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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,63 +3,95 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora.
	7	+
	8	+Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	9	+
	10	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= Comprendre le rôle des évènements dans Flora ? =
11	11
12		-La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
13	13
14		-Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
	18	+On y saisit notamment :
15	15
16		-Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	20	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	21	+* les **organismes impliqués**,
	22	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	23	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	24	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
17	17
18		-En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	26	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	27	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
19	19
20		-== Cas d'usage ==
	29	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
21	21
22		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	31	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
23	23
	33	+>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
	34	+
24	24	(((
25		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	36	+(((
	37	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	38	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	39	+)))
	40	+)))
26	26
	42	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
	43	+
27	27	(((
28		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	45	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	46	+* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
	47	+
	48	+)))
29	29
	50	+>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
	51	+
30	30	(((
31		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	53	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	54	+* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
	55	+)))
32	32
33		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	57	+>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
34	34
35		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	59	+(((
	60	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	61	+* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
	62	+)))
36	36
37		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	64	+>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
38	38
39		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	66	+(((
	67	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	68	+* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
	69	+)))
40	40
41		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	71	+>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
42	42
43		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	73	+(((
	74	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	75	+* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
	76	+)))
44	44
45		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	78	+>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
46	46
	80	+(((
	81	+* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	82	+* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
	83	+)))
47	47
	85	+= Comment créer une notice évènement ? =
	86	+
48	48	(% class="box successmessage" %)
49	49	(((
50		-Bonnes pratiques :
	89	+**Bonnes pratiques**
51	51
52		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	91	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	92	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
56	56	)))
57		-)))
58		-)))
59		-)))
60	60
61		-= Comment créer un évènement ? =
62		-
63	63	== Depuis la table des évènements ==
64	64
65	65	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -126,12 +126,20 @@
126	126	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127	127	1. **Enregistrer la notice. **
128	128
129		-(% class="box warningmessage" %)
	161	+(% class="box infomessage" %)
130	130	(((
	163	+**Astuce**
	164	+Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
	165	+)))
	166	+
	167	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	168	+
	169	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	170	+
131	131	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132	132	Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133	133
134		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	174	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
135	135	|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136	136	* Définit la nature de l’opération.
137	137	* Conditionne les champs affichés.
...	...	@@ -164,96 +164,15 @@
164	164	* Activités : concert, colloque, conférence.
165	165	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166	166	)))
167		-)))
168	168
169		-[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	208	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170	170
	210	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
171	171
172		-(% class="box successmessage" %)
173		-(((
174		-Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175		-)))
	212	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
176	176
177	177	[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178	178
179		-
180		-= Lier des biens à l'évènement =
181		-
182		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183		-
184		-Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185		-
186		-Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187		-
188		-Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189		-
190		-En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191		-
192		-=== Cas d'usage ===
193		-
194		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195		-
196		-(((
197		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198		-
199		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200		-
201		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202		-
203		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204		-)))
205		-
206		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207		-
208		-=== Depuis une recherche ===
209		-
210		-Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
211		-
212		-Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
213		-
214		-Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
215		-
216		-Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
217		-
218		-Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
219		-
220		-[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221		-
222		-
223		-[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224		-
225		-
226		-[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227		-
228		-
229		-[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230		-
231		-
232		-[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233		-
234		-
235		-=== Depuis un panier ===
236		-
237		-[[image:1756190418652-625.png]]
238		-
239		-
240		-=== Depuis une notice de bien ===
241		-
242		-Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243		-
244		-[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245		-
246		-
247		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248		-
249		-
250		-= Gérer les biens liés à l'évènement =
251		-
252		-
253		-= Supprimer un évènement avec des notices liées =
254		-
255		-
256		-
257	257
258	258	)))
259	259	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -268,32 +268,32 @@
268	268	(((
269	269	**Aller plus loin**
270	270
271		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272		-* Planifier et suivre les mouvements associés
273		-
274		-
275		-
	230	+* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	231	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
	232	+
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277		-* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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