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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,25 +1,279 @@
1		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
4	4
5		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	9	+)))
6	6
7		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	11	+(((
	12	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
8	8
9		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	14	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
10	10
	16	+On y saisit notamment :
11	11
12		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	18	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	19	+* les **organismes impliqués**,
	20	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	21	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	22	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
13	13
14		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	24	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	25	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
15	15
16		-[[image:1748002396864-933.png]]
	27	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
17	17
	29	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
18	18
	31	+>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
19	19
20		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
	33	+(((
	34	+(((
	35	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	36	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	37	+)))
	38	+)))
21	21
22		-[[image:1748002474366-246.png]]
	40	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
23	23
	42	+(((
	43	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	44	+* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
	45	+
	46	+)))
24	24
	48	+>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
	49	+
	50	+(((
	51	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	52	+* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
	53	+)))
	54	+
	55	+>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
	56	+
	57	+(((
	58	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	59	+* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
	60	+)))
	61	+
	62	+>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**
	63	+
	64	+(((
	65	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	66	+* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
	67	+)))
	68	+
	69	+>(% class="small" %)**Formaliser une commission :**
	70	+
	71	+(((
	72	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	73	+* (% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.
	74	+)))
	75	+
	76	+>(% class="small" style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne :**
	77	+
	78	+(((
	79	+* (% class="small" style="background-color:transparent" %)Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	80	+* (% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
	81	+)))
	82	+
	83	+(((
25	25
	85	+
	86	+(% class="box successmessage" %)
	87	+(((
	88	+Bonnes pratiques :
	89	+
	90	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
	91	+* **Bien choisir le type d’événement** : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	92	+)))
	93	+)))
	94	+
	95	+= Comment créer un évènement ? =
	96	+
	97	+== Depuis la table des évènements ==
	98	+
	99	+Cliquez sur l'icône de **création**
	100	+
	101	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	102	+
	103	+== Depuis le tableau de bord ==
	104	+
	105	+Cliquez sur l'icône de **création**
	106	+
	107	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	108	+
	109	+== Depuis une notice de bien ==
	110	+
	111	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	112	+
	113	+Cliquez sur l'icône de **création**
	114	+
	115	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	116	+
	117	+= Choisir une grille de saisie =
	118	+
	119	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	120	+
	121	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	122	+
	123	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	124	+
	125	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	126	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	127	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	128	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	129	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	130	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	131	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	132	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	133	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	134	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	135	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	136	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	137	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	138	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	139	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	140	+
	141	+(% class="box infomessage" %)
	142	+(((
	143	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	144	+
	145	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	146	+
	147	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	148	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	149	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	150	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	151	+
	152	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	153	+)))
	154	+
	155	+= Renseigner et enregistrer la notice =
	156	+
	157	+Une fois la grille de saisie ouverte,
	158	+
	159	+1. **Remplir les champs** de la grille
	160	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	161	+1. **Enregistrer la notice. **
	162	+
	163	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	164	+
	165	+
	166	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	167	+
	168	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	169	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	170	+
	171	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	172	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	173	+* Définit la nature de l’opération.
	174	+* Conditionne les champs affichés.
	175	+* Déclenche les règles métiers.
	176	+* Détermine le workflow.
	177	+)))|(((
	178	+* Exposition
	179	+* Exposition itinérante
	180	+* Prêt hors exposition
	181	+* Activité
	182	+* Vente
	183	+* Dépôt
	184	+* Déménagement
	185	+* Traitement de conservation et analyse
	186	+* Commission
	187	+* Etc.
	188	+)))
	189	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	190	+* Affine la description du type choisi.
	191	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	192	+)))|(((
	193	+Pour une exposition :
	194	+
	195	+* Interne temporaire au musée.
	196	+* Prêt à une autre institution.
	197	+)))
	198	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	199	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	200	+)))|(((
	201	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	202	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	203	+)))
	204	+
	205	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+
	207	+
	208	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	209	+
	210	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	211	+
	212	+(% class="box warningmessage" %)
	213	+(((
	214	+**Attention :**
	215	+
	216	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	217	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	218	+)))
	219	+
	220	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	221	+
	222	+
	223	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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