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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 44.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:29
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À la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:41
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,55 +9,7 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 -
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 -
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 -
20 -== Cas d'usage ==
21 -
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 -
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
26 -
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 -
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32 -
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 -
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 -
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 -
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 -
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -
48 -(% class="box successmessage" %)
49 -(((
50 -Bonnes pratiques :
51 -
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
56 -)))
57 -)))
58 -)))
59 -)))
60 -
61 61  = Comment créer un évènement ? =
62 62  
63 63  == Depuis la table des évènements ==
... ... @@ -74,7 +74,7 @@
74 74  
75 75  == Depuis une notice de bien ==
76 76  
77 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
29 +(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
78 78  
79 79  Cliquez sur l'icône de **création**
80 80  
... ... @@ -82,27 +82,10 @@
82 82  
83 83  = Choisir une grille de saisie =
84 84  
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 -
87 87  La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 88  
89 89  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 90  
91 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
106 106  
107 107  (% class="box infomessage" %)
108 108  (((
... ... @@ -120,116 +120,13 @@
120 120  
121 121  = Renseigner et enregistrer la notice =
122 122  
123 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 -
125 -1. **Remplir les champs** de la grille
126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 -1. **Enregistrer la notice. **
128 -
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 -
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 -
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
168 -
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -
171 -
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
176 -
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 -
179 -
180 180  = Lier des biens à l'évènement =
181 181  
182 182  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 183  
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 185  
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 187  
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 189  
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 -
192 -=== Cas d'usage ===
193 -
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 -
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 -
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 -
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 -
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 -)))
205 -
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
207 -
208 -=== Depuis une recherche ===
209 -
210 -[[image:1756189551512-755.png]]
211 -
212 -
213 -=== Depuis un panier ===
214 -
215 -[[image:1756189595062-434.png]]
216 -
217 -
218 -=== Depuis une notice de bien ===
219 -
220 -Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.
221 -
222 -[[image:1756189739419-363.png]]
223 -
224 -
225 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
226 -
227 -
228 -
229 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
230 -
231 -
232 -
233 233  
234 234  )))
235 235  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -246,11 +246,7 @@
246 246  
247 247  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
248 248  * Planifier et suivre les mouvements associés
249 -
250 -
251 -
252 252  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
253 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
254 254  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
255 255  )))
256 256  
... ... @@ -267,9 +267,28 @@
267 267  
268 268  
269 269  
98 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
270 270  
100 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
271 271  
102 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
272 272  
104 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
273 273  
106 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
274 274  
108 +
109 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
110 +
111 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
112 +
113 +[[image:1748002396864-933.png]]
114 +
115 +
116 +
117 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
118 +
119 +[[image:1748002474366-246.png]]
120 +
121 +
275 275  
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Auteur
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