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Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 108 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,78 +3,77 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	7	+
	8	+Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
	9	+
	10	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	20	+Elle permet de :
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	22	+* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
	23	+** le **titre** et le **type d’évènement** ,
	24	+** les **organismes impliqués**,
	25	+** les **dates prévisionnelles et réelles**,
	26	+** une **description** et les **responsables** de l’opération,
	27	+** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	28	+* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
	29	+* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
23	23
24		-== Liens ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28	28
29		-== Avantages ==
	33	+= Cas d'usage =
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	35	+== Organiser une exposition temporaire du musée ==
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	37	+Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	39	+== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
38	38
39		-(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	41	+Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	43	+== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	45	+Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	47	+== Préparer un dépôt sortant ==
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	49	+Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	51	+== Suivre un déménagement ==
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	53	+Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
55	55
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	55	+== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
57	57
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	57	+Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
59	59
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	59	+== Formaliser une commission ==
61	61
	61	+Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62	62
	63	+== Tracer un évènement interne ==
	64	+
	65	+Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
	66	+
	67	+= Comment créer une notice évènement ? =
	68	+
63	63	(% class="box successmessage" %)
64	64	(((
65		-Bonnes pratiques :
	71	+**Bonnes pratiques**
66	66
67		-* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
68		-* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
69		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
70		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	73	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	74	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
71	71	)))
72		-)))
73		-)))
74		-)))
75	75
76		-= Comment créer un évènement ? =
77		-
78	78	== Depuis la table des évènements ==
79	79
80	80	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -95,19 +95,19 @@
95	95
96	96	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97	97
98		-= Choisir une grille de saisie =
	97	+= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
99	99
100	100	(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
101	101
102		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	101	+**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
103	103
104		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	103	+Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
105	105
106	106	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
107	107	|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
108	108	|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
109	109	|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
110		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	109	+|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
111	111	|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
112	112	|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
113	113	|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
...	...	@@ -121,12 +121,12 @@
121	121
122	122	(% class="box infomessage" %)
123	123	(((
124		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	123	+== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
125	125
126		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	125	+L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
127	127
128	128	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
129		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	128	+* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
130	130	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
131	131	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
132	132
...	...	@@ -141,12 +141,20 @@
141	141	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
142	142	1. **Enregistrer la notice. **
143	143
144		-(% class="box warningmessage" %)
	143	+(% class="box infomessage" %)
145	145	(((
	145	+**Astuce**
	146	+Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
	147	+)))
	148	+
	149	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	150	+
	151	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	152	+
146	146	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
147	147	Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
148	148
149		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	156	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
150	150	|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
151	151	* Définit la nature de l’opération.
152	152	* Conditionne les champs affichés.
...	...	@@ -179,69 +179,15 @@
179	179	* Activités : concert, colloque, conférence.
180	180	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
181	181	)))
182		-)))
183	183
184		-[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	190	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185	185
	192	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
186	186
187		-= Lier des biens à l'évènement =
	194	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
188	188
189		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	196	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190	190
191		-=== Rôle fonctionnel ===
192		-
193		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
194		-
195		-=== Contenu principal ===
196		-
197		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
198		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
199		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
200		-* Commentaire logistique ou scénographique
201		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
202		-
203		-=== Liens ===
204		-
205		-* Dépend directement de la table Évènement
206		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
207		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
208		-
209		-=== Avantages ===
210		-
211		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
212		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
213		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
214		-
215		-=== Cas d'usage ===
216		-
217		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
218		-
219		-(((
220		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
221		-
222		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
223		-
224		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
225		-
226		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
227		-)))
228		-
229		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
230		-
231		-=== Depuis une recherche ===
232		-
233		-=== Depuis un panier ===
234		-
235		-=== Depuis une notice de bien ===
236		-
237		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
238		-
239		-
240		-
241		-= Supprimer un évènement avec des notices liées =
242		-
243		-
244		-
245	245
246	246	)))
247	247	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -256,32 +256,32 @@
256	256	(((
257	257	**Aller plus loin**
258	258
259		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
260		-* Planifier et suivre les mouvements associés
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	212	+* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	213	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
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	215	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
264	264	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
265		-* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
266	266	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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	219	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
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