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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -9,29 +9,14 @@ 9 9 ((( 10 10 = A quoi servent les évènements dans Flora ? = 11 11 12 - ==Rôlefonctionnel==12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. 13 13 14 - C’est latable principale dumodulede régie.Elle définitlecontextegénéraldel’évènement:exposition,prêt,dépôt,restauration,chantier,etc.Ellecentralise lesinformationsgénéralesrelativesà l’exposition.14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). 15 15 16 - ==Contenu principal==16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. 17 17 18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…) 19 -* Organisme(s) impliqué(s) 20 -* Dates (prévisionnelles, réelles) 21 -* Description, responsables 22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé) 18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. 23 23 24 -== Liens == 25 - 26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens 27 -* Peut contenir plusieurs mouvements 28 - 29 -== Avantages == 30 - 31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie 32 -* Permet le suivi transversal des opérations 33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés 34 - 35 35 == Cas d'usage == 36 36 37 37 >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt ... ... @@ -58,9 +58,19 @@ 58 58 >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 59 59 60 60 >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 46 + 47 +(% class="box successmessage" %) 48 +((( 49 +Bonnes pratiques : 50 + 51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. 52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. 53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. 54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. 61 61 ))) 62 62 ))) 63 63 ))) 58 +))) 64 64 65 65 = Comment créer un évènement ? = 66 66 ... ... @@ -86,10 +86,27 @@ 86 86 87 87 = Choisir une grille de saisie = 88 88 84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** 85 + 89 89 La grille détermine la structure et les champs affichés. 90 90 91 91 Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 92 92 90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 93 93 94 94 (% class="box infomessage" %) 95 95 ((( ... ... @@ -107,13 +107,216 @@ 107 107 108 108 = Renseigner et enregistrer la notice = 109 109 122 +Une fois la grille de saisie ouverte, 123 + 124 +1. **Remplir les champs** de la grille 125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 126 +1. **Enregistrer la notice. ** 127 + 128 +(% class="box warningmessage" %) 129 +((( 130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 132 + 133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 135 +* Définit la nature de l’opération. 136 +* Conditionne les champs affichés. 137 +* Déclenche les règles métiers. 138 +* Détermine le workflow. 139 +)))|((( 140 +* Exposition 141 +* Exposition itinérante 142 +* Prêt hors exposition 143 +* Activité 144 +* Vente 145 +* Dépôt 146 +* Déménagement 147 +* Traitement de conservation et analyse 148 +* Commission 149 +* Etc. 150 +))) 151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 152 +* Affine la description du type choisi. 153 +* Permet de différencier des cas spécifiques. 154 +)))|((( 155 +Pour une exposition : 156 + 157 +* Interne temporaire au musée. 158 +* Prêt à une autre institution. 159 +))) 160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 162 +)))|((( 163 +* Activités : concert, colloque, conférence. 164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 165 +))) 166 +))) 167 + 168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 169 + 170 + 171 +(% class="box successmessage" %) 172 +((( 173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 174 +))) 175 + 176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 + 178 + 110 110 = Lier des biens à l'évènement = 111 111 112 112 == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == 113 113 183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 114 114 185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 115 115 187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. 116 116 189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 190 + 191 +=== Cas d'usage === 192 + 193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 194 + 195 +((( 196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 197 + 198 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 199 + 200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 201 + 202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 203 +))) 204 + 205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? == 206 + 207 +=== Depuis une recherche === 208 + 209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. 210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 212 +1. ((( 213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 214 + 215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 218 +))) 219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 220 + 221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 + 223 + 224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 225 + 226 + 227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 228 + 229 + 230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 231 + 232 + 233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 234 + 235 + 236 +=== Depuis un panier === 237 + 238 +(% class="box warningmessage" %) 239 +((( 240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. 241 +))) 242 + 243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** 244 +1. **Sélectionnez le panier** : 245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, 246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. 247 +1. ((( 248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 249 + 250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 253 +))) 254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 255 + 256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 257 + 258 + 259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 260 + 261 + 262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 263 + 264 + 265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 266 + 267 + 268 +=== Depuis une notice de bien === 269 + 270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 271 + 272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 273 + 274 + 275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? == 276 + 277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations. 278 + 279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes : 280 + 281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées. 282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés. 283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés). 284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée. 285 + 286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? === 287 + 288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés : 289 + 290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**, 291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre), 292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien. 293 + 294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**. 295 + 296 +=== Comment saisir les biens empruntés ? === 297 + 298 +1. **Création directe depuis un évènement** 299 + 300 +* Dans l'onglet biens de la table des évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés. 301 +* Saisissez les champs dans la grille minimale et cliquez sur valider. 302 +* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. Il est ensuite possible d'aller compléter les notices en cliquant sur le lien cliquable disponible sur le numéro d'inventaire du bien. 303 + 304 +[[Légende>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 305 + 306 + 307 +[[Légende>>image:1756193271962-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 308 + 309 + 310 +(% start="2" %) 311 +1. **Création depuis la table Biens** 312 + 313 +* Saisissez les biens empruntés directement dans la table Biens. 314 +* Dans ce cas, vous devez ensuite **les associer manuellement** à l’évènement, soit via la notice de bien, soit via l'évènement via un **panier**, soit par une **recherche par critères**. 315 + 316 + 317 + 318 + 319 + 320 + 321 + 322 + 323 + 324 + 325 += Gérer les biens liés à l'évènement = 326 + 327 + 328 += Supprimer un évènement avec des notices liées = 329 + 330 + 331 + 117 117 118 118 ))) 119 119 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -130,7 +130,12 @@ 130 130 131 131 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 132 132 * Planifier et suivre les mouvements associés 348 + 349 + 350 + 133 133 * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 352 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 353 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 134 134 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 135 135 ))) 136 136 ... ... @@ -147,28 +147,9 @@ 147 147 148 148 149 149 150 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.). 151 151 152 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres. 153 153 154 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés. 155 155 156 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées. 157 157 158 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 159 159 160 - 161 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés. 162 - 163 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations. 164 - 165 -[[image:1748002396864-933.png]] 166 - 167 - 168 - 169 -Visualisation de la liste de résultats des évènements : 170 - 171 -[[image:1748002474366-246.png]] 172 - 173 - 174 174
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