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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
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sur 2025/09/10 12:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,63 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 +
8 +Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 +
10 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
16 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
18 +Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
20 +Elle permet de :
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
22 +* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 +** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 +** les **organismes impliqués**,
25 +** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 +** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 +** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 +* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 +* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
19 19  
20 -== Cas d'usage ==
21 21  
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 23  
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
33 += Cas d'usage =
26 26  
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
35 +== Organiser une exposition temporaire du musée ==
29 29  
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
37 +Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
32 32  
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
39 +== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
34 34  
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
41 +Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
43 +== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
38 38  
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
45 +Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
40 40  
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
47 +== Préparer un dépôt sortant ==
42 42  
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
49 +Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
44 44  
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
51 +== Suivre un déménagement ==
46 46  
53 +Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
47 47  
55 +== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 +
57 +Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 +
59 +== Formaliser une commission ==
60 +
61 +Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 +
63 +== Tracer un évènement interne ==
64 +
65 +Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 +
67 += Comment créer une notice évènement ? =
68 +
48 48  (% class="box successmessage" %)
49 49  (((
50 -Bonnes pratiques :
71 +**Bonnes pratiques**
51 51  
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
73 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 +* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
56 56  )))
57 -)))
58 -)))
59 -)))
60 60  
61 -= Comment créer un évènement ? =
62 -
63 63  == Depuis la table des évènements ==
64 64  
65 65  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -80,7 +80,7 @@
80 80  
81 81  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -= Choisir une grille de saisie =
97 += Sélectionner la grille de saisie adéquate =
84 84  
85 85  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 86  
... ... @@ -126,12 +126,20 @@
126 126  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 127  1. **Enregistrer la notice. **
128 128  
129 -(% class="box warningmessage" %)
143 +(% class="box infomessage" %)
130 130  (((
145 +**Astuce**
146 +Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
147 +)))
148 +
149 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +
151 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
152 +
131 131  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 132  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 133  
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
156 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
135 135  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 136  * Définit la nature de l’opération.
137 137  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -164,96 +164,15 @@
164 164  * Activités : concert, colloque, conférence.
165 165  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 166  )))
167 -)))
168 168  
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
192 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
171 171  
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
194 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
176 176  
177 177  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 -
180 -= Lier des biens à l'évènement =
181 -
182 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 -
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 -
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 -
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 -
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 -
192 -=== Cas d'usage ===
193 -
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 -
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 -
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 -
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 -
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 -)))
205 -
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 -
208 -=== Depuis une recherche ===
209 -
210 -Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
211 -
212 -Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
213 -
214 -Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
215 -
216 -Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
217 -
218 -Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
219 -
220 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -
222 -
223 -[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 -
225 -
226 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 -
228 -
229 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -
232 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -
235 -=== Depuis un panier ===
236 -
237 -[[image:1756190418652-625.png]]
238 -
239 -
240 -=== Depuis une notice de bien ===
241 -
242 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 -
244 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 -
246 -
247 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 -
249 -
250 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
251 -
252 -
253 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 -
255 -
256 -
257 257  
258 258  )))
259 259  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -268,32 +268,32 @@
268 268  (((
269 269  **Aller plus loin**
270 270  
271 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272 -* Planifier et suivre les mouvements associés
273 -
274 -
275 -
212 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
214 +
215 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
276 276  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
277 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
278 278  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
218 +
219 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
279 279  )))
280 280  
281 281  (% class="box" %)
282 282  (((
283 283  **Icônes principales **
284 -)))
285 285  
286 -(((
226 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
287 287  
288 -)))
289 -)))
290 290  
229 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
230 +
291 291  
232 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
292 292  
234 +
235 +)))
293 293  
294 -
295 -
296 -
297 -
298 -
237 +(((
299 299  
239 +)))
240 +)))
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