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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 44.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:29
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À la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,55 +9,33 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 +== Rôle fonctionnel ==
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
16 +== Contenu principal ==
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
19 19  
20 -== Cas d'usage ==
24 +== Liens ==
21 21  
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
23 23  
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
29 +== Avantages ==
26 26  
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
29 29  
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
35 +== Cas d'usage ==
32 32  
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
34 34  
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 -
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 -
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 -
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -
48 -(% class="box successmessage" %)
49 -(((
50 -Bonnes pratiques :
51 -
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
56 -)))
57 -)))
58 -)))
59 -)))
60 -
61 61  = Comment créer un évènement ? =
62 62  
63 63  == Depuis la table des évènements ==
... ... @@ -82,27 +82,10 @@
82 82  
83 83  = Choisir une grille de saisie =
84 84  
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 -
87 87  La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 88  
89 89  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 90  
91 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
106 106  
107 107  (% class="box infomessage" %)
108 108  (((
... ... @@ -120,116 +120,13 @@
120 120  
121 121  = Renseigner et enregistrer la notice =
122 122  
123 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 -
125 -1. **Remplir les champs** de la grille
126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 -1. **Enregistrer la notice. **
128 -
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 -
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 -
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
168 -
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -
171 -
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
176 -
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 -
179 -
180 180  = Lier des biens à l'évènement =
181 181  
182 182  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 183  
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 185  
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 187  
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 189  
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 -
192 -=== Cas d'usage ===
193 -
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 -
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 -
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 -
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 -
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 -)))
205 -
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 -
208 -=== Depuis une recherche ===
209 -
210 -[[image:1756189551512-755.png]]
211 -
212 -
213 -=== Depuis un panier ===
214 -
215 -[[image:1756189595062-434.png]]
216 -
217 -
218 -=== Depuis une notice de bien ===
219 -
220 -Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.
221 -
222 -[[image:1756189739419-363.png]]
223 -
224 -
225 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
226 -
227 -
228 -
229 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
230 -
231 -
232 -
233 233  
234 234  )))
235 235  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -246,11 +246,7 @@
246 246  
247 247  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
248 248  * Planifier et suivre les mouvements associés
249 -
250 -
251 -
252 252  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
253 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
254 254  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
255 255  )))
256 256  
... ... @@ -267,9 +267,28 @@
267 267  
268 268  
269 269  
124 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
270 270  
126 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
271 271  
128 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
272 272  
130 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
273 273  
132 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
274 274  
134 +
135 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
136 +
137 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
138 +
139 +[[image:1748002396864-933.png]]
140 +
141 +
142 +
143 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
144 +
145 +[[image:1748002474366-246.png]]
146 +
147 +
275 275  
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Auteur
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