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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 39.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:41
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À la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/23 14:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,278 +1,26 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
3 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
8 8  
9 -(((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
5 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
7 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
9 +(% style="text-align: center;" %)
10 +[[image:1748002233812-408.png]]
15 15  
16 -== Contenu principal ==
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
13 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
23 23  
24 -== Liens ==
15 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
17 +[[image:1748002396864-933.png]]
28 28  
29 -== Avantages ==
30 30  
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 34  
35 -== Cas d'usage ==
21 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 +[[image:1748002474366-246.png]]
38 38  
39 -(((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 41  
42 -(((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44 -
45 -(((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
47 -
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49 -
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51 -
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53 -
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55 -
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 -
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 -
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 -
62 -
63 -(% class="box successmessage" %)
64 -(((
65 -Bonnes pratiques :
66 -
67 -* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
70 -)))
71 -)))
72 -)))
73 -)))
74 -
75 -= Comment créer un évènement ? =
76 -
77 -== Depuis la table des évènements ==
78 -
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
80 -
81 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 -
83 -== Depuis le tableau de bord ==
84 -
85 -Cliquez sur l'icône de **création**
86 -
87 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 -
89 -== Depuis une notice de bien ==
90 -
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
92 -
93 -Cliquez sur l'icône de **création**
94 -
95 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -= Choisir une grille de saisie =
98 -
99 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 -
101 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 -
103 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104 -
105 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120 -
121 -(% class="box infomessage" %)
122 -(((
123 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124 -
125 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126 -
127 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 -
132 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
133 -)))
134 -
135 -= Renseigner et enregistrer la notice =
136 -
137 -Une fois la grille de saisie ouverte,
138 -
139 -1. **Remplir les champs** de la grille
140 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 -1. **Enregistrer la notice. **
142 -
143 -(% class="box warningmessage" %)
144 -(((
145 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
146 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
147 -
148 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
149 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
150 -* Définit la nature de l’opération.
151 -* Conditionne les champs affichés.
152 -* Déclenche les règles métiers.
153 -* Détermine le workflow.
154 -)))|(((
155 -* Exposition
156 -* Exposition itinérante
157 -* Prêt hors exposition
158 -* Activité
159 -* Vente
160 -* Dépôt
161 -* Déménagement
162 -* Traitement de conservation et analyse
163 -* Commission
164 -* Etc.
165 -)))
166 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
167 -* Affine la description du type choisi.
168 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
169 -)))|(((
170 -Pour une exposition :
171 -
172 -* Interne temporaire au musée.
173 -* Prêt à une autre institution.
174 -)))
175 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
176 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
177 -)))|(((
178 -* Activités : concert, colloque, conférence.
179 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
180 -)))
181 -)))
182 -
183 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 -
185 -
186 -= Lier des biens à l'évènement =
187 -
188 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
189 -
190 -=== Rôle fonctionnel ===
191 -
192 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
193 -
194 -=== Contenu principal ===
195 -
196 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
197 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
198 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
199 -* Commentaire logistique ou scénographique
200 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
201 -
202 -=== Liens ===
203 -
204 -* Dépend directement de la table Évènement
205 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
206 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
207 -
208 -=== Avantages ===
209 -
210 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
211 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
212 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
213 -
214 -=== Cas d'usage ===
215 -
216 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
217 -
218 -(((
219 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
220 -
221 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
222 -
223 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
224 -
225 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
226 -)))
227 -
228 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
229 -
230 -=== Depuis une recherche ===
231 -
232 -=== Depuis un panier ===
233 -
234 -=== Depuis une notice de bien ===
235 -
236 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
237 -
238 -
239 -
240 240  
241 -)))
242 -)))|(% style="width:300px" %)(((
243 -(% class="box" %)
244 -(((
245 -**Sommaire**
246 -
247 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
248 -)))
249 -
250 -(% class="box" %)
251 -(((
252 -**Aller plus loin**
253 -
254 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
255 -* Planifier et suivre les mouvements associés
256 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
257 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
258 -)))
259 -
260 -(% class="box" %)
261 -(((
262 -**Icônes principales **
263 -)))
264 -
265 -(((
266 -
267 -)))
268 -)))
269 -
270 -
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277 -
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