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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,77 +3,77 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
	7	+
	8	+Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
	9	+
	10	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	20	+Elle permet de :
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	22	+* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
	23	+** le **titre** et le **type d’évènement** ,
	24	+** les **organismes impliqués**,
	25	+** les **dates prévisionnelles et réelles**,
	26	+** une **description** et les **responsables** de l’opération,
	27	+** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
	28	+* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
	29	+* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
23	23
24		-== Liens ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28	28
29		-== Avantages ==
	33	+= Cas d'usage =
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	35	+== Organiser une exposition temporaire du musée ==
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	37	+Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	39	+== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
38	38
39		-(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	41	+Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	43	+== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	45	+Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	47	+== Préparer un dépôt sortant ==
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	49	+Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	51	+== Suivre un déménagement ==
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	53	+Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
55	55
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	55	+== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
57	57
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	57	+Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
59	59
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	59	+== Formaliser une commission ==
61	61
	61	+Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62	62
	63	+== Tracer un évènement interne ==
	64	+
	65	+Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
	66	+
	67	+= Comment créer une notice évènement ? =
	68	+
63	63	(% class="box successmessage" %)
64	64	(((
65		-Bonnes pratiques :
	71	+**Bonnes pratiques**
66	66
67		-* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	73	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	74	+* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
70	70	)))
71		-)))
72		-)))
73		-)))
74	74
75		-= Comment créer un évènement ? =
76		-
77	77	== Depuis la table des évènements ==
78	78
79	79	Cliquez sur l'icône de **création**
...	...	@@ -94,38 +94,38 @@
94	94
95	95	[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
97		-= Choisir une grille de saisie =
	97	+= Sélectionner la grille de saisie adéquate =
98	98
99	99	(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100	100
101		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	101	+**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
102	102
103		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	103	+Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
104	104
105		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	105	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	106	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Commission**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	107	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Déménagement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	108	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Dépôt de plainte**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	109	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	110	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mise en dépôt (ou régularisation)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	111	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Chantier de collections**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	112	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Marquage**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	113	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Mise à disposition sur place**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	114	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Photographie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	115	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Mvt int : Temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	116	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêt (autres que pour une exposition)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	117	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	118	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Tous les champs**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	119	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Traitement de conservation et analyse**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120	120
121	121	(% class="box infomessage" %)
122	122	(((
123		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	123	+== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
124	124
125		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	125	+L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126	126
127	127	* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	128	+* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
129	129	* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130	130	* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131	131
...	...	@@ -140,107 +140,76 @@
140	140	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141	141	1. **Enregistrer la notice. **
142	142
143		-(% class="box warningmessage" %)
	143	+(% class="box infomessage" %)
144	144	(((
145		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
146		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	145	+**Astuce**
	146	+Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
	147	+)))
147	147
148		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
149		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
150		-* Définit la nature de l’opération.
	149	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	150	+
	151	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	152	+
	153	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
	154	+
	155	+* le **type**,
	156	+* le **sous-type**
	157	+* et la **catégorie**.
	158	+
	159	+Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
	160	+
	161	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	162	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Défini dès la création de l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
	163	+* Détermine la nature de l’opération.
151	151	* Conditionne les champs affichés.
152	152	* Déclenche les règles métiers.
153	153	* Détermine le workflow.
154		-)))|(((
	167	+)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
155	155	* Exposition
156	156	* Exposition itinérante
157	157	* Prêt hors exposition
158		-* Activité
159		-* Vente
	171	+* Activités
	172	+* Ventes
160	160	* Dépôt
161	161	* Déménagement
162	162	* Traitement de conservation et analyse
163		-* Commission
164		-* Etc.
	176	+* Dépôt de plainte
	177	+* Mvt int temporaire
	178	+* Mvt int marquage
	179	+* Mvt int photographie
	180	+* Mvt int chantier collection
	181	+* Mvt int autre
	182	+* Commission  de prêt/dépôt
	183	+* Commission d'acquisition
	184	+* Commission de restauration
	185	+* Commission de contrôle
	186	+* Sous-commission : demande de dépôt
	187	+* Sous-commission : transfert d'affectation
	188	+* Sous-commission : déclassement
165	165	)))
166		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
167		-* Affine la description du type choisi.
168		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
169		-)))|(((
	190	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|(% style="border-color:#cbcbea" %)Précision supplémentaire lié au type.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
	191	+* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
	192	+)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
170	170	Pour une exposition :
171	171
172	172	* Interne temporaire au musée.
173	173	* Prêt à une autre institution.
174	174	)))
175		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	198	+|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Catégorie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Classification complémentaire.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
176	176	* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
177		-)))|(((
178		-* Activités : concert, colloque, conférence.
	200	+)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
	201	+* Activités : concert, colloque, conférence....
179	179	* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
180	180	)))
181		-)))
182	182
183		-[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	205	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184	184
	207	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
185	185
186		-= Lier des biens à l'évènement =
	209	+Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
187	187
188		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	211	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189	189
190		-=== Rôle fonctionnel ===
191		-
192		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
193		-
194		-=== Contenu principal ===
195		-
196		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
197		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
198		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
199		-* Commentaire logistique ou scénographique
200		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
201		-
202		-=== Liens ===
203		-
204		-* Dépend directement de la table Évènement
205		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
206		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
207		-
208		-=== Avantages ===
209		-
210		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
211		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
212		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
213		-
214		-=== Cas d'usage ===
215		-
216		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
217		-
218		-(((
219		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
220		-
221		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
222		-
223		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
224		-
225		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
226		-)))
227		-
228		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
229		-
230		-=== Depuis une recherche ===
231		-
232		-=== Depuis un panier ===
233		-
234		-=== Depuis une notice de bien ===
235		-
236		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
237		-
238		-
239		-
240		-= Supprimer un évènement avec des notices liées =
241		-
242		-
243		-
244	244
245	245	)))
246	246	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -255,9 +255,12 @@
255	255	(((
256	256	**Aller plus loin**
257	257
258		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
259		-* Planifier et suivre les mouvements associés
260		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	227	+* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
	228	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	229	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
	230	+
	231	+* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
	232	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
261	261	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
262	262	)))
263	263
...	...	@@ -264,19 +264,19 @@
264	264	(% class="box" %)
265	265	(((
266	266	**Icônes principales **
267		-)))
268	268
269		-(((
	240	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
270	270
271		-)))
272		-)))
273	273
	243	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	244	+
274	274
	246	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
275	275
	248	+
	249	+)))
276	276
277		-
278		-
279		-
280		-
281		-
	251	+(((
282	282
	253	+)))
	254	+)))

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