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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:29
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À la version 118.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 09:08
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Contenu
... ... @@ -3,199 +3,213 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//
7 +
8 +//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
12 += //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
14 +//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
16 +//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//
15 15  
16 -== Contenu principal ==
18 +//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
20 +//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//
23 23  
24 -== Liens ==
22 +== //Cas d'usage// ==
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
24 +>(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//
28 28  
29 -== Avantages ==
30 -
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 -
35 -== Cas d'usage ==
36 -
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38 -
39 39  (((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
27 +>(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//
41 41  
42 42  (((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
30 +>(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//
44 44  
45 45  (((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
33 +>(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//
47 47  
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
35 +>(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//
49 49  
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
37 +>(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//
51 51  
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
39 +>(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//
53 53  
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
41 +>(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//
55 55  
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
43 +>(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//
57 57  
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
45 +>(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//
59 59  
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
47 +>(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//
61 61  
62 -
63 63  (% class="box successmessage" %)
64 64  (((
65 -Bonnes pratiques :
51 +//Bonnes pratiques ~://
66 66  
67 -* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
53 +* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//
54 +* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//
55 +* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//
56 +* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//
70 70  )))
71 71  )))
72 72  )))
73 73  )))
74 74  
75 -= Comment créer un évènement ? =
62 += //Comment créer un évènement ?// =
76 76  
77 -== Depuis la table des évènements ==
64 +== //Depuis la table des évènements// ==
78 78  
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
66 +//Cliquez sur l'icône de **création**//
80 80  
81 81  [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -== Depuis le tableau de bord ==
70 +== //Depuis le tableau de bord// ==
84 84  
85 -Cliquez sur l'icône de **création**
72 +//Cliquez sur l'icône de **création**//
86 86  
87 87  [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -== Depuis une notice de bien ==
76 +== //Depuis une notice de bien// ==
90 90  
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
78 +(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//
92 92  
93 -Cliquez sur l'icône de **création**
80 +//Cliquez sur l'icône de **création**//
94 94  
95 95  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Choisir une grille de saisie =
84 += //Choisir une grille de saisie// =
98 98  
99 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//
100 100  
101 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 +//La grille détermine la structure et les champs affichés.//
102 102  
103 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 +//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://
104 104  
105 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
92 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//
93 +|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//
94 +|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//
95 +|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//
96 +|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//
97 +|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//
98 +|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//
99 +|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//
100 +|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//
101 +|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//
102 +|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//
103 +|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//
104 +|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//
105 +|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//
106 +|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//
120 120  
121 121  (% class="box infomessage" %)
122 122  (((
123 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
110 +//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//
124 124  
125 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
112 +//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://
126 126  
127 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
114 +* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//
115 +* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//
116 +* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//
117 +* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//
131 131  
132 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 +//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//
133 133  )))
134 134  
135 -= Renseigner et enregistrer la notice =
122 += //Renseigner et enregistrer la notice// =
136 136  
137 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 +//Une fois la grille de saisie ouverte,//
138 138  
139 -1. **Remplir les champs** de la grille
140 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 -1. **Enregistrer la notice. **
126 +1. //**Remplir les champs** de la grille//
127 +1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//
128 +1. //**Enregistrer la notice. **//
142 142  
143 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 -= Lier des biens à l'évènement =
146 146  
147 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
133 +== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==
148 148  
149 -=== Rôle fonctionnel ===
135 +//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
136 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//
150 150  
151 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
138 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//
139 +|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((
140 +* //Définit la nature de l’opération.//
141 +* //Conditionne les champs affichés.//
142 +* //Déclenche les règles métiers.//
143 +* //Détermine le workflow.//
144 +)))|(((
145 +* //Exposition//
146 +* //Exposition itinérante//
147 +* //Prêt hors exposition//
148 +* //Activité//
149 +* //Vente//
150 +* //Dépôt//
151 +* //Déménagement//
152 +* //Traitement de conservation et analyse//
153 +* //Commission //
154 +* //Etc.//
155 +)))
156 +|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((
157 +* //Affine la description du type choisi.//
158 +* //Permet de différencier des cas spécifiques.//
159 +)))|(((
160 +//Pour une exposition ~://
152 152  
153 -=== Contenu principal ===
162 +* //Interne temporaire au musée.//
163 +* //Prêt à une autre institution. //
164 +)))
165 +|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((
166 +* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//
167 +)))|(((
168 +* //Activités : concert, colloque, conférence.//
169 +* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//
170 +)))
154 154  
155 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
156 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
157 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
158 -* Commentaire logistique ou scénographique
159 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
160 160  
161 -=== Liens ===
162 162  
163 -* Dépend directement de la table Évènement
164 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
165 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
174 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -=== Avantages ===
168 168  
169 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
170 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
171 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
177 +== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==
172 172  
173 -=== Cas d'usage ===
179 +//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//
174 174  
175 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
176 -
181 +(% class="box warningmessage" %)
177 177  (((
178 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
183 +//Attention ~://
179 179  
180 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
185 +* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//
186 +* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//
187 +)))
181 181  
182 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
189 +// //
183 183  
184 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
185 -)))
191 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
187 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
188 188  
189 -=== Depuis une recherche ===
194 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
191 -=== Depuis un panier ===
192 192  
193 -=== Depuis une notice de bien ===
197 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
196 196  
200 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 198  
203 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
204 +
205 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
206 +
207 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 +
209 +
210 +
211 +
212 +
199 199  
200 200  )))
201 201  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -211,14 +211,31 @@
211 211  **Aller plus loin**
212 212  
213 213  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
214 -* Planifier et suivre les mouvements associés
228 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
229 +* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
230 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
231 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
232 +
215 215  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
234 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
216 216  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
236 +
237 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
217 217  )))
218 218  
219 219  (% class="box" %)
220 220  (((
221 221  **Icônes principales **
243 +
244 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
245 +
246 +
247 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
248 +
249 +
250 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
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236 -
237 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
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