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modifié par admin admin
sur 2025/09/10 14:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,67 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 +
8 +Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 +
10 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += À quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
16 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
18 +Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
15 15  
16 -== Contenu principal ==
20 +Elle permet de :
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
22 +* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 +** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 +** les **organismes impliqués**,
25 +** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 +** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 +** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 +* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 +* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
23 23  
24 -== Liens ==
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
28 28  
29 -== Avantages ==
33 += Cas d'usage =
30 30  
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
35 +== Organiser une exposition temporaire du musée ==
34 34  
35 -== Cas d'usage ==
37 +Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
39 +== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
38 38  
39 -(((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 +Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
41 41  
42 -(((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
43 +== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
44 44  
45 -(((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
45 +Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
47 47  
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
47 +== Préparer un dépôt sortant ==
49 49  
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
49 +Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
51 51  
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
51 +== Suivre un déménagement ==
53 53  
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
53 +Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
55 55  
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
55 +== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
57 57  
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
57 +Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
59 59  
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 -)))
62 -)))
63 -)))
59 +== Formaliser une commission ==
64 64  
65 -= Comment créer un évènement ? =
61 +Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
66 66  
63 +== Tracer un évènement interne ==
64 +
65 +Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 +
67 += Comment créer une notice évènement ? =
68 +
69 +(% class="box successmessage" %)
70 +(((
71 +**Bonnes pratiques**
72 +
73 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 +* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
75 +)))
76 +
67 67  == Depuis la table des évènements ==
68 68  
69 69  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -84,17 +84,19 @@
84 84  
85 85  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 -= Choisir une grille de saisie =
97 += Sélectionner la grille de saisie adéquate =
88 88  
89 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
99 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
90 90  
91 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
101 +**La grille détermine la structure et les champs affichés.**
92 92  
103 +Flora propose plusieurs** grilles de saisie standard**, prêtes à l’emploi :
104 +
93 93  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
94 94  |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
95 95  |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
96 96  |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
97 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
109 +|**Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
98 98  |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
99 99  |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
100 100  |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
... ... @@ -108,12 +108,12 @@
108 108  
109 109  (% class="box infomessage" %)
110 110  (((
111 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
123 +== Adapter les grilles aux besoins de l’établissement ==
112 112  
113 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
125 +L’administrateur de Flora peut **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
114 114  
115 115  * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
116 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
128 +* **Définir des champs comme obligatoires** pour garantir la complétude des données
117 117  * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
118 118  * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
119 119  
... ... @@ -122,57 +122,82 @@
122 122  
123 123  = Renseigner et enregistrer la notice =
124 124  
125 -= Lier des biens à l'évènement =
137 +Une fois la grille de saisie ouverte,
126 126  
127 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
139 +1. **Remplir les champs** de la grille
140 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 +1. **Enregistrer la notice. **
128 128  
129 -=== Rôle fonctionnel ===
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Astuce**
146 +Lorsque vous indiquez dans le champ **//Organisme du lieu de destination// **une personne dont la notice **comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora propose automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire **pour tous les biens rattachés au mouvement.
147 +)))
130 130  
131 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
149 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -=== Contenu principal ===
151 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
134 134  
135 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
137 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138 -* Commentaire logistique ou scénographique
139 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
153 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
140 140  
141 -=== Liens ===
155 +* le **type**,
156 +* le **sous-type**
157 +* et la **catégorie**.
142 142  
143 -* Dépend directement de la table Évènement
144 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
159 +Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
146 146  
147 -=== Avantages ===
161 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
162 +|**Type d’évènement **(obligatoire et liste fermée)|Défini dès la création de l’évènement.|(((
163 +* Détermine la nature de l’opération.
164 +* Conditionne les champs affichés.
165 +* Déclenche les règles métiers.
166 +* Détermine le workflow.
167 +)))|(((
168 +* Exposition
169 +* Exposition itinérante
170 +* Prêt hors exposition
171 +* Activités
172 +* Ventes
173 +* Dépôt
174 +* Déménagement
175 +* Traitement de conservation et analyse
176 +* Dépôt de plainte
177 +* Mvt int temporaire
178 +* Mvt int marquage
179 +* Mvt int photographie
180 +* Mvt int chantier collection
181 +* Mvt int autre
182 +* Commission  de prêt/dépôt
183 +* Commission d'acquisition
184 +* Commission de restauration
185 +* Commission de contrôle
186 +* Sous-commission : demande de dépôt
187 +* Sous-commission : transfert d'affectation
188 +* Sous-commission : déclassement
189 +)))
190 +|**Sous-type d’évènement **(liste fermée)|Précision supplémentaire lié au type.|(((
191 +* Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
192 +)))|(((
193 +Pour une exposition :
148 148  
149 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
152 -
153 -=== Cas d'usage ===
154 -
155 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
156 -
157 -
158 -(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
159 -
160 -
161 -(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
162 -
163 -
164 -(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
165 -
166 -
167 -(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
195 +* Interne temporaire au musée.
196 +* Prêt à une autre institution.
168 168  )))
198 +|**Catégorie**|Classification complémentaire.|(((
199 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
200 +)))|(((
201 +* Activités : concert, colloque, conférence....
202 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
203 +)))
169 169  
205 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
207 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
171 171  
172 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
209 +Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les inforamtions pour l'export GAM, l'état d'avancement.
173 173  
211 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -
176 176  
177 177  )))
178 178  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -187,47 +187,32 @@
187 187  (((
188 188  **Aller plus loin**
189 189  
190 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
191 -* Planifier et suivre les mouvements associés
227 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
228 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
229 +
230 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
192 192  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
193 193  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
233 +
234 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
194 194  )))
195 195  
196 196  (% class="box" %)
197 197  (((
198 198  **Icônes principales **
199 -)))
200 200  
201 -(((
241 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
202 202  
203 -)))
204 -)))
205 205  
244 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
245 +
206 206  
247 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
207 207  
249 +
250 +)))
208 208  
209 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
210 -
211 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
212 -
213 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
214 -
215 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
216 -
217 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
218 -
219 -
220 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221 -
222 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223 -
224 -[[image:1748002396864-933.png]]
225 -
226 -
227 -
228 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
229 -
230 -[[image:1748002474366-246.png]]
231 -
232 -
252 +(((
233 233  
254 +)))
255 +)))
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