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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:12
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À la version 38.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,30 +1,243 @@
1 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
3 3  
9 +(((
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
4 4  
12 +== Rôle fonctionnel ==
5 5  
6 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
7 7  
8 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
16 +== Contenu principal ==
9 9  
10 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
11 11  
12 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
24 +== Liens ==
13 13  
14 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
15 15  
29 +== Avantages ==
16 16  
17 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
18 18  
19 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
35 +== Cas d'usage ==
20 20  
21 -[[image:1748002396864-933.png]]
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
22 22  
39 +(((
40 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
23 23  
42 +(((
43 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
24 24  
25 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
45 +(((
46 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
26 26  
27 -[[image:1748002474366-246.png]]
48 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
28 28  
50 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
29 29  
52 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53 +
54 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55 +
56 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 +
58 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 +
60 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 +
62 +
63 +(% class="box successmessage" %)
64 +(((
65 +Bonnes pratiques :
66 +
67 +* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
70 +)))
71 +)))
72 +)))
73 +)))
74 +
75 += Comment créer un évènement ? =
76 +
77 +== Depuis la table des évènements ==
78 +
79 +Cliquez sur l'icône de **création**
80 +
81 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +
83 +== Depuis le tableau de bord ==
84 +
85 +Cliquez sur l'icône de **création**
86 +
87 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +
89 +== Depuis une notice de bien ==
90 +
91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
92 +
93 +Cliquez sur l'icône de **création**
94 +
95 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +
97 += Choisir une grille de saisie =
98 +
99 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 +
101 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 +
103 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104 +
105 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120 +
121 +(% class="box infomessage" %)
122 +(((
123 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124 +
125 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126 +
127 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 +
132 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
133 +)))
134 +
135 += Renseigner et enregistrer la notice =
136 +
137 +Une fois la grille de saisie ouverte,
138 +
139 +1. **Remplir les champs** de la grille
140 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 +1. **Enregistrer la notice. **
142 +
143 +(% class="box warningmessage" %)
144 +(((
30 30  
146 +)))
147 +
148 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +
151 += Lier des biens à l'évènement =
152 +
153 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
154 +
155 +=== Rôle fonctionnel ===
156 +
157 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
158 +
159 +=== Contenu principal ===
160 +
161 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
162 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
163 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
164 +* Commentaire logistique ou scénographique
165 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
166 +
167 +=== Liens ===
168 +
169 +* Dépend directement de la table Évènement
170 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
171 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
172 +
173 +=== Avantages ===
174 +
175 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
176 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
177 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
178 +
179 +=== Cas d'usage ===
180 +
181 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
182 +
183 +(((
184 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
185 +
186 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
187 +
188 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
189 +
190 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
191 +)))
192 +
193 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
194 +
195 +=== Depuis une recherche ===
196 +
197 +=== Depuis un panier ===
198 +
199 +=== Depuis une notice de bien ===
200 +
201 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +)))
207 +)))|(% style="width:300px" %)(((
208 +(% class="box" %)
209 +(((
210 +**Sommaire**
211 +
212 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
213 +)))
214 +
215 +(% class="box" %)
216 +(((
217 +**Aller plus loin**
218 +
219 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
220 +* Planifier et suivre les mouvements associés
221 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
222 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
223 +)))
224 +
225 +(% class="box" %)
226 +(((
227 +**Icônes principales **
228 +)))
229 +
230 +(((
231 +
232 +)))
233 +)))
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