 43  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 44  
45 45  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -
48 -(% class="box successmessage" %)
49 -(((
50 -Bonnes pratiques :
51 -
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
56 56  )))
57 57  )))
58 58  )))
59 -)))
60 60  
61 61  = Comment créer un évènement ? =
62 62  
... ... @@ -82,8 +82,6 @@
82 82  
83 83  = Choisir une grille de saisie =
84 84  
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 -
87 87  La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 88  
89 89  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
... ... @@ -120,140 +120,57 @@
120 120  
121 121  = Renseigner et enregistrer la notice =
122 122  
123 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 -
125 -1. **Remplir les champs** de la grille
126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 -1. **Enregistrer la notice. **
128 -
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 -
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 -
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
168 -
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -
171 -
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
176 -
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 -
179 -
180 180  = Lier des biens à l'évènement =
181 181  
182 182  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 183  
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
129 +=== Rôle fonctionnel ===
185 185  
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
131 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
187 187  
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
133 +=== Contenu principal ===
189 189  
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
135 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
137 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138 +* Commentaire logistique ou scénographique
139 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
191 191  
192 -=== Cas d'usage ===
141 +=== Liens ===
193 193  
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
143 +* Dépend directement de la table Évènement
144 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
195 195  
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
147 +=== Avantages ===
198 198  
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
149 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
200 200  
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
153 +=== Cas d'usage ===
202 202  
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 -)))
155 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
205 205  
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 207  
208 -=== Depuis une recherche ===
158 +(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
209 209  
210 -Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
211 211  
212 -Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
161 +(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
213 213  
214 -Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
215 215  
216 -Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
164 +(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
217 217  
218 -Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
219 219  
220 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
168 +)))
221 221  
222 222  
223 -[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
172 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
225 225  
226 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
228 228  
229 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -
232 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -
235 -=== Depuis un panier ===
236 -
237 -[[image:1756190418652-625.png]]
238 -
239 -
240 -=== Depuis une notice de bien ===
241 -
242 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 -
244 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 -
246 -
247 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 -
249 -
250 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
251 -
252 -
253 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 -
255 -
256 -
257 257  
258 258  )))
259 259  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -270,11 +270,7 @@
270 270  
271 271  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272 272  * Planifier et suivre les mouvements associés
273 -
274 -
275 -
276 276  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
277 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
278 278  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
279 279  )))
280 280  
... ... @@ -291,9 +291,28 @@
291 291  
292 292  
293 293  
209 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
294 294  
211 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
295 295  
213 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
296 296  
215 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
297 297  
217 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
298 298  
219 +
220 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221 +
222 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223 +
224 +[[image:1748002396864-933.png]]
225 +
226 +
227 +
228 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
229 +
230 +[[image:1748002474366-246.png]]
231 +
232 +
299 299  
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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