Modifications pour le document Créer un évènement

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Contenu

...	...	@@ -3,35 +3,22 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
	7	+
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	14	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	16	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15	15
16		-== Contenu principal ==
	18	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	20	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23	23
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35	35	== Cas d'usage ==
36	36
37	37	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
...	...	@@ -58,9 +58,19 @@
58	58	>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59	59
60	60	>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	48	+
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonnes pratiques :
	52	+
	53	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	54	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	55	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	56	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
61	61	)))
62	62	)))
63	63	)))
	60	+)))
64	64
65	65	= Comment créer un évènement ? =
66	66
...	...	@@ -86,6 +86,8 @@
86	86
87	87	= Choisir une grille de saisie =
88	88
	86	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	87	+
89	89	La grille détermine la structure et les champs affichés.
90	90
91	91	Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
...	...	@@ -122,57 +122,91 @@
122	122
123	123	= Renseigner et enregistrer la notice =
124	124
125		-= Lier des biens à l'évènement =
	124	+Une fois la grille de saisie ouverte,
126	126
127		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	126	+1. **Remplir les champs** de la grille
	127	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	128	+1. **Enregistrer la notice. **
128	128
129		-=== Rôle fonctionnel ===
130	130
131		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
132	132
133		-=== Contenu principal ===
134	134
135		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
137		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138		-* Commentaire logistique ou scénographique
139		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	133	+(% class="box warningmessage" %)
	134	+(((
	135	+
140	140
141		-=== Liens ===
	137	+|= |= |= |=
	138	+| | | |
	139	+| | | |
	140	+| | | |
	141	+)))
142	142
143		-* Dépend directement de la table Évènement
144		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	143	+(% class="box successmessage" %)
	144	+(((
	145	+Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
146	146
147		-=== Avantages ===
	147	+Attention :
148	148
149		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	149	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	150	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
152	152
153		-=== Cas d'usage ===
	152	+[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	153	+)))
154	154
155		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
	155	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156	156
157	157
158		-(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	158	+== Quelle différence entre type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie ? ==
159	159
	160	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	161	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
160	160
161		-(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	163	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	164	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	165	+* Définit la nature de l’opération.
	166	+* Conditionne les champs affichés.
	167	+* Déclenche les règles métiers.
	168	+* Détermine le workflow.
	169	+)))|(((
	170	+* Exposition
	171	+* Exposition itinérante
	172	+* Prêt hors exposition
	173	+* Activité
	174	+* Vente
	175	+* Dépôt
	176	+* Déménagement
	177	+* Traitement de conservation et analyse
	178	+* Commission
	179	+* Etc.
	180	+)))
	181	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	182	+* Affine la description du type choisi.
	183	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	184	+)))|(((
	185	+Pour une exposition :
162	162
	187	+* Interne temporaire au musée.
	188	+* Prêt à une autre institution.
	189	+)))
	190	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	191	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	192	+)))|(((
	193	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	194	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	195	+)))
163	163
164		-(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
165	165
166	166
167		-(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
168		-)))
	199	+= Afficher ou masquer la description de l'évènement =
169	169
	201	+Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
170	170
	203	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171	171
172		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
173	173
174	174
175	175
	208	+
176	176
177	177	)))
178	178	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -188,14 +188,31 @@
188	188	**Aller plus loin**
189	189
190	190	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
191		-* Planifier et suivre les mouvements associés
	224	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
	225	+* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	226	+* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	227	+* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	228	+
192	192	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	230	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
193	193	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	232	+
	233	+* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
194	194	)))
195	195
196	196	(% class="box" %)
197	197	(((
198	198	**Icônes principales **
	239	+
	240	+* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	241	+
	242	+
	243	+* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
	244	+
	245	+
	246	+* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
	247	+
	248	+
199	199	)))
200	200
201	201	(((
...	...	@@ -206,28 +206,4 @@
206	206
207	207
208	208
209		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
210		-
211		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
212		-
213		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
214		-
215		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
216		-
217		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
218		-
219		-
220		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221		-
222		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223		-
224		-[[image:1748002396864-933.png]]
225		-
226		-
227		-
228		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
229		-
230		-[[image:1748002474366-246.png]]
231		-
232		-
233	233

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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	1	+183.8 KB

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	1	+XWiki.DBA

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Auteur

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