Modifications pour le document Créer un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,71 +3,72 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	7	+
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	14	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	16	+On y saisit notamment :
15	15
16		-== Contenu principal ==
	18	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	19	+* les **organismes impliqués**,
	20	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	21	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	22	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	24	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	25	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
23	23
24		-== Liens ==
	27	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	29	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
28	28
29		-== Avantages ==
	31	+>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38		-
39	39	(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41		-
42	42	(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	35	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	36	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	37	+)))
	38	+)))
44	44
	40	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
	41	+
45	45	(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	43	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	44	+* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
	45	+
	46	+)))
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	48	+>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**(%%)(((
	49	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	50	+* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
	51	+)))
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	53	+>(% class="small" %)**Suivre un déménagement**Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	54	+>(% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse**Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	55	+>(% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	56	+>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	57	+>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	59	+(((
	60	+(((
	61	+(((
	62	+
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55		-
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57		-
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59		-
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61		-
62		-
63	63	(% class="box successmessage" %)
64	64	(((
65	65	Bonnes pratiques :
66	66
67		-* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
68		-* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
69		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
70		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	68	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	69	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	70	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	71	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
71	71	)))
72	72	)))
73	73	)))
...	...	@@ -141,12 +141,15 @@
141	141	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
142	142	1. **Enregistrer la notice. **
143	143
144		-(% class="box warningmessage" %)
145		-(((
	145	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	146	+
	147	+
	148	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	149	+
146	146	Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
147	147	Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
148	148
149		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	153	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
150	150	|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
151	151	* Définit la nature de l’opération.
152	152	* Conditionne les champs affichés.
...	...	@@ -179,69 +179,45 @@
179	179	* Activités : concert, colloque, conférence.
180	180	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
181	181	)))
182		-)))
183	183
184		-[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185	185
186	186
187		-= Lier des biens à l'évènement =
	190	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
188	188
189		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	192	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
190	190
191		-=== Rôle fonctionnel ===
	194	+(% class="box warningmessage" %)
	195	+(((
	196	+Attention :
192	192
193		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	198	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	199	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	200	+)))
194	194
195		-=== Contenu principal ===
	202	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196	196
197		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
198		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
199		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
200		-* Commentaire logistique ou scénographique
201		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
202	202
203		-=== Liens ===
	205	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204	204
205		-* Dépend directement de la table Évènement
206		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
207		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
208	208
209		-=== Avantages ===
	208	+[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210	210
211		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
212		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
213		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
214	214
215		-=== Cas d'usage ===
	211	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216	216
217		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
218	218
219		-(((
220		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	214	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
221	221
222		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	216	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
223	223
224		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	218	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225	225
226		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
227		-)))
228	228
229		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
230	230
231		-=== Depuis une recherche ===
232	232
233		-=== Depuis un panier ===
234	234
235		-=== Depuis une notice de bien ===
236	236
237		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
238		-
239		-
240		-
241		-= Supprimer un évènement avec des notices liées =
242		-
243		-
244		-
245	245
246	246	)))
247	247	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -257,18 +257,30 @@
257	257	**Aller plus loin**
258	258
259	259	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
260		-* Planifier et suivre les mouvements associés
261		-
262		-
263		-
	240	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
	241	+* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	242	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	243	+* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	244	+
264	264	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
265		-* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
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