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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,63 +3,77 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	7	+
	8	+Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
	9	+
	10	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13	13
14		-Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
	18	+Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15	15
16		-Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	20	+Elle permet de :
17	17
18		-En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	22	+* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
	23	+** le **titre** et le **type d’évènement** ,
	24	+** les **organismes impliqués**,
	25	+** les **dates prévisionnelles et réelles**,
	26	+** une **description** et les **responsables** de l’opération,
	27	+** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	28	+* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
	29	+* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
19	19
20		-== Cas d'usage ==
21	21
22		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23	23
24		-(((
25		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	33	+= Cas d'usage =
26	26
27		-(((
28		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	35	+== Organiser une exposition temporaire du musée ==
29	29
30		-(((
31		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	37	+Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
32	32
33		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	39	+== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
34	34
35		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	41	+Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
36	36
37		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	43	+== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
38	38
39		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	45	+Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
40	40
41		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	47	+== Préparer un dépôt sortant ==
42	42
43		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	49	+Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
44	44
45		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	51	+== Suivre un déménagement ==
46	46
	53	+Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
47	47
	55	+== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
	56	+
	57	+Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
	58	+
	59	+== Formaliser une commission ==
	60	+
	61	+Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
	62	+
	63	+== Tracer un évènement interne ==
	64	+
	65	+Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
	66	+
	67	+= Comment créer une notice évènement ? =
	68	+
48	48	(% class="box successmessage" %)
49	49	(((
50		-Bonnes pratiques :
	71	+**Bonnes pratiques**
51	51
52		-* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53		-* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54		-* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55		-* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	73	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	74	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
56	56	)))
57		-)))
58		-)))
59		-)))
60	60
61		-= Comment créer un évènement ? =
62		-
63	63	== Depuis la table des évènements ==
64	64
65	65	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -80,19 +80,19 @@
80	80
81	81	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82	82
83		-= Choisir une grille de saisie =
	97	+= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
84	84
85	85	(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86	86
87		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	101	+**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
88	88
89		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	103	+Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
90	90
91	91	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92	92	|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93	93	|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94	94	|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	109	+|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96	96	|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97	97	|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98	98	|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
...	...	@@ -106,12 +106,12 @@
106	106
107	107	(% class="box infomessage" %)
108	108	(((
109		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	123	+== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
110	110
111		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	125	+L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
112	112
113	113	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
114		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	128	+* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
115	115	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
116	116	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
117	117
...	...	@@ -126,14 +126,27 @@
126	126	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127	127	1. **Enregistrer la notice. **
128	128
129		-(% class="box warningmessage" %)
	143	+(% class="box infomessage" %)
130	130	(((
131		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	145	+**Astuce**
	146	+Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
	147	+)))
133	133
134		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136		-* Définit la nature de l’opération.
	149	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	150	+
	151	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	152	+
	153	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
	154	+
	155	+* le **type**,
	156	+* le **sous-type**
	157	+* et la **catégorie**.
	158	+
	159	+Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
	160	+
	161	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	162	+|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
	163	+* Détermine la nature de l’opération.
137	137	* Conditionne les champs affichés.
138	138	* Déclenche les règles métiers.
139	139	* Détermine le workflow.
...	...	@@ -141,17 +141,27 @@
141	141	* Exposition
142	142	* Exposition itinérante
143	143	* Prêt hors exposition
144		-* Activité
145		-* Vente
	171	+* Activités
	172	+* Ventes
146	146	* Dépôt
147	147	* Déménagement
148	148	* Traitement de conservation et analyse
149		-* Commission
150		-* Etc.
	176	+* Dépôt de plainte
	177	+* Mvt int temporaire
	178	+* Mvt int marquage
	179	+* Mvt int photographie
	180	+* Mvt int chantier collection
	181	+* Mvt int autre
	182	+* Commission  de prêt/dépôt
	183	+* Commission d'acquisition
	184	+* Commission de restauration
	185	+* Commission de contrôle
	186	+* Sous-commission : demande de dépôt
	187	+* Sous-commission : transfert d'affectation
	188	+* Sous-commission : déclassement
151	151	)))
152		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153		-* Affine la description du type choisi.
154		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
	190	+|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
	191	+* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
155	155	)))|(((
156	156	Pour une exposition :
157	157
...	...	@@ -158,78 +158,21 @@
158	158	* Interne temporaire au musée.
159	159	* Prêt à une autre institution.
160	160	)))
161		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	198	+|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
162	162	* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163	163	)))|(((
164		-* Activités : concert, colloque, conférence.
	201	+* Activités : concert, colloque, conférence....
165	165	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166	166	)))
167		-)))
168	168
169		-[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	205	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170	170
	207	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
171	171
172		-(% class="box successmessage" %)
173		-(((
174		-Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175		-)))
	209	+Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
176	176
177	177	[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178	178
179		-
180		-= Lier des biens à l'évènement =
181		-
182		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183		-
184		-Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185		-
186		-Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187		-
188		-Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189		-
190		-En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191		-
192		-=== Cas d'usage ===
193		-
194		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195		-
196		-(((
197		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198		-
199		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200		-
201		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202		-
203		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204		-)))
205		-
206		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207		-
208		-=== Depuis une recherche ===
209		-
210		-[[image:1756189551512-755.png]]
211		-
212		-
213		-=== Depuis un panier ===
214		-
215		-[[image:1756189595062-434.png]]
216		-
217		-
218		-=== Depuis une notice de bien ===
219		-
220		-Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.
221		-
222		-[[image:1756189739419-363.png]]
223		-
224		-
225		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
226		-
227		-
228		-
229		-= Supprimer un évènement avec des notices liées =
230		-
231		-
232		-
233	233
234	234	)))
235	235	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -244,32 +244,32 @@
244	244	(((
245	245	**Aller plus loin**
246	246
247		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
248		-* Planifier et suivre les mouvements associés
249		-
250		-
251		-
	227	+* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	228	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
	229	+
	230	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
252	252	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
253		-* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
254	254	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	233	+
	234	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
255	255	)))
256	256
257	257	(% class="box" %)
258	258	(((
259	259	**Icônes principales **
260		-)))
261	261
262		-(((
	241	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
263	263
264		-)))
265		-)))
266	266
	244	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	245	+
267	267
	247	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
268	268
	249	+
	250	+)))
269	269
270		-
271		-
272		-
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	252	+(((
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	254	+)))
	255	+)))

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